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title: "Erste Schritte im Geräte-Modul"
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#### Themenübersicht

- Was ist das Gerätemodul und wofür ist es gedacht?
- Was kann das Gerätemodul aktuell noch nicht?
- Wie ist das Modul aufgebaut?
- Welche Stammdaten kann ich an einem Gerät hinterlegen?
- Was bedeuten „Vertraulich" und „Servicevertrag vorhanden"?
- Wie weise ich Verantwortlichkeiten zu?
- Wie kategorisiere ich Geräte sinnvoll?
- Wie verknüpfe ich Geräte untereinander?
- Welche Dateien hinterlege ich am Gerät?
- Wofür ist der Bereich Servicetechniker?
- Wie unterscheiden sich Servicetechniker und Kontakte?
- Wie funktionieren Verbrauchsmaterialien mit Sensorik-Anbindung?
- Wie verknüpfe ich Checklisten mit einem Gerät?
- Wann lohnt sich das Gerätemodul für mich?
- Wann sollte ich noch abwarten?
- Wohin entwickelt sich das Modul?


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### Was ist das Gerätemodul und wofür ist es gedacht?

Das Gerätemodul wurde ursprünglich für die **Erfassung elektronischer Geräte und das Management von Störfällen** entwickelt. Ziel ist die schnelle, strukturierte Meldung defekter Geräte an die zuständigen Servicetechniker – ohne lange Ausfallzeiten und mit allen relevanten Informationen schon beim ersten Kontakt.

- Kern-Anwendungsfall: Küchengeräte wie Konvektomaten, Fritteusen, Kaffeemaschinen, Spülmaschinen, Herde – also alle elektronischen Geräte, deren Ausfall den Betrieb empfindlich stört.
- Hauptfunktionen: Geräte-Stammdatenpflege, Erfassung von Störfällen mit direkter Benachrichtigung der Servicetechniker, Wartungsplanung über Wartungs-Intervalle und verknüpfte Checklisten, Kosten- und Ausfallzeiten-Übersicht.
- Sekundärer Anwendungsfall: Erfassung von Kleinteilen in größerer Stückzahl – z. B. Catering-Geschirr oder Eventtechnik-Equipment.

#### Was kann das Gerätemodul aktuell noch nicht?

Das Gerätemodul ist bewusst **kein vollständiges Inventartool**. Wer eine klassische Inventarverwaltung mit Anschaffungs- und Restwerten erwartet, sollte die aktuellen Grenzen kennen.

- Keine Anschaffungskosten-Erfassung: Es lassen sich keine Anschaffungskosten und keine Restwerte hinterlegen.
- Keine Abschreibungsrechnung: Werteverläufe über die Nutzungsdauer sind aktuell nicht abbildbar.
- Keine Inventur-Funktionalität: Klassische Bestandszählungen mit Soll/Ist-Abgleich sind nicht Teil des Moduls.
- Geplante Erweiterung: Mittelfristig wird das Gerätemodul zu einem vollwertigen Inventar-Modul ausgebaut – realistisch ab Q4 2024 oder 2025. Damit werden dann auch Tische, Stühle, Geschirr und ähnliche Objekte erfassbar.

#### Wie ist das Modul aufgebaut?

Das Gerätemodul ist im Vergleich zu Checklisten, Audit oder Schulungen sehr kompakt aufgebaut. Die Funktionsbreite liegt nicht in der Anzahl der Menüpunkte, sondern in der Tiefe der Geräte-Datenfelder.

- Dashboard: Standortübersicht, anstehende Wartungs-Intervalle, Geräte mit den häufigsten Störfällen.
- Geräte: Liste aller im System erfassten Geräte mit Filter, Suche und Möglichkeit zur Neuanlage.
- Hauptarbeit findet pro Gerät statt: Praktisch alle Funktionen des Moduls werden im Gerätedatensatz selbst gepflegt – Stammdaten, Verantwortlichkeiten, Verknüpfungen, Dateien, Servicetechniker, Checklisten.

#### Welche Stammdaten kann ich an einem Gerät hinterlegen?

Die Stammdatenmaske eines Geräts ist umfangreicher als in den meisten anderen Modulen. Pflichtfelder sind klar gekennzeichnet, die optionalen Felder bringen den eigentlichen Mehrwert beim späteren Störfall- und Wartungsmanagement.

