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title: "Erste Schritte im TA Modul"
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#### Themenübersicht

- Was ist das Schulungsmodul (TA) und wofür ist es gedacht?
- Wie funktionieren Präsenzschulungen in QMSpot?
- Wie sind Online-Schulungen entstanden und wie unterscheiden sie sich von E-Learning?
- Wie läuft eine Online-Schulung heute ab?
- Welche Mehrsprachen-Möglichkeiten gibt es?
- Wie funktionieren Gültigkeit und automatische Erinnerung?
- Wie ist das Schulungsmodul aufgebaut?
- Welche Voraussetzung muss ich erfüllen, damit das Modul sinnvoll nutzbar ist?


Sollte das Video beim Abspielen eine schlechte Qualität haben, dann geh bitte unten über das Zahnrad-Symbol im Player in die Einstellungen und erhöhe die Wiedergabequalität. Die Einstellung „Auto“ sollte das für Dich beste Ergebnis liefern.

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### Was ist das Schulungsmodul (TA) und wofür ist es gedacht?

Das Schulungsmodul – intern als **TA** (Training Administration) bezeichnet – verwaltet alle Schulungen, die in eurem Betrieb regelmäßig durchgeführt werden müssen. Es deckt sowohl die klassische Präsenzschulung als auch moderne Online-Schulungen ab und übernimmt die komplette Verwaltung von Einladungen, Teilnehmernachweisen, Zertifikaten und Wiederholungsterminen.

- Zweck: Zentrale Verwaltung sämtlicher schulungsbezogener Vorgänge im Betrieb.
- Schulungsarten: Präsenzschulung und Online-Schulung – beide Varianten lassen sich im Modul abbilden.
- Kernfunktion: Automatisierte Terminierung, Wiedereinladung und Zertifikatsverwaltung statt manueller Excel-Listen.
- Pflichtschulungen: Insbesondere für Hygiene, Infektionsschutzgesetz (IfSG), Arbeitssicherheit und vergleichbare Themen mit regelmäßigem Wiederholungsturnus.
- Nachweisführung: Alle Schulungen, Teilnehmer und Zertifikate sind jederzeit abrufbar – auch für externe Kontrollen.

#### Wie funktionieren Präsenzschulungen in QMSpot?

Die Präsenzschulung ist die ursprüngliche Schulungsform im System. Sie bildet den klassischen Ablauf einer geplanten, terminierten Schulung mit anwesenden Teilnehmern digital ab.

- Termin anlegen: Im System wird ein Schulungstermin mit Datum, Ort, Dozent und Schulungsinhalt angelegt.
- Einladung der Teilnehmer: Aus dem Mitarbeiterpool werden gezielt Personen oder Benutzergruppen ausgewählt. Diese erhalten eine E-Mail-Einladung.
- Zu- oder Absage: Die Teilnehmer reagieren auf die Einladung – die Teilnehmerliste füllt sich automatisch mit allen Zusagen.
- Durchführung vor Ort: Am Schulungstag wird die ausgedruckte Teilnehmerliste mitgeführt, alle anwesenden Personen unterschreiben. Nachzügler können handschriftlich ergänzt werden.
- Nachweis hochladen: Die unterschriebene Teilnehmerliste wird als Foto oder PDF in QMSpot hochgeladen.
- Automatische Zertifikate: Alle Teilnehmer erhalten ihr individuelles Schulungszertifikat – mit Schulungsinhalt, Dozent, Datum und allen relevanten Daten.
- Dauerhafte Verfügbarkeit: Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf ihre Zertifikate im System.

#### Wie sind Online-Schulungen entstanden und wie unterscheiden sie sich von E-Learning?

Mit der Zeit kam der Bedarf auf, Mitarbeiter individuell und ortsunabhängig zu schulen. Daraus entstand die Online-Schulung – sie ist aber bewusst **kein** klassisches E-Learning.

- Ursprung: Mitarbeiter sollten am eigenen Arbeitsplatz oder Endgerät schulungsrelevante Videos und Dokumente durchgehen, statt nur in Präsenzschulungen unterwiesen zu werden.
- Erste Umsetzung: Schulungen wurden über das Checklistensystem mit verknüpften Videos abgebildet. Das brachte aber neue Probleme – insbesondere bei der Terminverwaltung individueller Wiederholungstermine.
- Refactoring: Nach Rückkopplung mit Großkunden wurde das Modul grundlegend überarbeitet. Die heutige Online-Schulung läuft nicht mehr über Checklisten, sondern als eigenständiger Schulungstyp.
- Abgrenzung zu E-Learning: Eine eigenständige E-Learning-Plattform mit interaktiven Lerneinheiten und automatischen Wissensabfragen ist QMSpot nicht – und ist auch nicht ausschließlich als solche geplant.
- Anbindung an externe E-Learning-Plattformen: Es gibt eine Kooperation mit einer externen E-Learning-Plattform. Über die Anbindung wird der Mitarbeiter nahtlos in das externe System geleitet, schließt dort die Schulung ab, und der Erledigungsstatus fließt automatisch in QMSpot zurück.
- Voraussetzung Anbindung: Zusatzbuchung der externen Plattform erforderlich – die Schulungsinhalte selbst kommen vom externen Partner.

