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title: "Schulungsstände anzeigen"
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#### Themenübersicht

- Wo sehe ich, wer welche Schulung durchgeführt hat?
- Wie sieht die Schulungsstand-Ansicht für Standortleitungen aus?
- Wie betrachte und drucke ich Zertifikate?
- Welche Ansicht reicht bei Behördenkontrollen aus?
- Warum ist ein sauberer Mitarbeiterstamm so wichtig?
- Welche zusätzlichen Funktionen habe ich als Admin?
- Wie exportiere ich Schulungsstände als CSV?
- Wie nutze ich eine Pivot-Tabelle für regelmäßige Auswertungen?
- Was ändert sich durch die multiple Standortzuweisung an Schulungen?
- Wie funktionieren Schulungsfälligkeiten im Dashboard?
- Wann nutze ich externe Teilnehmer und wie pflege ich Stammdaten?
- Welche Voraussetzungen muss mein Betrieb erfüllen?
- Welche E-Learning-Anbindung ist in Vorbereitung?


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### Wo sehe ich, wer welche Schulung durchgeführt hat?

Die Schulungsstände sind das zentrale Auswertungswerkzeug im Schulungsmodul. Sie zeigen, welche Mitarbeiter welche Schulungen abgeschlossen haben, welche noch offen sind und wie hoch die Schulungsabdeckung im Betrieb tatsächlich ist.

- Aufruf: `Schulungen → Schulungsstände`.
- Reiter Benutzer: Zeigt pro Mitarbeiter, wie viele Schulungen abgeschlossen sind – z. B. „2 von 2" oder „1 von 3".
- Reiter Schulungen: Zeigt pro Schulung, wie viele Mitarbeiter daran teilgenommen haben und wie viele noch offen sind.
- Reiter Externe Teilnehmer: Eigene Übersicht für externe Personen, die nicht im System als Benutzer angelegt sind (z. B. Mitarbeiter externer Spülküchen oder Zeitarbeitsfirmen).
- Drilldown: Per Klick auf einen Benutzer-Eintrag öffnen sich dessen einzelne Schulungen mit den jeweiligen Zertifikaten.

#### Wie sieht die Schulungsstand-Ansicht für Standortleitungen aus?

Standortleitungen mit dem Recht auf Schulungsstände sehen eine etwas reduziertere Ansicht als Admins – die Funktionen für den Tagesbetrieb sind aber vollständig verfügbar.

- Sichtbarer Umfang: Schulungen und Benutzer der eigenen Standorte werden vollständig angezeigt.
- Funktionsumfang: Schulungsstände einsehen, Zertifikate anzeigen und drucken, Filter setzen.
- Zweck: Standortleitungen können vor Ort jederzeit prüfen, ob ihre Mitarbeiter ordnungsgemäß geschult sind – und im Falle einer Behördenkontrolle direkt die nötigen Nachweise vorlegen.

#### Wie betrachte und drucke ich Zertifikate?

Für jede abgeschlossene Schulung wird automatisch ein Zertifikat erzeugt, das jederzeit im System abrufbar ist. Die meisten Behörden akzeptieren bereits die Bildschirmansicht – für die formale Aushändigung lässt sich aber auch eine druckfertige PDF-Variante erzeugen.

- Schnellansicht: Im Benutzer-Detail auf das jeweilige Zertifikat klicken – Inhalt wird direkt angezeigt.
- Druckvariante: Über „Drucken" erscheint die formale PDF-Variante mit Firmenlogo (aus der Druckvorlage), Schulungsinhalt, Schulungsdatum, Dozent und Gültigkeit.
- Online-Schulung – Besonderheit: Hier ist zusätzlich die digitale Unterschrift des Mitarbeiters Teil des Zertifikats.
- Präsenzschulung – Besonderheit: Hier ist das Zertifikat um den Dozenten erweitert. Die Bestätigung der tatsächlichen Teilnahme erfolgt zusätzlich über die hochgeladene unterschriebene Teilnehmerliste.

#### Welche Ansicht reicht bei Behördenkontrollen aus?

Für die meisten Behördenkontrollen ist die digitale Schulungsstand-Ansicht im System bereits ausreichend – ein zusätzliches Ausdrucken oder Bereitstellen von PDFs ist meist nicht erforderlich.

