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title: "Schulungstermine erstellen & verwalten"
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#### Themenübersicht

- Wie unterscheiden sich Online- und Präsenzschulung in der Anlage?
- Wie hinterlege ich Material und Sprachvarianten an einer Schulung?
- Was bedeutet „optional" beim Material und gibt es eine SCORM-Datei?
- Wie lege ich einen Online-Schulungstermin an?
- Welche Rolle spielen Startdatum und Einladungsvorlauf?
- Wie funktioniert der Pflicht-Bildupload bei Online-Schulungen?
- Welche Rechte braucht ein Mitarbeiter, um Schulungen zu sehen?
- Warum gibt es eine Aktualisierungs-Verzögerung im Schulungsmodul?
- Wie führt ein Mitarbeiter eine Online-Schulung durch?
- Wie funktioniert die Sprachzuweisung beim Mitarbeiter?
- Welches Videoformat sollte ich verwenden?
- Wie lege ich eine Präsenzschulung an?
- Wie nutze ich den Einladungswizard für viele Mitarbeiter?
- Wie funktionieren Teilnehmerliste und Zertifikate vor und nach der Schulung?
- Wie schließe ich eine Präsenzschulung ab?
- Was sind die Vor- und Nachteile von Online und Präsenz?


Sollte das Video beim Abspielen eine schlechte Qualität haben, dann geh bitte unten über das Zahnrad-Symbol im Player in die Einstellungen und erhöhe die Wiedergabequalität. Die Einstellung „Auto“ sollte das für Dich beste Ergebnis liefern.

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### Wie unterscheiden sich Online- und Präsenzschulung in der Anlage?

Beide Schulungsarten basieren auf derselben angelegten **Schulung** (Vorlage), unterscheiden sich aber in der Durchführung. Aus einer Schulung lässt sich beliebig oft entweder ein Online-Schulungstermin oder ein Präsenz-Schulungstermin ableiten.

- Gemeinsame Grundlage: Beide Varianten greifen auf dieselbe Schulungsvorlage zurück – mit identischem Schulungsinhalt und identischer Zertifikatsgrundlage.
- Online-Schulungen: Mitarbeiter führen die Schulung selbständig am eigenen Endgerät durch – Video schauen, Material lesen, unterschreiben.
- Präsenzschulungen: Mitarbeiter werden zu einem festen Termin an einen Ort eingeladen und nehmen vor Ort an der Schulung teil.
- Empfehlung bei wiederkehrenden Schulungen: Online-Schulungen sind im Alltag flexibler – jeder Mitarbeiter durchläuft sie in seinem eigenen Rhythmus, ohne dass ein gemeinsamer Stichtag organisiert werden muss.
- Empfehlung bei komplexen Inhalten: Präsenzschulungen eignen sich besser, wenn die Schulung Diskussion, Rückfragen oder praktische Übungen erfordert.

#### Wie hinterlege ich Material und Sprachvarianten an einer Schulung?

Im Material-Bereich der Schulung lassen sich Videos und Dokumente hochladen. Bei mehrsprachigen Betrieben können dabei Sprachvarianten pro Datei hinterlegt werden – jeder Mitarbeiter sieht dann automatisch die Variante in seiner Systemsprache.

- Material hinterlegen: An der Schulung im Bereich Material → Datei hochladen.
- Sprachzuweisung: Pro Datei lässt sich eine Sprache hinterlegen (z. B. Deutsch, Englisch, Französisch).
- Standardverhalten ohne Sprachzuweisung: Wenn keine Sprache gesetzt ist, sehen alle Mitarbeiter die Datei unabhängig von ihrer Spracheinstellung.
- Trennscharfes Verhalten mit Sprachzuweisung: Sobald eine Sprache hinterlegt ist, sehen nur Mitarbeiter mit der entsprechenden Systemsprache die Datei. Mehrsprachige Schulungen lassen sich damit sauber für ihre jeweilige Zielgruppe ausspielen.
- Vorteil: Mitarbeiter laufen nicht Gefahr, ein Video in einer Sprache vorgesetzt zu bekommen, die sie nicht verstehen.

#### Was bedeutet „optional" beim Material und gibt es eine SCORM-Datei?

Pro Material lässt sich festlegen, ob die Datei vom Mitarbeiter zwingend angesehen werden muss oder als optional gilt. Eine echte SCORM-Tracking-Funktion gibt es im System nicht.

- Optional aktiviert: Das Material muss nicht angesehen werden – die Schulung kann auch ohne Aufruf abgeschlossen werden.
- Optional deaktiviert: Das Material ist Pflicht – die Schulung lässt sich erst abschließen, wenn alle Pflicht-Materialien aufgerufen wurden.
- Keine SCORM-Datei: Es gibt **kein** technisches Tracking, ob der Mitarbeiter ein Video tatsächlich durchgehend angesehen hat. Auch SCORM würde allerdings nicht verhindern, dass ein Mitarbeiter das Video läuft und parallel etwas anderes tut.
- Verbindlichkeit über Unterschrift: Die rechtliche Absicherung erfolgt nicht über technisches Tracking, sondern über die digitale Unterschrift des Mitarbeiters am Ende: „Ich habe das Material gesehen und verstanden."

