--- title: "Zusammenfassung und Tips für die Verwaltung" canonical: "https://help.qmspot.com/space/QMSpotKnow/78839827/Zusammenfassung%20und%20Tips%20f%C3%BCr%20die%20Verwaltung" format: markdown --- #### Themenübersicht - Wozu dient die Systeminformations-Seite? - Wo finde ich meine Mandantendaten? - Welche Logos kann ich hinterlegen? - Wie konfiguriere ich die automatische Abmeldung? - Wie passe ich die Farben der Module an meine Corporate Identity an? - Welche Optionen habe ich als Mandantenadmin? - Warum kann ich meinen eigenen Admin-Zugang nicht selbst ändern? - Wie verwalte ich weitere Admin-Zugänge? - Wo sehe ich meine verfügbaren Sprachen? - Wo sehe ich mein gebuchtes Abonnement? - Welche externen API-Schnittstellen kann ich anbinden? - Wie pausiere ich einen Mandanten bei Schließung oder Saisonpause? Sollte das Video beim Abspielen eine schlechte Qualität haben, dann geh bitte unten über das Zahnrad-Symbol im Player in die Einstellungen und erhöhe die Wiedergabequalität. Die Einstellung „Auto“ sollte das für Dich beste Ergebnis liefern. --- ### Wozu dient die Systeminformations-Seite? Die Systeminformations-Seite ist die zentrale Übersicht über euren Mandanten. Auf einen Blick seht ihr alle Eckdaten zu Standorten, Benutzern, Sensoren, Speicher und gebuchten Modulen. - Aufruf: `Verwaltung → Systeminformationen`. - Gesamtkennzahlen: Anzahl der Standorte, Benutzer und Sensoren im System. - Externe APIs: Übersicht, welche externen Schnittstellen aktiv sind. - Speicherplatz: Aktuell belegter und insgesamt zur Verfügung stehender Speicher (z. B. 1 GB belegt von 100 GB gesamt). - Abonnement: Aktuell gebuchte Variante (Basic, Pro, Enterprise). - Sprachen: Auflistung aller im Mandanten gebuchten Sprachen. - Gebuchte Module: Mit Kürzeln dargestellt – MY für Verwaltung, CS für Checklisten, AS für Audit, SD für Sensorik, DM für Geräte und TA für Schulungen (Training Administration). - Standort-Details: Pro Standort die Anzahl an Benutzern und Sensoren. #### Wo finde ich meine Mandantendaten? Die eigentlichen Mandantendaten – also Firmenname, Korrespondenz-E-Mail-Adresse und Logos – pflegt ihr im Mandantenmenü. - Aufruf: `Verwaltung → Mandant`. - Firmenname: Lässt sich jederzeit ändern. - Korrespondenz-E-Mail-Adresse: Die zentrale Kontaktadresse für Rückfragen vom QMSpot-Support. Bei Anfragen an QMSpot wird über diese Adresse zurückkommuniziert. - Adressdaten und weitere Felder: Reine Systeminformationen zur Orientierung. Sie sind nicht verpflichtend, helfen aber bei mehreren parallelen Mandanten und werden bei Business-Intelligence-Auswertungen relevant. #### Welche Logos kann ich hinterlegen? Im Mandantenmenü unter „Optionen" lassen sich zwei verschiedene Logos hinterlegen – jedes davon hat einen anderen Einsatzzweck. - Brand-Logo: Erscheint links oben in der Benutzeroberfläche von QMSpot – also überall dort, wo der Mitarbeiter im System arbeitet. - Drucklogo: Wird auf gedruckten Dokumenten und PDF-Exporten verwendet – z. B. auf Schulungszertifikaten, Audit-Reports oder Checklisten-Berichten. - Empfehlung getrennte Pflege: Das Drucklogo ist meist höher aufgelöst und besser für gedruckte Dokumente geeignet, während das Brand-Logo eher kompakt ist und gut in die Header-Leiste passt. #### Wie konfiguriere ich die automatische Abmeldung? Aus Sicherheitsgründen werden Benutzer nach einer definierten Zeit automatisch abgemeldet. Diesen Wert könnt ihr im Mandantenmenü anpassen. - Standardwert: 480 Minuten (8 Stunden). - Konfiguration: Im Mandantenmenü → Optionen → „Automatische Abmeldung in Minuten". - Warnhinweis vor Abmeldung: 15 Minuten vor der automatischen Abmeldung erhält der Benutzer einen Hinweis. - Reset des Timers: Bei jeder erneuten Anmeldung beginnt die Zeit von vorne. Auch ein zwischenzeitliches Abmelden und erneutes Anmelden setzt den Zähler zurück. - Empfehlung: Bei höherem Sicherheitsbedarf kürzer setzen (z. B. 60–120 Minuten), bei Schichtbetrieb mit längerer Bildschirmzeit großzügiger (z. B. 480 Minuten). #### Wie passe ich