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title: "Schulungen erstellen & verwalten"
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#### Themenübersicht

- Was ist eine Schulung im Modul – Vorlage oder konkreter Termin?
- Wie lege ich eine neue Schulung an?
- Wie benenne ich Schulungen rechtssicher?
- Wie konfiguriere ich Intervall und Einladungsvorlauf?
- Wofür dient die Dauer in Stunden?
- Wie pflege ich den Schulungsinhalt für das Zertifikat?
- Wann nutze ich „optional" und wann „inaktiv"?
- Welches Schulungsmaterial kann ich hinterlegen?
- Wie hinterlege ich Links zu externen Inhalten?
- Wie weise ich Benutzer, Benutzergruppen und Kategorien zu?
- Wann setze ich externe Teilnehmer ein?


Sollte das Video beim Abspielen eine schlechte Qualität haben, dann geh bitte unten über das Zahnrad-Symbol im Player in die Einstellungen und erhöhe die Wiedergabequalität. Die Einstellung „Auto“ sollte das für Dich beste Ergebnis liefern.

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### Was ist eine Schulung im Modul – Vorlage oder konkreter Termin?

Eine **Schulung** im Modul ist zunächst eine **Vorlage**, kein konkreter Termin. Sie definiert den Inhalt, den Intervall, das Material und die Teilnehmerstruktur – aus ihr werden später konkrete Schulungstermine (Präsenz oder Online) abgeleitet.

- Schulung vs. Schulungstermin: Die Schulung legt fest, **was** vermittelt wird. Der Schulungstermin legt fest, **wann** und **wie** (Präsenz oder Online) vermittelt wird.
- Begriffshinweis: In früheren Versionen wurde das als „Schulungsvorlage" bezeichnet – der Begriff war aber irreführend und wurde durch „Schulung" ersetzt.
- Einmaliger Aufwand, mehrfacher Nutzen: Eine einmal angelegte Schulung lässt sich beliebig oft als Termin oder Online-Schulung verwenden und immer wieder aktualisieren.

#### Wie lege ich eine neue Schulung an?

Schulungen werden im Modul Schulungen → Reiter „Schulungen" zentral angelegt. Über den Button „Hinzufügen" öffnet sich die Stammdatenmaske.

- Aufruf: `Schulungen → Schulungen → Hinzufügen`.
- Pflichtfeld: Name der Schulung – alle anderen Felder sind optional, aber für eine vollständige Schulung dringend zu empfehlen.
- Speichern: Die Schulung erscheint nach dem Speichern im Schulungspool und kann jederzeit erneut bearbeitet werden.
- Verwendung als Vorlage: Nach dem Anlegen können beliebig viele Schulungstermine oder Online-Schulungen aus dieser Schulung erzeugt werden.

#### Wie benenne ich Schulungen rechtssicher?

Der Name der Schulung erscheint später auf jedem Zertifikat und ist die Grundlage für die rechtliche Zuordnung. Gerade bei gesetzlich vorgeschriebenen Schulungen sollte der Name eindeutig und vorschriftskonform formuliert sein.

- Empfehlung gesetzliche Schulungen: Bei Schulungen auf gesetzlicher Grundlage immer die offizielle Bezeichnung verwenden – z. B. „IfSG-Belehrung nach §43" statt nur „Hygieneschulung".
- Konsistenz für Kontrollen: Behörden- und Audit-Prüfer erwarten die rechtskonforme Bezeichnung. Eine unklare Benennung kann zu Rückfragen oder Beanstandungen führen.
- Unterscheidung Erst- vs. Folgebelehrung: Wenn der Unterschied relevant ist, im Namen kenntlich machen – z. B. „IfSG-Erstbelehrung" und „IfSG-Folgebelehrung" als getrennte Schulungen anlegen.