#### Wie läuft eine Online-Schulung heute ab?

In der heutigen Form ist die Online-Schulung ein klar strukturierter Ablauf: Video schauen, Dokument lesen, Wissen bestätigen, Zertifikat erhalten. Die wichtigste Neuerung ist die individuelle Gültigkeitsrechnung pro Mitarbeiter.

- Aufbau einer Online-Schulung: Schulungsdaten anlegen → Online-Schulung definieren → Schulungsinhalt (Video, PDF, Hinweise) hinterlegen.
- Verpflichtende Bestandteile: Es lassen sich Pflichtbestandteile festlegen – z. B. „Schulung kann nur abgeschlossen werden, wenn das Video vollständig angesehen wurde".
- Mitarbeiter führt die Schulung durch: Mitarbeiter ruft die Schulung in QMSpot auf → schaut sich das hinterlegte Video an → liest die hinterlegten Dokumente → bestätigt mit Unterschrift.
- Zertifikat: Nach Abschluss wird ein druckbares Zertifikat erzeugt und im Schulungsstand des Mitarbeiters hinterlegt.
- Individuelle Gültigkeit: Ab dem Abschlussdatum läuft die Gültigkeit der Schulung – z. B. 365 Tage. Jeder Mitarbeiter hat damit seinen **eigenen** Schulungs-Zyklus.

#### Welche Mehrsprachen-Möglichkeiten gibt es?

Eine zentrale Funktion der Online-Schulungen ist die Mehrsprachigkeit. Damit lassen sich Schulungsinhalte für Mitarbeiter unterschiedlicher Muttersprachen abbilden, ohne separate Schulungs-Konstrukte zu pflegen.

- Mehrere Sprachversionen pro Schulung: Für jede unterstützte Sprache lassen sich eigene Videos und Dokumente hinterlegen.
- Automatische Sprachzuordnung: Loggt sich ein Mitarbeiter mit der Spracheinstellung Englisch ein, sieht er die englische Version. Bei Deutsch entsprechend die deutsche.
- Anwendungsfall: In Betrieben mit internationalem Personal lassen sich Schulungsinhalte einmalig pflegen und dennoch sprachgerecht ausspielen.
- Trennschärfe der Schulungsstände: Trotz unterschiedlicher Sprachvarianten zählt die Schulung als **eine** Schulung – der Schulungsstand ist mitarbeiterbezogen, nicht sprachbezogen.

#### Wie funktionieren Gültigkeit und automatische Erinnerung?

Im Gegensatz zur klassischen Präsenzschulung mit fixen Schulungsterminen läuft die Gültigkeit jeder Online-Schulung individuell pro Mitarbeiter. Das System übernimmt die komplette Wiedereinladung automatisch.

- Gültigkeitsdauer: Bei der Schulung wird hinterlegt, wie lange ein Abschluss gültig ist – typischerweise 365 Tage (jährlich) oder 730 Tage (zweijährlich).
- Ablauf am Beispiel: Mitarbeiter schließt die Schulung am 11. Januar 2024 ab → Gültig bis 10. Januar 2025 → Rechtzeitige Erinnerung an die Wiederholung.
- Automatische Wiedereinladung: Das System informiert den Mitarbeiter, wenn die Schulung erneut fällig wird. Keine manuelle Terminplanung mehr erforderlich.
- Verwaltungsaufwand reduziert: Statt Schulungstermine manuell zu planen und zu organisieren, lassen sich Schulungsstände im Dashboard nur noch **überwachen**.
- Realistischer Schulungsstand: 100 % Schulungsabdeckung ist nur kurzzeitig erreichbar (gleich nach einer Initialschulung aller Mitarbeiter). Im Normalbetrieb sind Werte um 80–90 % realistisch – durch Krankheit, Mutterschutz, Neueinstellungen und individuelle Wiederholungs-Zyklen.