#### Wie lege ich einen Online-Schulungstermin an?

Online-Schulungen werden im Schulungsmodul unter dem Reiter „Online-Schulung" angelegt. Pro Schulung lässt sich beliebig oft ein Online-Termin erzeugen.

- Aufruf: `Schulungen → Online-Schulung → Hinzufügen`.
- Schulung auswählen: Die zuvor angelegte Schulung aus dem Dropdown wählen – der Name der Online-Schulung wird automatisch übernommen, lässt sich aber bei Bedarf ergänzen.
- Hinweise an Mitarbeiter: Im Hinweisfeld lassen sich konkrete Anweisungen hinterlegen – z. B. „Bitte das deutsche Video komplett ansehen und am Ende mit Unterschrift bestätigen".

#### Welche Rolle spielen Startdatum und Einladungsvorlauf?

Das Startdatum legt die Fälligkeit der Schulung fest – bis zu diesem Zeitpunkt müssen die Mitarbeiter die Schulung abgeschlossen haben. Der Einladungsvorlauf bestimmt, wie früh sie die Schulung schon durchführen können.

- Startdatum (Fälligkeit): Ab diesem Datum gilt die Schulung als abzuschließen. Mitarbeiter, die bis dahin nicht durchgeführt haben, werden überfällig.
- Zeit bis zum Abschließen: Vorlauf in Tagen, in dem die Mitarbeiter die Schulung bereits durchführen können. Beispiel: Fälligkeit am Monatsende, Vorlauf 30 Tage → Mitarbeiter können ab Monatsanfang starten.
- Unterscheidung zur Stammdaten-Konfiguration: Der Vorlauf an der Schulung selbst (Stammdaten) steuert die **automatischen Einladungen** bei wiederkehrenden Schulungen. Der Vorlauf am Schulungstermin steuert die **konkrete Durchführungs-Frist** dieses Termins.
- Praxisempfehlung: Vorlauf großzügig wählen, damit Krankheit, Urlaub oder andere Unterbrechungen nicht zur Verfristung führen.

#### Wie funktioniert der Pflicht-Bildupload bei Online-Schulungen?

Für bestimmte Schulungsarten lässt sich am Online-Schulungstermin festlegen, dass der Mitarbeiter ein Bild hochladen muss – z. B. ein Zertifikat einer extern durchgeführten Schulung.

- Option Pflichtbild: Am Schulungstermin den Schalter „Bild hochladen" auf Pflicht oder optional setzen.
- Anwendungsfall Ersthelfer-Schulung: Mitarbeiter absolviert die Ersthelfer-Schulung bei einem externen Anbieter → erhält dort ein Zertifikat → fotografiert das Zertifikat → lädt es bei Abschluss der QMSpot-Schulung hoch.
- Wirkung: Der Nachweis ist dauerhaft mit dem Schulungsstand des Mitarbeiters verknüpft und bei Kontrollen abrufbar.
- Alternative optional: Bilder können auch freigestellt hinterlegt werden, falls nicht in jedem Fall ein Beleg erforderlich ist.

#### Welche Rechte braucht ein Mitarbeiter, um Schulungen zu sehen?

Damit ein Mitarbeiter Schulungen aufrufen und durchführen kann, benötigt seine Benutzerrolle das Recht **Zugriff auf Schulungen**. Ohne dieses Recht ist das Schulungsmodul für den Mitarbeiter unsichtbar.

- Rechtevergabe: `Benutzer → Benutzerrolle → Schulungen: Zugriff` aktivieren.
- Wichtige Anpassung: Bei neu angelegten Benutzerrollen oder Mitarbeitern, die noch nicht mit Schulungen gearbeitet haben, ist das Recht häufig nicht standardmäßig gesetzt.
- Ergänzende Rechte: Je nach gewünschtem Funktionsumfang können weitere Schulungs-Rechte vergeben werden – z. B. das Recht zum Einsehen des eigenen Schulungsstands.

#### Warum gibt es eine Aktualisierungs-Verzögerung im Schulungsmodul?

Im Gegensatz zu Checklisten und anderen Ad-hoc-Funktionen aktualisiert sich das Schulungsmodul **nicht** sekündlich. Das ist eine bewusste Designentscheidung, um Systemressourcen zu schonen.