- Gerätebezeichnung (Pflicht): Der Name, unter dem das Gerät vor Ort bekannt ist.
- Interne Inventarnummer: Eigene Nummerierung für die betriebsinterne Zuordnung.
- Hersteller und Lieferant: Trennscharf hinterlegen – Hersteller ist das produzierende Unternehmen, Lieferant der Bezugskanal.
- Anwendungsbereich: Z. B. Küche, Bar, Lager.
- Modell: Genaue Modellbezeichnung – wichtig für Ersatzteilbeschaffung.
- Genauer Gerätestandort: Innerhalb des Standorts der Aufstellort – z. B. „Küche 1, Wand links". Hilft bei mehreren ähnlichen Geräten am selben Standort.
- Seriennummer: Wichtig bei Garantiefällen und Ersatzteilbestellung.
- Anzahl: Bei Kleinteilen (z. B. Catering-Geschirr) lässt sich eine Stückzahl hinterlegen.
- Garantie bis: Reines Informationsfeld – hilft, vor jeder Reparaturbeauftragung zu prüfen, ob noch Garantieansprüche bestehen.
- Standort (Pflicht): Zuordnung zum betrieblichen Standort.

#### Was bedeuten „Vertraulich" und „Servicevertrag vorhanden"?

Im unteren Stammdatenbereich gibt es zwei Schalter, die das Sichtbarkeits- und Informationsverhalten des Geräts steuern.

- Vertraulich: Das Gerät ist nur für Admins und explizit hinterlegte Personen sichtbar. Standard ist „nicht vertraulich" – dann sehen alle berechtigten Benutzer das Gerät.
- Servicevertrag vorhanden: Reiner Tag/Hinweis. Wenn aktiviert, sehen Mitarbeiter beim Erfassen eines Störfalls direkt, dass ein Servicevertrag existiert – sie wissen damit, dass eine bestimmte Servicefirma kontaktiert werden muss.
- Empfehlung: Servicevertrag immer aktivieren, wenn ein solcher besteht – und den eigentlichen Vertrag im Dokumente-Bereich des Geräts hinterlegen.

#### Wie weise ich Verantwortlichkeiten zu?

Jedes Gerät benötigt mindestens **eine** verantwortliche Person oder Benutzergruppe. Diese wird bei Störfällen, Wartungs-Erinnerungen und Verbrauchsmaterial-Warnungen automatisch informiert.

- Pflichtzuweisung: Entweder einzelne Person oder Benutzergruppe – mindestens eines muss gesetzt sein.
- Empfehlung Benutzergruppe: Die Zuweisung an eine Benutzergruppe ist robuster gegen Personalwechsel – z. B. „Haustechnik" statt einer einzelnen Person.
- Wirkung: Bei einem Störfall erhalten alle Mitglieder der Benutzergruppe eine Benachrichtigung. Bei Wartungs-Fälligkeit ebenfalls.
- Anwendungsfall mehrere Gruppen: Bei Geräten mit mehreren Zuständigkeiten (z. B. Küche und Service) lassen sich auch beide Gruppen hinterlegen.

#### Wie kategorisiere ich Geräte sinnvoll?

Mit Kategorien (Tags) lassen sich Geräte gruppieren – nützlich für Filterung, Auswertung und Reporting.

- Typische Kategorien nach Gerätetyp: „Elektrogeräte", „Küchengeräte", „Öfen", „Kaffeemaschinen".
- Alternative Kategorisierung nach Wert: „Geräte über 5.000 €", „Geräte unter 1.000 €" – nützlich für Anschaffungs- und Versicherungsauswertungen.
- Kategorisierung nach Standort/Bereich: Z. B. „Erdgeschoss", „Kellerlager", „Eventtechnik".
- Mehrfachkategorisierung: Geräte können mehrere Kategorien gleichzeitig erhalten – damit lassen sich verschiedene Filterperspektiven gleichzeitig bedienen.

#### Wie verknüpfe ich Geräte untereinander?

Über das Feld „Zugewiesene Geräte" lassen sich Geräte miteinander in Beziehung setzen – nützlich bei Geräte-Kombinationen, die zwar zusammen arbeiten, aber technisch eigenständig sind.

- Anwendungsfall Konvektomat mit Abluft: Der Konvektomat und die zugehörige Abluft-Anlage sind getrennte Geräte mit getrennten Wartungs-Anforderungen, gehören aber technisch zusammen.
- Anwendungsfall Einbau-Konstellationen: Ein Spülmaschinen-Aggregat mit separater Dosier-Einheit.
- Vorteil der Verknüpfung: Bei Störfällen ist der Zusammenhang erkennbar, aber jedes Gerät bleibt eigenständig analysierbar (eigene Wartungshistorie, eigene Störfälle).

#### Welche Dateien hinterlege ich am Gerät?

Im Dokumente-Bereich des Geräts werden alle relevanten Unterlagen abgelegt – sowohl für Service-Einsätze als auch für tägliche Bedienung.