- Anschauungsweise im Audit: Per Klick auf die Schulungsstände gelangt der Prüfer in die Schulungsübersicht und sieht direkt, welche Mitarbeiter wie geschult sind.
- Typische Prüferfrage: „Warum fehlen bei dieser Schulung Mitarbeiter?" – die Antwort lässt sich über die Mitarbeiterhistorie (z. B. Krankheit, Mutterschutz) direkt nachweisen.
- Empfohlene Filter: Über die Filterung nach Schulung lässt sich auf Schulungsniveau zeigen, welche Schulungen wie hoch besetzt sind.
- Bei Bedarf PDF: Wenn ein Prüfer eine Ausdruck-Variante fordert, kann jederzeit über das Druck-Symbol das Zertifikat als PDF erzeugt werden.

#### Warum ist ein sauberer Mitarbeiterstamm so wichtig?

Schulungsstände sind nur so aussagekräftig wie der Mitarbeiterstamm dahinter. Wenn inaktive Mitarbeiter weiterhin als aktiv im System geführt werden, verfälscht das die Schulungsquote dauerhaft.

- Inaktive Mitarbeiter setzen: Mitarbeiter im Mutterschutz, Elternzeit, Langzeitkrankheit oder nach Austritt **konsequent** auf inaktiv setzen.
- Wirkung: Inaktive Mitarbeiter zählen nicht mehr in die Schulungsabdeckung – ihre offenen Schulungen werden aus dem Soll-Stand herausgerechnet.
- Wiederaktivierung: Sobald die Person zurückkehrt, lässt sie sich wieder auf aktiv setzen. Alle Schulungen, die in der Zwischenzeit fällig wurden, müssen vor Wiederaufnahme der Tätigkeit nachgeholt werden.
- Bei langen Pausen: Mitarbeiter, die nach 3–4 Monaten oder gar nach Jahren (z. B. Elternzeit) zurückkehren, brauchen häufig mehrere fällige Schulungen gleichzeitig – diese müssen erst vollständig durchlaufen werden, bevor sie wieder im schulungspflichtigen Bereich arbeiten dürfen.

**Hinweis:** Eine 100-%-Schulungsquote über das ganze Jahr ist im Normalbetrieb nicht erreichbar – durch Wechsel, Neueinstellungen, individuelle Schulungszyklen und Pausen liegt ein realistischer Wert dauerhaft bei 80–95 %. Wer auf 100 % besteht, optimiert am Ende eine Zahl, nicht das tatsächliche Schulungsniveau.

#### Welche zusätzlichen Funktionen habe ich als Admin?

Im Admin-Account ist die Schulungsmodul-Ansicht deutlich breiter aufgestellt. Insbesondere das Dashboard liefert auf einen Blick alle relevanten Kennzahlen.

- Dashboard-Übersicht: Schulungsabdeckung in Prozent, offene Schulungstermine, durchgeführte Schulungen, Schulungsfähigkeit der Mitarbeiter.
- Zusätzliche Sicht externe Teilnehmer: Im Dashboard sind auch die externen Teilnehmer in die Auswertung integriert.
- Filter auf Standorte: Admins können standortübergreifend filtern – nützlich bei Mehrstandort-Betrieben für den Vergleich zwischen Filialen.
- CSV-Export: Vollständiger Export der Schulungsstände (siehe nächster Abschnitt).

#### Wie exportiere ich Schulungsstände als CSV?

Über den CSV-Export lassen sich alle Schulungsstände in einer Tabellenkalkulation weiterverarbeiten. Das ist besonders bei größeren Betrieben mit eigenen Auswertungsbedarfen sinnvoll.

- Aufruf: Im Schulungsstand-Bereich Benutzer auf das Export-Symbol klicken → CSV-Datei wird erzeugt und steht zum Download bereit.
- Inhalt der Datei: Pro Zeile eine Kombination aus Schulungsname, Region, Standort, Mitarbeitername und Abschlussdatum.
- Status nicht-abgeschlossener Schulungen: Bei noch nicht durchgeführten Schulungen erscheint im Datumsfeld der Wert „0" – damit lassen sich offene Schulungen schnell ausfiltern.
- Filterbarkeit: In Excel oder vergleichbaren Tools lassen sich die Daten weiter aggregieren – z. B. nach Region oder Standort.

#### Wie nutze ich eine Pivot-Tabelle für regelmäßige Auswertungen?

Wer regelmäßig Schulungsauswertungen erstellt, sollte einmalig eine Pivot-Tabelle anlegen und sie immer wieder mit aktuellen CSV-Daten füllen. Das spart erheblich Aufwand gegenüber jeder Einzelauswertung.