- Aktualisierungs-Intervall: Schulungsdaten werden in größeren Zeitabständen synchronisiert – teilweise bis zu 15 Minuten Verzögerung.
- Begründung: Schulungen sind langfristig angelegte Vorgänge. Eine Schulung, die heute angelegt wird, ist meist erst Tage oder Wochen später relevant – eine sekündliche Aktualisierung wäre unnötig ressourcenintensiv.
- Implikation für den Alltag: Wer eine Schulung anlegt und sie sofort einem Mitarbeiter zuweisen will, sollte mit einer kurzen Verzögerung rechnen, bevor sie im Mitarbeiter-Account sichtbar wird.
- Kein Bug, sondern Verhalten: Wenn eine neu angelegte Schulung nicht sofort erscheint, ist das normales Systemverhalten – nicht das Zeichen eines Problems.

#### Wie führt ein Mitarbeiter eine Online-Schulung durch?

Sobald ein Mitarbeiter zu einer Online-Schulung eingeladen ist, erscheint sie in seinem Schulungs-Dashboard. Der Durchführungsprozess ist klar strukturiert.

- Schulung öffnen: Mitarbeiter klickt im Dashboard auf die anstehende Online-Schulung.
- Material anschauen: Hinterlegte Videos werden im Player abgespielt, hinterlegte Dokumente lassen sich aufrufen.
- Pflicht-Material: Solange Pflicht-Materialien noch nicht aufgerufen wurden, lässt sich die Schulung nicht abschließen.
- Bestätigung mit Unterschrift: Am Ende unterschreibt der Mitarbeiter digital – damit bestätigt er, das Material gesehen und verstanden zu haben.
- Pflicht-Bildupload (falls aktiviert): Vor dem Abschluss muss der erforderliche Bildnachweis hochgeladen werden.
- Abschluss: Mit Klick auf „Abschließen" gilt die Schulung als durchgeführt. Das Zertifikat wird automatisch erzeugt und im Schulungsstand des Mitarbeiters hinterlegt.

#### Wie funktioniert die Sprachzuweisung beim Mitarbeiter?

Sobald an einer Schulung sprachspezifische Materialien hinterlegt sind, entscheidet die **Systemsprache des Mitarbeiters**, welche Variante er sieht.

- Spracheinstellung ändern: Im Mitarbeiter-Account → Dashboard → Einstellungen → Systemsprache umstellen.
- Sprachen aktuell unterstützt: Unter anderem Deutsch und Englisch – weitere Sprachen können je nach Konfiguration verfügbar sein.
- Automatische Materialauswahl: Wechselt der Mitarbeiter z. B. von Deutsch auf Englisch, sieht er beim Aufruf der Schulung automatisch die englische Variante des Materials.
- Mischbetrieb: Material ohne Sprachzuweisung wird allen Mitarbeitern unabhängig von ihrer Sprache angezeigt – nützlich für sprachneutrale Inhalte wie Grafiken oder Sicherheitspiktogramme.

#### Welches Videoformat sollte ich verwenden?

Beim Hochladen von Schulungsvideos ist das Format entscheidend. Ein falsches Format kann dazu führen, dass das Video nicht zuverlässig abspielt.

- Empfohlenes Format: **MP4** – wird von allen Endgeräten und Browsern zuverlässig unterstützt.
- Problematische Formate: Andere Videoformate können beim Upload oder beim Abspielen zu Übertragungsproblemen führen.
- Empfehlung Pre-Upload-Test: Nach dem Hochladen einmal testweise die Schulung aufrufen und prüfen, ob das Video sauber lädt – bevor die Schulung den Mitarbeitern zugewiesen wird.

#### Wie lege ich eine Präsenzschulung an?

Präsenzschulungen werden unter dem Reiter „Schulungstermine" angelegt. Im Gegensatz zur Online-Schulung erfordern sie weitere Angaben zum konkreten Veranstaltungsablauf.

- Aufruf: `Schulungen → Schulungstermine → Hinzufügen`.
- Schulung auswählen: Die zuvor angelegte Schulung aus dem Dropdown wählen.
- Datum und Uhrzeit: Konkrete Terminangabe – z. B. „15. des Monats, 10:00 Uhr".
- Schulungsort: Bestehenden Ort auswählen oder neu anlegen – z. B. „Konferenzraum 2".
- Dozent: Pflichtangabe – erscheint auf jedem Zertifikat als Schulungsleiter.
- Maximale Teilnehmerzahl: Interne Information zur Kapazitätsplanung.
- Notizen: Vorbereitende Hinweise für die Teilnehmer.
- Teilnehmende Standorte: Auswahl der Standorte, deren Mitarbeiter eingeladen werden.

#### Wie nutze ich den Einladungswizard für viele Mitarbeiter?

Wenn an einer Präsenzschulung viele Mitarbeiter teilnehmen sollen oder eine Teilnehmer-Begrenzung gilt, hilft der Einladungswizard bei der gezielten Auswahl.