#### Wie konfiguriere ich Intervall und Einladungsvorlauf?

Der Intervall bestimmt, wie oft eine Schulung wiederholt werden muss. Der Einladungsvorlauf legt fest, wann Mitarbeiter rechtzeitig vor Fälligkeit benachrichtigt werden.

- Intervall: Auswahl in Tagen, Monaten oder Jahren – z. B. „2 Jahre" für die IfSG-Folgebelehrung.
- Einmalige Schulungen: Wenn keine Wiederholung erforderlich ist, das Intervallfeld leer lassen.
- Einladungsvorlauf: Über das Feld „Zeitraum für Einladungsvorschläge" steuerbar. Wert in Tagen – das System errechnet einen Standardwert prozentual aus dem Intervall, manuelle Anpassung ist möglich.
- Empfohlener Vorlauf: 60 bis 90 Tage. Damit haben Mitarbeiter ausreichend Zeit für die Wiederholung – auch bei Urlaub oder kurzer Krankheit.
- Risiko zu knapper Vorlauf: Wenn ein Mitarbeiter am Stichtag krank ist und seine Schulung verfallen lässt, gilt automatisch ein **Tätigkeitsverbot**. Wird er bei der Arbeit ohne gültige Schulung angetroffen, droht eine Bußgeldstrafe für den Betrieb.
- Risiko zu großzügiger Vorlauf: Werden Mitarbeiter zu früh erinnert, geraten viele in einen Dauer-Schulungsmodus. Bei vielen Pflichtschulungen mit hoher Wiederholrate führt das zu Übersättigung.

**Hinweis:** Bei langzeiterkrankten Mitarbeitern (über 90 Tage) reicht der reguläre Vorlauf ohnehin nicht aus. Hier muss bei der Wiedereingliederung manuell sichergestellt werden, dass alle Pflichtschulungen nachgeholt werden, bevor der Mitarbeiter wieder in den schulungspflichtigen Bereichen tätig wird.

#### Wofür dient die Dauer in Stunden?

Die Dauer in Stunden ist ein rein informatives Feld – ohne direkte Funktionsauswirkung. Sie unterstützt aber die Planung der teilnehmenden Personen und der Einsatzplanung.

- Funktion: Reine Information für Mitarbeiter und Dienstplanung.
- Anwendungsfall Präsenzschulung: Mitarbeiter wissen, wie lange sie für die Schulung blockiert sind („Schulung dauert 2 Stunden").
- Anwendungsfall Online-Schulung: Die Dienstplanung kann den Ausfall des Mitarbeiters für 30 Minuten kalkulieren.
- Optionalität: Wenn keine zuverlässige Schätzung möglich ist, das Feld leer lassen.

#### Wie pflege ich den Schulungsinhalt für das Zertifikat?

Der Schulungsinhalt ist das wichtigste inhaltliche Feld – er erscheint später auf dem Zertifikat und dokumentiert, was den Teilnehmern tatsächlich vermittelt wurde.

- Kein Pflichtfeld, aber kritisch wichtig: Nicht jede Schulung erzeugt zwangsläufig ein Zertifikat (z. B. Kurzunterweisungen). Bei Pflichtschulungen mit Zertifikat ist der Schulungsinhalt jedoch essentiell.
- Stichpunktartig formulieren: Klare, kurze Stichpunkte, die den vermittelten Inhalt eindeutig beschreiben.
- Beispiel IfSG-Schulung: „Infektionskrankheiten", „Tätigkeitsverbot", „Meldepflichten", „Schutzmaßnahmen im Lebensmittelbereich".
- Vorlagen als Orientierung: Die IHK stellt für gesetzliche Schulungen Vorlagen mit den vorgesehenen Inhalten zur Verfügung – über die Webseite eurer zuständigen IHK lassen sich Merkblätter herunterladen, häufig auch in mehreren Sprachen.
- Risiko unvollständiger Inhalte: Steht ein Thema nicht im Zertifikat, gilt es als nicht vermittelt. Im Streitfall könnten Mitarbeiter darauf verweisen, dass sie über einen bestimmten Punkt nicht unterwiesen wurden – mit Folgen für die Haftung.
- Nachträgliche Anpassung möglich: Inhalte lassen sich später ergänzen oder korrigieren – das ist aber aufwendig, da bestehende Zertifikate nicht automatisch aktualisiert werden.