- Serviceverträge: Dokument des Servicevertrags mit Ansprechpartner und Reaktionszeiten.
- Bedienungsanleitungen: Hersteller-Bedienungsanleitung als PDF – ideal für Schulungssituationen.
- Sicherheitsdatenblätter: Bei elektrischen oder gasbetriebenen Geräten relevant.
- Wartungsprotokolle: Frühere Wartungs-Berichte können hier archiviert werden.
- Garantie-Urkunden: Originalbeleg für Garantieansprüche.

#### Wofür ist der Bereich Servicetechniker?

Der Servicetechniker-Bereich ist der eigentliche Mehrwert des Gerätemoduls. Hier werden die für das Gerät zuständigen Servicefirmen hinterlegt – und genau diese werden bei einem Störfall automatisch informiert.

- Hinterlegung: Pro Gerät lassen sich ein oder mehrere Servicetechniker oder Servicefirmen hinterlegen.
- Wirkung bei Störfall: Der Mitarbeiter erfasst den Störfall (inkl. Fehlercode, bereits durchgeführte Schritte, ggf. benötigte Ersatzteile) → der hinterlegte Servicetechniker erhält eine strukturierte E-Mail mit allen relevanten Informationen.
- Vorteil gegenüber Telefon-Anruf: Der Techniker erscheint mit den richtigen Ersatzteilen im Wagen. Kein „Ich muss erst nachgucken, was es ist" mehr.
- Wirkung auf Ausfallzeiten: Statt eines doppelten Technikerbesuchs (erst diagnostizieren, dann mit Ersatzteilen zurückkommen) wird in vielen Fällen die Reparatur beim ersten Termin abgeschlossen.
- Voraussetzung: Mit der Servicefirma sollte eine Vereinbarung bestehen, dass auf die strukturierten QMSpot-Meldungen direkt ein Serviceauftrag generiert wird – das beschleunigt den Prozess zusätzlich.

#### Wie unterscheiden sich Servicetechniker und Kontakte?

Beide Bereiche dienen dazu, Personen oder Firmen am Gerät zu hinterlegen. Der Unterschied liegt in der Benachrichtigungslogik.

- Servicetechniker: Werden bei einem Störfall **automatisch** per E-Mail benachrichtigt – die direkte Eingreifkette.
- Kontakte: Werden bei einem Störfall **nicht** automatisch benachrichtigt – sie dienen als Informationsquelle.
- Anwendungsfall Kontakt: Hersteller des Reinigungsmittels für eine Spülmaschine, Info-Hotline des Geräteherstellers, Ansprechpartner für Zubehör-Fragen.
- Faustregel: Wer im Defektfall sofort kommen soll → Servicetechniker. Wer Hintergrund-Info liefert oder bei Beschaffungs-Fragen helfen kann → Kontakt.

#### Wie funktionieren Verbrauchsmaterialien mit Sensorik-Anbindung?

Das Gerätemodul lässt sich mit der Sensorik verbinden, um Verbrauchsmaterialien wie Reinigungsmittel **automatisch** zu überwachen und rechtzeitig nachzubestellen.

- Konzept: Ein Gerät (z. B. Spülmaschine) verfügt über einen angeschlossenen Tank für Reinigungsmittel. Ein Sensor misst die Durchflussmenge.
- Verknüpfung im System: Im Gerät das Verbrauchsmaterial hinterlegen, den entsprechenden Messpunkt (Durchflussmenge) zuordnen.
- Wirkung: Sobald die hinterlegte Schwelle erreicht ist (z. B. 80 % Verbrauch), wird eine Warnung erzeugt.
- Bestellung: Über einen hinterlegten Webshop-Link lässt sich das benötigte Material direkt nachbestellen – ohne dass das Reinigungsmittel leer läuft.
- Hinweis zur Verfügbarkeit: Diese Funktion ist in Kürze produktiv verfügbar. Die Sensorik-Hardware für Durchflussmengen wurde gemeinsam mit einem externen Partner entwickelt.

#### Wie verknüpfe ich Checklisten mit einem Gerät?

Im letzten Bereich des Gerätedatensatzes lassen sich Checklisten direkt am Gerät hinterlegen. Das ist insbesondere für Wartungs- und Sicherheitsprüfungen sinnvoll.

- Anwendungsfall Wartung: Eine Wartungs-Checkliste für das Gerät hinterlegen → bei Wartungs-Fälligkeit wird die Checkliste automatisch aktiv.
- Anwendungsfall Sicherheitsprüfung: Die jährliche elektrische Sicherheitsprüfung (z. B. DGUV V3) als Checkliste hinterlegen → Termine werden über das Wartungs-Intervall gesteuert.
- Anwendungsfall Reinigung: Spezielle Geräte-Reinigungsroutinen als Checkliste hinterlegen.
- Begriffsklärung: Im System heißt diese Funktion „Wartung". Sie umfasst aber **alle** terminlich an das Gerät gebundenen Prüfungen und Aufgaben – nicht nur klassische Wartungs-Arbeiten im engeren Sinne.

