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title: "Geräte anlegen & verwalten"
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#### Themenübersicht

- Wie gehe ich beim Anlegen eines Geräts praktisch vor?
- Welche Stammdaten sollte ich vollständig pflegen, auch wenn sie nicht Pflicht sind?
- Wie konfiguriere ich Garantie und Erinnerung?
- Wie weise ich Verantwortlichkeiten zu – Einzelbenutzer oder Benutzergruppe?
- Warum lohnt sich der Aufwand für separate Benutzergruppen?
- Wie kategorisiere ich Geräte sinnvoll?
- Wie verknüpfe ich Geräte untereinander – z. B. Dosieranlage an Spülmaschine?
- Welche Dateien hinterlege ich am Gerät?
- Wie lege ich einen Servicetechniker mit Standortzuweisung an?
- Wofür sind Kontakte am Gerät?
- Wie binde ich Verbrauchsmaterialien und Messpunkte an?
- Wie verknüpfe ich Checklisten für Wartungen?
- Was passiert nach dem Speichern des Geräts?
- Wofür ist der QR-Code am Gerät?
- Wo finde ich Fehlercodes für mein Gerät?
- Welchen Vorteil bringen Verfahrenshinweise zu Fehlercodes?


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### Wie gehe ich beim Anlegen eines Geräts praktisch vor?

Das Anlegen eines Geräts erfolgt im Gerätemodul über die Geräte-Übersicht. Auch wenn nur wenige Felder verpflichtend sind, lohnt es sich, möglichst viele Informationen zu hinterlegen – sie zahlen sich im Störfall direkt aus.

- Aufruf: `Geräte → Geräte → Hinzufügen`.
- Reihenfolge: Erst die Stammdaten ausfüllen, dann Servicetechniker und Kontakte ergänzen, abschließend Dateien hinterlegen und Verknüpfungen setzen.
- Empfehlung: Das erste Gerät einer Geräteklasse besonders sorgfältig anlegen – es lässt sich später als Vorlage für ähnliche Geräte nutzen.
- Hinweis Pflichtfelder: Nur Gerätebezeichnung, Garantieablauf und Standort sind verpflichtend – alle anderen Felder sind freiwillig, aber im Alltag enorm hilfreich.

#### Welche Stammdaten sollte ich vollständig pflegen, auch wenn sie nicht Pflicht sind?

Die Stammdatenfelder sind die Basis für jede spätere Auswertung und für effiziente Störfall-Bearbeitung. Wer hier nur das Pflicht-Minimum ausfüllt, verschenkt den eigentlichen Mehrwert des Moduls.

- Foto: Eigenes Foto vom Aufstellort hochladen – damit ist auch für neue Mitarbeiter sofort klar, um welches Gerät es geht und wo es steht.
- Inventarnummer: Die interne Inventarnummer eintragen – wichtig für die Verknüpfung mit der Buchhaltung.
- Gerätebezeichnung (Pflicht): Klarer, eindeutiger Name. Bei mehreren ähnlichen Geräten am selben Standort durchnummerieren oder mit Bereichsangabe versehen.
- Hersteller und Lieferant: Hersteller ist das produzierende Unternehmen, Lieferant der Bezugskanal (z. B. Großhändler).
- Anwendungsbereich: Z. B. „Küche", „Spülküche", „Bar".
- Modell: Genaue Modellbezeichnung – essentiell für Ersatzteilbeschaffung.
- Genauer Gerätestandort: Innerhalb des Standorts der konkrete Aufstellort – z. B. „Spülküche EG" oder „Küche 1, Wand links".
- Seriennummer: Wichtig bei Garantiefällen und Ersatzteilbestellung.
- Anzahl: Bei Einzelgeräten 1; bei Kleinteilen in größerer Stückzahl (z. B. Catering-Geschirr) die tatsächliche Stückzahl.
- Standort (Pflicht): Zuordnung zum betrieblichen Standort.

#### Wie konfiguriere ich Garantie und Erinnerung?

Über das Garantiefeld behaltet ihr den Überblick, bis wann ein Gerät über Hersteller- oder Servicevertrag abgedeckt ist – und werdet rechtzeitig vor Ablauf erinnert.