#### Wann nutze ich „optional" und wann „inaktiv"?

Unterhalb der Stammdaten gibt es zwei Schalter, die das Verhalten der Schulung steuern: optionale Schulung und inaktiv.

- Optionale Schulung: Die Schulung ist nicht verpflichtend. Mitarbeiter werden eingeladen, können die Teilnahme aber ablehnen. Anwendungsfall: Freiwillige Weiterbildungsangebote.
- Inaktiv: Die Schulung ruht vollständig. Es werden keine neuen Mitarbeiter eingeladen, keine Wiederholungs-Termine ausgelöst. Anwendungsfall: Schulungen, die temporär nicht relevant sind (z. B. Corona-Unterweisungen), aber bei Bedarf wieder aktiviert werden können.
- Wiederaktivierung: Wird eine inaktive Schulung wieder aktiv gesetzt, läuft sie ab diesem Zeitpunkt wieder regulär – alle potenziell teilnehmenden Mitarbeiter werden entsprechend eingeplant.

#### Welches Schulungsmaterial kann ich hinterlegen?

Im Bereich „Material" werden die Inhalte hinterlegt, die den Teilnehmern bei der Schulung zur Verfügung stehen – sei es als Online-Material zum Selbststudium oder als vorbereitende Unterlagen für eine Präsenzschulung.

- Empfohlenes Format: **PDF** für Dokumente, gängige Videoformate für Schulungsvideos. PDF wird auf jedem Endgerät zuverlässig geöffnet.
- Problematische Formate: Word, Excel oder PowerPoint sind nur dann zuverlässig öffenbar, wenn das Endgerät über die entsprechende Office-Software verfügt. Auf Mobilgeräten ohne installierte Office-App scheitert die Anzeige.
- Online-Schulung: Videos und PDFs werden direkt im Schulungsablauf eingeblendet und müssen vom Mitarbeiter durchgegangen werden.
- Präsenzschulung: Material dient als vorbereitende Unterlage – z. B. Texte, die vor der Schulung gelesen werden sollen, oder Hausaufgaben, die mitzubringen sind.
- Upload-Wege: Entweder aus dem bestehenden Dokumentenmanagement auswählen oder direkt über „Datei hochladen" neu einspielen.

#### Wie hinterlege ich Links zu externen Inhalten?

Über das Linkfeld lassen sich externe URLs hinterlegen – z. B. Verlinkungen zu Behörden-Webseiten, zu mehrsprachigen IfSG-Belehrungen oder zu Schulungsvideos auf externen Plattformen.

- Aufruf: Im Linkbereich Plus-Symbol → URL eintragen.
- Anwendungsfälle: IHK-Webseiten mit IfSG-Belehrungen in mehreren Sprachen, behördliche Merkblätter, Hersteller-Videos zur Geräteschulung.
- Wirkung beim Mitarbeiter: Bei der Einladung sieht der Mitarbeiter den hinterlegten Link und kann ihn direkt aufrufen.
- Mehrere Links möglich: Beliebig viele Links lassen sich an einer Schulung hinterlegen.

#### Wie weise ich Benutzer, Benutzergruppen und Kategorien zu?

Im unteren Teil der Schulung legt ihr fest, **wer** potenziell an der Schulung teilnehmen kann. Diese Vorab-Definition ist die Grundlage für alle späteren Einladungen und Schulungstermine.