#### Wie ist das Schulungsmodul aufgebaut?

Das Schulungsmodul ist in sechs Hauptbereiche gegliedert. Diese Übersicht hilft beim Einstieg – die einzelnen Funktionen werden in den nachfolgenden Webcasts im Detail erklärt.

- Dashboard: Zentrale Übersicht über aktuelle Schulungsstände, anstehende Termine, überfällige Schulungen und Schulungsabdeckung in Prozent.
- Schulungen: Die Basis – hier werden alle Schulungen mit Inhalt, Materialien, Verlinkungen und Zielgruppe angelegt.
- Schulungstermine: Aus einer bereits angelegten Schulung wird hier der konkrete Termin abgeleitet – als Präsenzschulung oder Online-Schulung. Auch Pflicht-Foto-Uploads (z. B. für Führerschein-Kontrollen oder Erste-Hilfe-Nachweise) lassen sich hier konfigurieren.
- Schulungsstände: Wahlweise nach Benutzer oder nach Schulung filterbar. Für jeden Mitarbeiter sichtbar, welche Schulungen aktuell und welche überfällig sind. Exportfunktion für Audits und Behördenkontrollen vorhanden.
- Externe Teilnehmer: Bereich für nicht im System registrierte Personen – z. B. Mitarbeiter externer Spülküchen oder Zeitarbeitsfirmen. Hier lassen sich Stammdaten pflegen und alte Datensätze nach Ende der Aufbewahrungsfrist gezielt löschen.
- Stammdaten: Dozenten und Schulungsorte werden hier zentral hinterlegt. Beides ist auch direkt beim Anlegen einer Schulung möglich – wer es vorab pflegt, beschleunigt das spätere Anlegen einzelner Schulungstermine.

#### Welche Voraussetzung muss ich erfüllen, damit das Modul sinnvoll nutzbar ist?

Das Schulungsmodul lohnt sich nur dann, wenn Mitarbeiter mit **persönlichen Accounts** im System arbeiten. Sammel- oder Gruppenaccounts machen die Schulungslogik wirkungslos.

- Voraussetzung Einzelaccounts: Jeder Mitarbeiter braucht einen eigenen Account, damit Schulungsstände, Zertifikate und individuelle Gültigkeiten korrekt geführt werden können.
- Sammelaccounts ungeeignet: Bei Sammelaccounts lässt sich nicht nachvollziehen, welcher Mitarbeiter welche Schulung absolviert hat – die zentrale Funktion des Moduls wird damit ausgehebelt.
- Hybride Modelle: Großkunden setzen oft eine Mischung ein – Sammelaccounts für operatives Tagesgeschäft an den Standorten, persönliche Accounts ausschließlich für die Schulungsdurchführung.
- Kostenwirkung: Mehr persönliche Accounts bedeuten höhere Lizenzkosten. Dem gegenüber steht die deutliche Verwaltungsentlastung durch automatisierte Schulungsplanung – hier ist eine betriebsspezifische Abwägung sinnvoll.

**Tipp:** Vor der Einführung des Schulungsmoduls solltet ihr klären, ob ihr eure Mitarbeiterstruktur auf persönliche Accounts umstellen wollt. Eine schrittweise Einführung – z. B. zuerst nur Führungskräfte mit persönlichen Accounts, später schichtweise die operativen Mitarbeiter – ist ein bewährter Weg.

#### Fazit

Das Schulungsmodul nimmt euch einen erheblichen Teil der Verwaltungsarbeit ab, die mit Pflichtschulungen verbunden ist – von der Einladung über die Durchführung bis zur Erinnerung an die Wiederholung. Drei Punkte sind beim Einstieg entscheidend: Erstens, **Präsenz- und Online-Schulungen sinnvoll kombinieren** – die Wahl der Schulungsart hängt vom Schulungsinhalt und vom Personal ab, beide Varianten haben ihre Berechtigung. Zweitens, **die individuelle Gültigkeit ist der Kern der Online-Schulungen** – wer das verinnerlicht, versteht, warum eine 100-%-Schulungsquote im Alltag selten erreichbar ist und welche Werte im Dashboard realistisch sind. Und drittens, **das Modul lebt von persönlichen Accounts** – ohne diese Voraussetzung lässt sich die volle Wirkung nicht entfalten. Wer beim Einstieg ehrlich prüft, ob die eigene Mitarbeiterstruktur und Lizenzplanung dazu passt, schafft sich ein System, das im Alltag echte Entlastung bringt – und im Ernstfall einer Behördenkontrolle die saubere, lückenlose Dokumentation liefert, die heute mehr denn je erwartet wird.