- Einmalige Vorbereitung: Pivot-Tabelle mit den gewünschten Filtern und Auswertungen erstellen – z. B. nach Standort, nach Schulungsart oder nach Quartal.
- Speichern als Vorlage: Die Pivot-Tabelle mit definierten Filtern und Layouts speichern.
- Wiederkehrende Nutzung: Bei der nächsten Auswertung einfach die aktuelle CSV-Datei einfügen → Pivot-Tabelle aktualisieren → Auswertung ist sofort verfügbar.
- Anwendungsfall: Quartalsweise Vorstandsberichte, Behörden-Vorbereitung, interne Kennzahlen-Pflege.

#### Was ändert sich durch die multiple Standortzuweisung an Schulungen?

Mit einem Update wurde die Möglichkeit eingeführt, einer Schulung **mehrere Standorte** zuzuweisen. Damit lässt sich eine Schulung gezielt auf bestimmte Standorte beschränken, statt sie global allen Standorten zur Verfügung zu stellen.

- Bisheriges Verhalten: Schulungen ohne Standortzuweisung waren global gültig.
- Neues Verhalten: Schulungen können gezielt einem oder mehreren Standorten zugewiesen werden.
- Bestandsschulungen prüfen: Bei bereits angelegten Schulungen prüfen, ob eine Standortzuweisung erfolgt ist. Schulungen ohne Standortzuweisung sind in der gefilterten Standortansicht nicht mehr sichtbar.
- Sichtbarkeit der Schulungen ohne Standort: Diese erscheinen erst, wenn der Standortfilter komplett deaktiviert wird.
- Konsequenz für Mitarbeiter: Mitarbeiter mit Standortzuweisung sehen ausschließlich Schulungen, die ihrem Standort zugewiesen sind – Schulungen ohne Standortzuweisung sind für sie unsichtbar.

**Hinweis:** Eine Schulung ohne Standortzuweisung wird Benutzern mit Standortzuweisung nicht angezeigt. Wer nach dem Update feststellt, dass plötzlich Schulungen bei bestimmten Mitarbeitern fehlen, sollte zuerst die Standortzuweisung der Schulung prüfen.

#### Wie funktionieren Schulungsfälligkeiten im Dashboard?

Im Dashboard erscheinen Schulungsfälligkeiten, sobald Mitarbeiter zur nächsten Wiederholung anstehen. Der Zeitpunkt richtet sich nach dem in der Schulung hinterlegten Einladungsvorlauf.

- Trigger der Anzeige: Mitarbeiter erscheinen in den Schulungsfälligkeiten, sobald der konfigurierte Einladungsvorlauf erreicht ist. Beispiel: Intervall 2 Jahre, Vorlauf 90 Tage → Mitarbeiter erscheint 90 Tage vor Fälligkeit in der Liste.
- Manuelle Verwaltung der Präsenzschulung: Bei Präsenzschulungen müsst ihr aktiv neue Schulungstermine anlegen und die fälligen Mitarbeiter einladen.
- Automatische Verwaltung der Online-Schulung: Bei Online-Schulungen erzeugt das System die Folgetermine automatisch – ohne manuelles Zutun.
- Reaktion bei längeren Lücken: Wenn Mitarbeiter trotz Erinnerung nicht teilnehmen, müssen sie aktiv nachgeschult werden – sonst dürfen sie ihre Tätigkeit ggf. nicht ausüben.

#### Wann nutze ich externe Teilnehmer und wie pflege ich Stammdaten?

Externe Teilnehmer sind nicht im System als Benutzer angelegt, müssen aber dennoch nachweisbar geschult sein. Stammdaten (Dozenten und Schulungsorte) erleichtern die Pflege wiederkehrender Präsenzschulungen.

- Anwendungsfall externe Teilnehmer: Fremdpersonal wie Mitarbeiter externer Spülküchen, Zeitarbeitsfirmen oder Subunternehmer. Auch eine eintägige Erstunterweisung lässt sich darüber dokumentieren.
- Pflege externer Teilnehmer: Manuell anlegen, manuell pflegen – es gibt keine automatische Erinnerung. Aufbewahrungsfristen aktiv beachten und alte Datensätze gezielt entfernen.
- Stammdaten Dozenten: Im Tab Dozenten alle internen und externen Schulungsleiter mit ihren Namen hinterlegen – damit erscheinen sie automatisch in der Auswahl beim Anlegen eines Schulungstermins.
- Stammdaten Schulungsorte: Räumliche Orte hinterlegen, an denen Schulungen stattfinden – z. B. „Konferenzraum 2" oder eine bestimmte Filiale.
- Wichtig zur Unterscheidung: Schulungsorte sind **nicht** identisch mit Standorten. Standorte sind eure betrieblichen Einheiten, Schulungsorte sind die konkreten räumlichen Positionen, an denen geschult wird.
- Empfehlung Benennung: Bei mehreren Filialen mit der Filialnummer arbeiten und z. B. „Filiale 123 – Stadtname" benennen. Damit ist später auf jedem Zertifikat eindeutig nachvollziehbar, wo die Schulung tatsächlich durchgeführt wurde.