- Benutzergruppen statt Einzelpersonen: Benutzergruppen sind die robuste Variante – Personalwechsel, Neueinstellungen und Austritte werden automatisch berücksichtigt, ohne dass die Schulung angepasst werden muss.
- Einzelpersonen: Möglich, aber nur für spezielle Einzelfälle empfehlenswert – z. B. spezifische Führungskräfte-Schulungen.
- Kein „Einladungs-Termin": Die hier hinterlegten Personen oder Gruppen sind zunächst **potenzielle Teilnehmer**. Die konkrete Einladung erfolgt erst beim Anlegen des Schulungstermins oder der Online-Schulung.
- Spezifische Schulungsgruppen anlegen: Wenn keine bestehende Benutzergruppe passt, lohnt das Anlegen einer eigenen Gruppe – z. B. „IfSG-Pflicht" mit allen Mitarbeitern, die in hygienesensiblen Bereichen arbeiten.
- Kategorien zuweisen: Über das Kategoriefeld lassen sich Filtertags wie „Pflichtschulung", „Behördenbesuch" oder „Onboarding" zuordnen. Damit lassen sich später Schulungen schnell gruppieren und filtern.
- Empfehlung Kategorie „Behördenbesuch": Analog zum Checklisten-Modul – alle Schulungen markieren, die bei einer Kontrolle vorgelegt werden müssen. Bei einer Behördenprüfung reicht dann ein Filter, um die komplette Schulungsdokumentation aufzurufen.

#### Wann setze ich externe Teilnehmer ein?

Externe Teilnehmer sind Personen, die **nicht** im System als Benutzer angelegt sind, aber dennoch geschult werden müssen – z. B. Mitarbeiter externer Spülküchen oder Zeitarbeitsfirmen.

- Anwendungsfall: Fremdpersonal, das in hygienesensiblen Bereichen eures Betriebs arbeitet und nachweislich geschult sein muss.
- Verantwortlichkeit: Auch wenn das externe Personal nicht euer Arbeitnehmer ist, müsst ihr im Hygienebereich nachweisen können, dass alle Tätigen unterwiesen wurden – unabhängig davon, ob die Schulung durch euch oder durch die externe Firma erfolgte.
- Anlegen externer Teilnehmer: Entweder direkt aus der Schulung heraus oder zentral unter `Schulungen → Externe Teilnehmer`.
- Manuelle Pflege: Externe Teilnehmer haben keinen System-Account und keine automatische Erinnerung. Sie müssen manuell zugeordnet, geschult und ggf. nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auch wieder entfernt werden.
- Einschränkung: Externe Teilnehmer können **nur** an Präsenzschulungen teilnehmen – keine Online-Schulungen, da sie keinen Account haben.
- Nachweisbarkeit: Auch ohne Account lässt sich für externe Teilnehmer ein Schulungsnachweis im System ablegen – wichtig für Behördenkontrollen.

#### Fazit

Mit dem Anlegen der Schulung legt ihr die Vorlage für alle späteren Schulungstermine und Online-Schulungen fest. Drei Punkte sind dabei besonders wichtig: Erstens, **rechtskonforme Benennung und vollständiger Schulungsinhalt** – beides erscheint später auf dem Zertifikat und ist die Grundlage für Behörden- und Audit-Konformität. Wer hier nachlässig arbeitet, schafft sich später Erklärungsbedarf. Zweitens, **sinnvoller Einladungsvorlauf von 60 bis 90 Tagen** – damit haben Mitarbeiter ausreichend Zeit für die Wiederholung, ohne in einen Dauer-Schulungsmodus zu geraten. Drittens, **Benutzergruppen statt Einzelpersonen für die potenziellen Teilnehmer** – das macht die Schulung robust gegenüber Personalwechseln und reduziert den Pflegeaufwand erheblich. Wer beim Anlegen sauber arbeitet, schafft sich einen Schulungspool, der über Jahre hinweg automatisiert läuft und im Ernstfall genau das liefert, was bei einer Kontrolle erwartet wird: einen lückenlosen, nachvollziehbaren Schulungsnachweis für alle relevanten Mitarbeiter.