#### Wann lohnt sich das Gerätemodul für mich?

Das Gerätemodul ist nicht für jeden Betrieb das richtige Werkzeug. Es lohnt sich vor allem dann, wenn bestimmte Schmerzpunkte im Geräte-Management vorhanden sind.

- Hohe Ausfallzeiten bei Störfällen: Wenn ihr regelmäßig zwei oder mehr Technikerbesuche pro Defekt habt, ist das Modul ein Hebel zur Reduktion der Ausfallzeit.
- Wartungs-Stau: Wenn Wartungen regelmäßig zu spät oder gar nicht durchgeführt werden, hilft die Wartungs-Verknüpfung des Moduls bei der strukturierten Planung.
- Geräteübersicht fehlt: Wenn ihr keinen aktuellen Überblick über eure Geräte habt und Reparaturkosten unkontrolliert anwachsen.
- Viele Geräte: Bei mehr als 10–15 elektronischen Geräten beginnt der Mehrwert deutlich zu greifen.
- Kleine Teams mit wenigen Geräten: Auch bei 5–6 Geräten kann sich das Modul lohnen, wenn das Team klein ist und der Erfassungsweg über das Modul den Telefonweg ersetzt.

#### Wann sollte ich noch abwarten?

Es gibt Konstellationen, in denen das Gerätemodul aktuell nicht die beste Wahl ist – ehrliche Einschätzung statt Verkaufsempfehlung.

- Funktionierende eigene Lösung: Wenn ihr mit einer gut gepflegten Excel-Tabelle und einer geordneten Rechnungs-Ablage arbeitet und keine Probleme mit Ausfallzeiten habt, gibt es aktuell wenig Grund zum Wechsel.
- Reine Inventarisierungs-Bedarf: Wer primär eine klassische Inventarverwaltung mit Anschaffungswerten und Abschreibungen sucht, sollte besser auf das geplante Inventar-Modul warten.
- Sehr kleiner Gerätebestand ohne Service-Komplexität: Bei drei Kaffeemaschinen mit Pauschal-Servicevertrag und stabilem Betrieb ist der Pflegeaufwand des Moduls vermutlich nicht gerechtfertigt.
- Empfehlung: Vor der Aktivierung des Moduls ein kurzes Gespräch mit dem QMSpot-Team, um den eigenen Bedarf realistisch einzuschätzen.

#### Wohin entwickelt sich das Modul?

Das Gerätemodul ist eines der Module, die in den kommenden Monaten überarbeitet werden. Die geplante Entwicklungsrichtung ist klar.

- Erweiterung zum Inventar-Modul: Mittelfristig (realistisch Q4 2024 oder 2025) wird die Funktion erweitert – dann lassen sich auch nicht-elektronische Objekte wie Tische, Stühle, Geschirr und Lagerbestände erfassen.
- Erweiterte Werte-Erfassung: Anschaffungswerte, Abschreibungen und Restwerte werden voraussichtlich integriert.
- Stärkere Verknüpfung mit anderen Modulen: Die bereits begonnenen Verknüpfungen mit Sensorik (Verbrauchsmaterialien) werden weiter ausgebaut.
- Bestehende Investition bleibt nutzbar: Wer das Gerätemodul jetzt schon einführt, verliert die Datenbasis bei der Modul-Erweiterung nicht – die hinterlegten Geräte werden in die erweiterte Funktion übernommen.

#### Fazit

Das Gerätemodul ist das kompakteste Modul der QMSpot-Reihe – aber für Betriebe mit häufigen Störfällen, Wartungs-intensiven Geräten und mehreren Servicepartnern eines der wirkungsvollsten. Drei Punkte sind beim Einstieg besonders wichtig: Erstens, **realistische Selbsteinschätzung** – das Modul ist ein Werkzeug für strukturiertes Störfall- und Wartungs-Management, kein klassisches Inventartool. Wer das eigentliche Inventar-Modul erwartet, sollte ehrlich abwägen, ob die aktuelle Funktion ausreicht oder ob das Warten auf die geplante Erweiterung sinnvoller ist. Zweitens, **die Servicetechniker-Anbindung ist der eigentliche Mehrwert** – wer hier sauber arbeitet und die Vereinbarungen mit den Servicefirmen klar abstimmt, reduziert Ausfallzeiten deutlich. Drittens, **das Modul lebt von vollständigen Gerätedaten** – wer beim Anlegen nur die Pflichtfelder ausfüllt, hat später wenig vom System. Hersteller, Modell, Seriennummer, Garantie-Information und genauer Aufstellort sind im Störfall genau die Informationen, die den Unterschied zwischen einem strukturierten Service-Auftrag und einer chaotischen Telefonkommunikation machen.