- Garantie bis: Konkretes Ablaufdatum eintragen – z. B. „März 2025".
- Erinnerung vor Garantieablauf: Anzahl Tage angeben (typisch 30 Tage), nach denen das System eine Erinnerung erzeugt.
- Wirkung: Rechtzeitig vor Ablauf werdet ihr informiert – damit habt ihr Zeit zu prüfen, ob eine Garantieverlängerung sinnvoll ist oder noch Garantiefälle gemeldet werden müssen.
- Anwendungsfall Reparatur: Beim Erfassen eines Störfalls sieht der Mitarbeiter direkt, ob die Garantie noch läuft – damit ist klar, ob der Servicetechniker ein Kosten- oder ein Garantiefall ist.

#### Wie weise ich Verantwortlichkeiten zu – Einzelbenutzer oder Benutzergruppe?

Jedes Gerät benötigt mindestens **einen** verantwortlichen Benutzer oder eine Benutzergruppe. Die Wahl zwischen Einzelperson und Gruppe ist eine der wichtigsten Entscheidungen beim Anlegen.

- Verantwortlicher Benutzer: Einzelperson – z. B. wenn das Gerät einer bestimmten Person dauerhaft zugeordnet ist.
- Verantwortliche Benutzergruppe: Gruppe – z. B. „Haustechnik" oder „Küche".
- Pflichtcharakter: Mindestens eines der beiden Felder muss gesetzt sein. Sobald eines ausgefüllt ist, ist das andere nicht mehr verpflichtend.
- Anwendungsfall Einzelbenutzer: Persönliche Geräte wie Laptops oder Fahrzeuge, die einer bestimmten Person zugeordnet sind und bei Personalwechsel auch nicht mehr im Betrieb verbleiben oder gezielt übergeben werden.
- Anwendungsfall Benutzergruppe: Alle anderen Geräte – Küchengeräte, Reinigungsmaschinen, Servicegeräte etc.

#### Warum lohnt sich der Aufwand für separate Benutzergruppen?

Die Empfehlung zur Benutzergruppe ist keine Stilfrage, sondern hat handfeste praktische Gründe. Wer mit Einzelbenutzern arbeitet, schafft sich bei Personalwechseln erheblichen Pflegeaufwand.

- Robustheit gegen Personalwechsel: Wird ein Mitarbeiter aus dem System entfernt, verschwindet er aus allen Stellen, an denen er einzeln hinterlegt war – inklusive aller Gerätezuweisungen. Bei Benutzergruppen muss nur die Gruppenzugehörigkeit gepflegt werden.
- Keine Nachfolger-Funktion: Es gibt aktuell **keine** Möglichkeit, einen Nachfolger automatisch eintragen zu lassen – jeder Eintrag muss manuell nachgezogen werden.
- Aufwand bei großen Setups: Bei einem System mit vielen Geräten und mehreren Personalwechseln pro Jahr entstehen ohne Benutzergruppen schnell unüberschaubare Pflegeaufgaben – mit dem Risiko, dass Geräte ohne Verantwortlichkeit hängen bleiben.
- Lohnender Mehraufwand: Selbst wenn ihr extra Benutzergruppen anlegen müsst – im Vergleich zur späteren Pflegearbeit lohnt sich das fast immer.

**Hinweis:** Die Empfehlung gilt für alle Module mit Benutzerzuweisung, nicht nur für das Gerätemodul. Wer durchgängig mit Benutzergruppen arbeitet, hält sich das System wartungsfreundlich – auch dort, wo es im ersten Moment unnötig erscheint.

#### Wie kategorisiere ich Geräte sinnvoll?

Über Kategorien (Tags) lassen sich Geräte gruppieren – für spätere Filterung, Auswertung und Reporting.