die Farben der Module an meine Corporate Identity an? QMSpot lässt sich farblich an die Corporate Identity eures Unternehmens anpassen. Pro Modul lässt sich eine eigene Farbe definieren. - Aufruf: Im Mandantenmenü → Optionen → Modul-Liste. - Anpassung pro Modul: Jedes gebuchte Modul lässt sich farblich individuell konfigurieren. - Anwendungsfall: Wenn das Unternehmen z. B. mit blauen und grünen Markenfarben arbeitet, lassen sich diese auf bestimmte Module übertragen. - Empfehlung: Die Farb-Anpassung mit Bedacht einsetzen – zu bunte Konfigurationen reduzieren die Übersichtlichkeit für die Anwender im Alltag. #### Welche Optionen habe ich als Mandantenadmin? Als Mandantenadmin habt ihr **vollständigen Zugriff** auf alle Funktionen des Systems. Ihr seid die zentrale Steuerungsinstanz für alle Konfigurationen. - Voller Funktionsumfang: Alle Module, alle Einstellungen, alle Datensätze sind einsehbar und bearbeitbar. - Keine systemseitigen Einschränkungen: Es gibt keine Sichtbarkeits- oder Bearbeitungsgrenzen, wie sie für normale Benutzer gelten. - Nicht selbst änderbar: Abonnement, Speicherplatz, gebuchte Module und Sprachen lassen sich nicht eigenständig erweitern – dafür ist ein Kontakt mit dem QMSpot-Support erforderlich. - Selbstschutz: Eine zentrale Einschränkung gilt – die eigenen Admin-Daten lassen sich nicht selbst bearbeiten (siehe nächster Abschnitt). #### Warum kann ich meinen eigenen Admin-Zugang nicht selbst ändern? Diese Einschränkung ist bewusst eingebaut und schützt euch vor versehentlichem Selbst-Ausschluss aus dem System. - Hintergrund: Würdet ihr eure eigenen Daten ändern können, bestünde die Gefahr, dass ihr euch versehentlich selbst löscht oder den Zugang sperrt. - Wirkung: Es bleibt **immer mindestens ein** Admin im System – der Zugang ist niemals komplett verloren. - Lösungsweg bei eigenem Änderungsbedarf: Ein anderer Admin im selben Mandanten kann eure Daten ändern. Wenn ihr der einzige Admin seid, wendet ihr euch direkt an den QMSpot-Support. - Praxisempfehlung: Mindestens zwei Admin-Accounts pro Mandanten einrichten. Damit ist der Selbst-Korrektur-Weg ohne Support-Anfrage abgedeckt. #### Wie verwalte ich weitere Admin-Zugänge? Über den Tab „Admin-Zugänge" im Mandantenmenü könnt ihr weitere Personen zu Mandantenadmins befördern oder bestehende Admin-Zugänge wieder entfernen. - Aufruf: `Verwaltung → Mandant → Admin-Zugänge`. - Neuen Admin anlegen: Über das Hinzufügen-Symbol einen komplett neuen Zugang erstellen oder eine bestehende Person aus dem Mitarbeiterstamm zum Admin machen. - Pflichtfeld E-Mail: Bei Admins ist die E-Mail-Adresse zwingend erforderlich – die gesamte Admin-Kommunikation (Passwort-Reset, Sicherheitshinweise) erfolgt darüber. - Daten anpassen: Benutzername, E-Mail-Adresse, Sprache und Name lassen sich für andere Admins frei konfigurieren. - Admin-Zugang entfernen: Über die Drei-Punkte-Funktion → „Admin-Zugang entziehen". Die Person bleibt im System bestehen, verliert aber die Admin-Rechte. - Hinzufügen und entfernen jederzeit möglich: Es gibt keine Begrenzung der Admin-Anzahl im Mandanten. #### Wo sehe ich meine verfügbaren Sprachen? Die gebuchten Sprachen sind an zwei Stellen sichtbar – je nachdem, ob ihr eine schnelle Übersicht oder eine vollständige Liste benötigt. - Mandantenmenü Optionen: Im unteren Bereich der Optionen-Seite sind alle aktivierten Sprachen aufgelistet. - Systeminformationen: Unter `Verwaltung → Systeminformationen` sind die gebuchten Sprachen als Teil der Gesamt-Übersicht sichtbar. - Sprachen erweitern: Falls weitere Sprachen benötigt werden – kurz beim QMSpot-Team melden. - Kosten zusätzlicher Sprachen: In den meisten Verträgen sind Standardsprachen inklusive. Wenn weitere Sprachen kostenpflichtig wären, wird das vorab transparent kommuniziert – die Kosten sind in der Regel überschaubar. #### Wo sehe ich mein gebuchtes Abonnement? Das gebuchte Abonnement lässt sich auf zwei Wegen einsehen – einmal als Übersicht, einmal mit Detailtiefe. - Systeminformationen: Unter `Verwaltung → Systeminformationen` ist das Abonnement (Basic, Pro oder Enterprise) sowie die Liste der gebuchten Module sichtbar. - Mandantenmenü Abonnement: Im Tab „Abonnement" sind eventuelle Einschränkungen (max. Benutzer, Zeitraum, Standorte) detailliert aufgeführt. - Abonnement-Typen: Basic ist die kostenfreie Variante mit einem Benutzer. Pro ist die Standard-Variante für kostenpflichtige Kunden. Enterprise richtet sich an Konzern- und Großkunden mit umfangreicheren Anforderungen. - Erweiterung des Abonnements: Wendet euch bei Bedarf an das Sales-Team. Für Probleme oder Fragen zum bestehenden Abonnement steht der Support zur Verfügung. #### Welche externen API-Schnittstellen kann ich anbinden? Externe APIs verbinden QMSpot mit anderen Systemen – z. B. zur automatischen Benutzersynchronisierung oder zur Anbindung von Sensoren. Vier Schnittstellen sind standardmäßig vorgesehen. - API für Personalverwaltung: Anbindung einer externen Personal-Software, die Benutzer automatisch im QMSpot-System verwaltet (Neueinstellungen, Austritte, Stammdatenänderungen). - API für Reinigungs- und Dosieranlagen-Lieferant: Insbesondere für den Schweizer Markt – Anbindung eines spezialisierten Lieferanten, der Verbrauchsdaten direkt einpflegt. - API für IoT-Sensoren: Anbindung der Sensorik-Cloud des Sensor-Herstellers. Wenn ihr automatische Sensoren nutzt, wird diese Schnittstelle in der Regel durch das QMSpot-Team eingerichtet. - Aufruf: `Mandant → Externe APIs`. - Konfiguration durch QMSpot: In den meisten Fällen werden die APIs durch das QMSpot-Team eingerichtet. Setzt euch vor der Aktivierung mit dem Support in Verbindung – die richtige Konfiguration ist entscheidend. - Weitere APIs: Auch andere Schnittstellen lassen sich individuell anbinden. Diese werden separat angeboten und in Onboarding-Gesprächen besprochen. #### Wie pausiere ich einen Mandanten bei Schließung oder Saisonpause? Bei vorübergehenden Betriebsschließungen – z. B. Renovierung oder Saisonpause – könnt ihr den Mandanten in einen Ruhe-Modus versetzen. Damit werden keine neuen Aufgaben mehr erzeugt und keine Tagesberichte verschickt. - Aufruf: `Mandant → Einstellungen → Betrieb pausieren`. - Bestätigung erforderlich: Das System weist explizit darauf hin, dass alle zukünftigen Aufgaben gelöscht und bis zur Wiederöffnung keine neuen mehr erzeugt werden. - Wirkung der Pausierung: Aufgaben werden ausgesetzt, alle zukünftigen Fälligkeiten gelöscht, keine Tagesberichte mehr. - Zugangsverhalten: Admins können sich weiterhin anmelden – Mitarbeiter nicht mehr. - Wiederöffnung: Über den gleichen Weg → „Betrieb fortsetzen" → Bestätigung. Der Betrieb läuft anschließend wieder regulär. - Anwendungsfälle: Saisonal geschlossene Betriebe (Skigebiete im Sommer, Eisdielen im Winter), Renovierungsphasen über mehrere Wochen, vorübergehende Standort-Schließungen. **Hinweis:** Die Pausierung gilt für den **gesamten Mandanten**. Wenn nur einzelne Standorte ruhen sollen, ist dies nicht das richtige Werkzeug – stattdessen die einzelnen Funktionen am Standort gezielt steuern. #### Fazit Die Mandanteneinstellungen sind die zentrale Steuerungsebene für eure QMSpot-Umgebung. Drei Punkte sind beim Umgang besonders wichtig: Erstens, **mindestens zwei Admin-Accounts pro Mandanten einrichten** – damit ist die gegenseitige Korrektur ohne Support-Anfrage möglich. Die Einschränkung zur eigenen Datenbearbeitung schützt euch zwar vor versehentlichem Selbst-Ausschluss, kostet aber Zeit, wenn der einzige Admin etwas ändern möchte. Zweitens, **externe APIs nicht eigenständig konfigurieren, sondern mit dem QMSpot-Team abstimmen** – die Schnittstellen sind mächtig, aber falsche Konfigurationen führen schnell zu Datenchaos oder Synchronisierungsproblemen. Drittens, **die Pause-Funktion bewusst einsetzen** – bei Saison- oder Renovierungspausen ist sie ein wirkungsvolles Werkzeug, sollte aber nur für den **gesamten Mandanten** verwendet werden. Bei nur teilweisen Schließungen sind gezielte Konfigurationen auf Standort-Ebene der bessere Weg.