#### Welche Voraussetzungen muss mein Betrieb erfüllen?

Das Schulungsmodul setzt **persönliche Benutzeraccounts** voraus. Sammelaccounts machen die Schulungslogik wirkungslos und sollten nicht eingesetzt werden, wenn das Modul produktiv genutzt werden soll.

- Voraussetzung Einzelaccounts: Jeder Mitarbeiter, der geschult werden soll, braucht einen eigenen Account.
- Begründung: Schulungsstände, Zertifikate und individuelle Gültigkeiten sind benutzergebunden. Ohne persönlichen Account kann das System nicht zuordnen, wer welche Schulung durchgeführt hat.
- Keine Workarounds: Anders als in manchen anderen Modulen gibt es im Schulungsmodul **keinen** Zwischenweg über Sammelaccounts.
- Kosten-Nutzen-Abwägung: Mehr persönliche Accounts bedeuten höhere Lizenzkosten. Dem gegenüber steht die erhebliche Verwaltungs-Entlastung durch das automatische Erinnerungssystem.
- Hybrid-Modell: Möglich ist auch der Mix – Sammelaccounts für operatives Tagesgeschäft, persönliche Accounts ausschließlich für die Schulungsdurchführung.

#### Welche E-Learning-Anbindung ist in Vorbereitung?

Eine echte E-Learning-Funktion mit Multiple-Choice-Fragen und automatischer Wissensabfrage ist im Schulungsmodul **aktuell nicht** enthalten. In Vorbereitung ist allerdings die Anbindung an einen externen E-Learning-Dienstleister.

- Aktueller Stand: Online-Schulungen funktionieren nach dem Selfmanage-Learning-Prinzip – Material anschauen, Inhalt selbst durchgehen, mit Unterschrift bestätigen. Rechtlich ausreichend für die meisten Pflichtschulungen.
- Geplante Anbindung: Mit einem externen E-Learning-Partner wird zukünftig eine direkte Verlinkung möglich sein. Mitarbeiter wechseln über QMSpot in die E-Learning-Plattform, durchlaufen dort die Schulung mit Wissensabfrage und kehren mit dokumentiertem Erledigungsstatus zurück.
- Zusatzbuchung erforderlich: Die externe Plattform ist nicht Teil der Standard-Lizenz – zusätzliche Kosten für die externe Schulungslösung.
- Eigene E-Learning-Funktion: Eine native E-Learning-Funktion direkt in QMSpot mit Multiple-Choice-Tests ist langfristig in der Planung, aber zeitlich nicht festgelegt.

#### Fazit

Mit den Schulungsständen schließt sich der Kreis des Schulungsmoduls – von der angelegten Schulung über die Durchführung bis zur strukturierten Auswertung habt ihr ein komplettes System, das eure Schulungslandschaft automatisiert verwaltet. Drei Punkte sind beim produktiven Einsatz besonders wichtig: Erstens, **sauberer Mitarbeiterstamm als Grundvoraussetzung** – inaktive Mitarbeiter konsequent inaktiv setzen, sonst wird jede Schulungsquote verfälscht. Zweitens, **CSV-Export mit Pivot-Tabelle für regelmäßige Auswertungen** – wer einmal eine gute Vorlage erstellt, spart bei jeder Folgeauswertung erheblich Zeit. Und drittens, **realistische Erwartungen an die Schulungsquote** – 100 % sind im laufenden Betrieb mit Wechseln, Krankheit und individuellen Zyklen nicht dauerhaft erreichbar. Werte um 80–95 % sind nicht nur normal, sondern in den meisten Branchen das Zeichen eines funktionierenden Systems. Wer das verinnerlicht und das Modul mit der nötigen Disziplin pflegt, schafft sich ein Schulungsmanagement, das im Alltag echte Entlastung bringt und bei jeder Kontrolle die saubere, lückenlose Dokumentation liefert, die heute erwartet wird.