- Kategorisierung nach Geräteart: „Elektrogeräte" – nützlich z. B. für die jährliche elektrische Sicherheitsprüfung. Filtert alle prüfpflichtigen Geräte auf einen Klick.
- Kategorisierung nach Gerätetyp: „Spülmaschine", „Konvektomat", „Kaffeemaschine" – nützlich, wenn die interne Bezeichnung von der Gerätebezeichnung abweicht.
- Kategorisierung nach Bereich/Etage: Bei mehrgeschossigen Betrieben den genauen Bereich als Kategorie hinterlegen (z. B. „Erdgeschoss", „Kellerlager", „Obergeschoss"). Die Standort-Filterung allein reicht hier nicht aus.
- Mehrfachkategorisierung: Geräte können mehrere Kategorien gleichzeitig erhalten – damit lassen sich verschiedene Filterperspektiven gleichzeitig bedienen.

#### Wie verknüpfe ich Geräte untereinander – z. B. Dosieranlage an Spülmaschine?

Im Bereich „Zugewiesene Geräte" lassen sich technisch zusammengehörende Geräte miteinander verknüpfen. Damit bleibt der funktionale Zusammenhang sichtbar, ohne dass die Geräte als ein einziges Gerät verwaltet werden.

- Anwendungsfall Dosieranlage und Spülmaschine: Spülmaschine als eigenes Gerät, Dosieranlage als eigenes Gerät – beide verknüpft. Damit lässt sich der Reinigungsmittel-Verbrauch der Dosieranlage später mit der Spülmaschine korrelieren.
- Anwendungsfall Konvektomat und Abluft: Eigenständige Geräte mit eigenen Wartungs-Anforderungen, technisch aber gekoppelt.
- Voraussetzung: Beide Geräte müssen bereits im System angelegt sein, damit die Verknüpfung möglich ist.
- Verbreitung: In Deutschland aktuell wenig genutzt, im internationalen Umfeld (z. B. Schweiz) deutlich häufiger eingesetzt – insbesondere in Verbindung mit Verbrauchsmaterial-Überwachung.

#### Welche Dateien hinterlege ich am Gerät?

Im Dateien-Bereich werden alle Dokumente abgelegt, die zum Gerät gehören. Damit sind sie für jeden berechtigten Mitarbeiter direkt am Gerät verfügbar – ohne separate Dokumentenrecherche.

- Bedienungsanleitung: PDF des Herstellers – wichtig für tägliche Bedienung und Schulungssituationen.
- Wartungsprotokolle: Frühere Wartungs-Berichte zur Geräte-Historie.
- Serviceverträge: Vertragsdokumente mit Reaktionszeiten und Ansprechpartnern.
- Sicherheitsdatenblätter: Bei elektrischen oder gasbetriebenen Geräten erforderlich.
- Garantie-Unterlagen: Original-Belege für Garantieansprüche.
- Eigene Dokumente: Z. B. interne Bedienungsroutinen, Checklisten als PDF, kurze Erklärvideos.

#### Wie lege ich einen Servicetechniker mit Standortzuweisung an?

Der Servicetechniker ist die Person oder Firma, die bei einem Störfall **automatisch** per E-Mail benachrichtigt wird. Die Standortzuweisung ist wichtig, wenn Techniker nur für bestimmte Gebiete zuständig sind.

- Servicetechniker anlegen: Name, Telefonnummer, **E-Mail-Adresse** (essentiell – ohne keine Benachrichtigung), Firma, Abteilung.
- Standortzuweisung: Wenn der Techniker nur für bestimmte Standorte zuständig ist, hier die zutreffenden Standorte auswählen.
- Wirkung im deutschlandweiten Betrieb: Bei einem Störfall wird automatisch der für den jeweiligen Standort zuständige Techniker informiert – kein manuelles Auswählen oder Verteilen.
- Bestehender Servicetechniker: Wenn der Techniker bereits in einem anderen Gerät hinterlegt ist, kann er aus der bestehenden Liste übernommen werden.
- Mehrere Techniker pro Gerät: Lässt sich pro Gerät mehrere Techniker hinterlegen – z. B. Hauptansprechpartner plus Backup.

#### Wofür sind Kontakte am Gerät?

Im Unterschied zu Servicetechnikern werden Kontakte bei einem Störfall **nicht** automatisch informiert. Sie dienen als Informationsquelle für nicht störfall-relevante Anliegen.

- Anwendungsfall Hersteller-Hotline: Allgemeine Fragen zum Gerät, Bestellung von Zubehör, Software-Updates.
- Anwendungsfall Reinigungsmittel-Lieferant: Bei einer Spülmaschine z. B. der Hersteller des Reinigungsmittels für Bestellungen oder technische Rückfragen.
- Anwendungsfall interne Ansprechpartner: Mitarbeiter mit besonderem Geräte-Know-how, die bei Bedienfragen herangezogen werden können.
- Faustregel: Wer im Defektfall sofort eingreifen soll → Servicetechniker. Wer Hintergrund-Info liefert oder bei Beschaffungs-Fragen helfen kann → Kontakt.

#### Wie binde ich Verbrauchsmaterialien und Messpunkte an?

Die beiden Bereiche „Verbrauchsmaterialien" und „Messpunkte" verknüpfen das Gerät mit dem Sensorik-Modul. Damit lässt sich der Materialverbrauch automatisch überwachen.

- Verbrauchsmaterialien: Reinigungsmittel, Filter, Verschleißteile, die für den Betrieb regelmäßig nachbestellt werden müssen.
- Messpunkte: Sensoren, die mit dem Gerät verbunden sind – z. B. Durchflussmessung am Reinigungsmittel-Tank oder Temperatursensor am Kühlbereich.
- Wirkung der Verknüpfung: Bei Erreichen einer Verbrauchsschwelle wird eine Warnung erzeugt – ggf. mit direktem Link zum Webshop für die Nachbestellung.
- Aktuelle Verbreitung: Die Funktion wird zur Zeit getestet und schrittweise ausgerollt. Sobald die Sensorik-Hardware für Verbrauchsmessungen produktiv verfügbar ist, lässt sich diese Verknüpfung voll nutzen.

#### Wie verknüpfe ich Checklisten für Wartungen?

Im letzten Bereich des Geräts können Checklisten hinterlegt werden, die im Wartungs-Kontext aktiviert werden.

- Wartungs-Checklisten hinterlegen: Eigens für das Gerät erstellte Checklisten verknüpfen.
- Anwendungsfall elektrische Sicherheitsprüfung: Jährliche DGUV V3-Prüfung als Checkliste hinterlegen.
- Anwendungsfall Reinigungsroutinen: Spezielle Geräte-Reinigungs-Checklisten – z. B. monatliche Tiefenreinigung des Konvektomaten.
- Anwendungsfall Hersteller-Wartungsplan: Aus der Bedienungsanleitung des Herstellers die vorgesehenen Wartungs-Schritte als Checkliste umsetzen – damit ist die Wartungs-Routine standardisiert dokumentiert.

#### Was passiert nach dem Speichern des Geräts?

Sobald ein Gerät erstmalig gespeichert ist, erweitert sich der Funktionsumfang am Gerätedatensatz erheblich. Funktionen, die vor dem Speichern nicht sichtbar sind, werden jetzt verfügbar.

- Wartungsintervalle: Termingesteuerte Wartungen lassen sich am Gerät anlegen – mit Intervall, Wiederholung und verknüpfter Checkliste.
- Störfall-Historie: Alle bisherigen Störfälle des Geräts werden dokumentiert – mit Datum, Beschreibung, ergriffenen Maßnahmen und Ausfallzeiten.
- Fehlercodes: Pro Gerät lassen sich Fehlercodes mit zugehörigen Verfahrenshinweisen hinterlegen (siehe nächster Abschnitt).
- Messwerte: Wenn ein Sensor verknüpft ist, lassen sich seine Daten direkt am Gerät einsehen – ohne Umweg über die Sensorik-Übersicht.
- QR-Code: Wird automatisch erzeugt und kann ausgedruckt am Gerät angebracht werden.

#### Wofür ist der QR-Code am Gerät?

Über den QR-Code lässt sich das Gerät direkt im System aufrufen – z. B. um einen Störfall zu erfassen, ohne erst durch das Menü navigieren zu müssen.

- Erzeugung: Im Gerätedetail über den QR-Code-Bereich generieren und ausdrucken.
- Anbringung: Direkt am Gerät anbringen, z. B. auf einer geschützten Stelle, an der der Code nicht beschädigt wird.
- Nutzung: Mitarbeiter scannt den Code → öffnet den Gerätedatensatz → kann sofort einen Störfall erfassen, eine Wartung dokumentieren oder die Bedienungsanleitung aufrufen.
- Wirkung im Alltag: Reduziert den Weg vom Schaden zur Störfallmeldung auf wenige Sekunden – damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass auch kleinere Probleme tatsächlich gemeldet und nicht ignoriert werden.

#### Wo finde ich Fehlercodes für mein Gerät?

Fehlercodes sind eine zentrale Hilfe sowohl für Mitarbeiter als auch für Servicetechniker. Sie zu hinterlegen lohnt sich – sie sind aber je nach Hersteller unterschiedlich gut dokumentiert.

- Primäre Quelle: In der **Bedienungsanleitung** des Herstellers, meist im Abschnitt „Wartung", „Instandhaltung" oder „Selbsthilfe bei Störungen".
- Sekundäre Quelle: Hersteller-Service direkt anfragen – viele Hersteller geben Fehlercode-Listen auf Anfrage heraus.
- Tertiäre Quelle: Servicetechniker können meist eine Liste der häufigsten Fehlercodes mitliefern – nach mehreren Service-Einsätzen lässt sich diese Liste erweitern.
- Hinweis: Nicht alle Hersteller dokumentieren ihre Fehlercodes vollständig in der Bedienungsanleitung. Hier lohnt sich die proaktive Nachfrage.

#### Welchen Vorteil bringen Verfahrenshinweise zu Fehlercodes?

Pro hinterlegtem Fehlercode lässt sich ein **Verfahrenshinweis** definieren – also eine konkrete Handlungsanweisung, was der Mitarbeiter selbst prüfen kann, bevor ein Techniker gerufen wird.

- Beispiel Fehlercode „kein Wasser": Verfahrenshinweis „Bitte zuerst prüfen, ob der Wasserhahn aufgedreht ist und ob ein Filter verstopft sein könnte."
- Beispiel Fehlercode „Stecker": Verfahrenshinweis „Stecker und Sicherung prüfen."
- Wirkung im Alltag: Bevor der Techniker informiert wird, prüft der Mitarbeiter die einfachen Ursachen. Viele „Defekte" entpuppen sich als Bedienungs- oder Anschlussthemen.
- Einsparung von Anfahrtkosten: Wenn der Mitarbeiter ohne Fehlercode-Hilfe sofort den Techniker ruft, kommt dieser für eine Trivialursache (z. B. nicht angeschlossener Stecker, leerer Wassertank) – und stellt eine Anfahrtsrechnung.
- Grenzen der Selbsthilfe: Der Verfahrenshinweis sollte realistisch sein – nichts, was Werkzeug, Fachkenntnis oder Eingriffe an elektrischen Bauteilen erfordert. Bei Unsicherheit immer den Techniker einbeziehen.

#### Fazit

Das saubere Anlegen eines Geräts ist der Grundstein für den späteren Mehrwert des Gerätemoduls. Drei Punkte sind dabei besonders wichtig: Erstens, **vollständige Stammdaten lohnen sich** – auch wenn nur wenige Felder Pflicht sind, sind Hersteller, Modell, Seriennummer und genauer Aufstellort genau die Informationen, die im Störfall den Unterschied machen. Wer hier nur das Minimum ausfüllt, verschenkt den eigentlichen Wert des Moduls. Zweitens, **konsequent mit Benutzergruppen statt Einzelpersonen arbeiten** – dieser Grundsatz spart bei jedem Personalwechsel erhebliche Pflegearbeit und verhindert, dass Geräte ohne Verantwortlichkeit hängen bleiben. Drittens, **Servicetechniker und Fehlercodes mit Verfahrenshinweisen pflegen** – das ist der Hebel, mit dem ihr Ausfallzeiten reduziert und Anfahrtkosten spart. Wer die ersten Geräte sorgfältig anlegt und die so entstandenen Datensätze als Vorlage für weitere Geräte nutzt, schafft sich in überschaubarer Zeit eine vollständige Geräte-Übersicht, die im Alltag die zentrale Anlaufstelle für jeden Gerätevorgang wird.