- Aufruf: Beim Anlegen des Schulungstermins → Einladungswizard.
- Schritt 1 Standortkategorie: Standortgruppe wählen.
- Schritt 2 Standorte: Konkrete Standorte auswählen, die teilnehmen sollen.
- Schritt 3 Benutzergruppe: Aus den am Standort verfügbaren Benutzergruppen die relevante wählen.
- Schritt 4 Einzelpersonen: Innerhalb der gewählten Gruppe die konkreten Personen markieren.
- Anwendungsfall Teilnehmer-Begrenzung: Bei einer Raumkapazität von 20 Personen und 100 Mitarbeitern lassen sich fünf Termine mit je 20 Personen aufteilen.
- E-Mail-Einladungen: Alle Mitarbeiter mit hinterlegter E-Mail-Adresse erhalten eine Einladung mit Möglichkeit zur Zu- oder Absage.

#### Wie funktionieren Teilnehmerliste und Zertifikate vor und nach der Schulung?

Vor der Schulung lassen sich Teilnehmerliste und Zertifikate bereits ausdrucken – damit ist ihr am Schulungstag mit allen Unterlagen vorbereitet.

- Teilnehmerliste vorab drucken: Im Schulungstermin → Teilnehmerliste herunterladen → PDF ausdrucken → am Schulungstag von allen Teilnehmern unterschreiben lassen.
- Nachträgliche Ergänzung: Auf der Teilnehmerliste ist Platz für Mitarbeiter, die kurzfristig dazu kommen – sie können handschriftlich ergänzt und mit unterschrieben werden.
- Zertifikate vorab generieren: Im selben Schritt lassen sich Zertifikate für alle zugesagten Teilnehmer als PDF erzeugen – mit allen relevanten Daten (Schulungsinhalt, Datum, Dozent).
- Aushändigung: Zertifikate können nach der Schulung sofort an die Teilnehmer ausgehändigt werden.

#### Wie schließe ich eine Präsenzschulung ab?

Nach der Durchführung muss die Präsenzschulung im System abgeschlossen werden. Dabei werden tatsächliche Teilnehmer, Abwesende und der unterschriebene Nachweis dokumentiert.

- Aufruf: Schulungstermin öffnen → „Abschließen".
- Tatsächliche Teilnahme prüfen: Das System listet die ursprünglich zugesagten Teilnehmer. Wer nicht erschienen ist, wird abgewählt.
- Nachzügler ergänzen: Teilnehmer, die ohne vorherige Zusage erschienen sind, können nachträglich hinzugefügt werden.
- Schulungsnachweis hochladen: Die unterschriebene Teilnehmerliste wird als Foto oder PDF hochgeladen – das ist der eigentliche Pflicht-Nachweis bei Behördenkontrollen.
- Abschluss: Mit Klick auf „Abschließen" gilt die Schulung für alle markierten Teilnehmer als durchgeführt. Ihr Schulungsstand aktualisiert sich entsprechend.
- Nicht-Teilnehmer planen neuen Termin: Mitarbeiter, die nicht teilgenommen haben, können in einen Folge-Schulungstermin eingeladen werden. Bereits teilgenommene Mitarbeiter werden während der Gültigkeit der Schulung **nicht** erneut eingeladen.

#### Was sind die Vor- und Nachteile von Online und Präsenz?

Bei der Wahl zwischen Online- und Präsenzschulung gilt: Beide Varianten haben ihre Berechtigung, aber bei wiederkehrenden Schulungen ist die Online-Variante meist die effizientere Wahl.

- Online – Vorteil: Kein gemeinsamer Stichtag erforderlich. Jeder Mitarbeiter führt die Schulung in seinem eigenen Rhythmus durch – das System kümmert sich um Wiedereinladungen automatisch.
- Online – Vorteil: Mehrsprachige Materialien automatisch sprachgerecht ausgespielt.
- Online – Nachteil: Keine direkte Möglichkeit zur Rückfrage. Themen mit Diskussionsbedarf gehen verloren.
- Präsenz – Vorteil: Direkter Austausch, Verständnisrückfragen, praktische Übungen möglich.
- Präsenz – Vorteil: Sichtbarer Schulungsabschluss für die Gruppe – fördert Akzeptanz und Verbindlichkeit.
- Präsenz – Nachteil: Gemeinsamer Termin muss organisiert werden. Bei 100 Mitarbeitern mit Schichtbetrieb erheblicher Planungsaufwand.
- Hybrid-Empfehlung: Klassische Pflichtschulungen wie IfSG, Hygieneunterweisung, Datenschutz als Online-Schulung. Komplexe Themen wie Erste Hilfe oder Anti-Diskriminierung als Präsenzschulung.

#### Fazit

Mit dem Anlegen von Schulungsterminen schließt sich der Kreis zwischen der Schulung als Vorlage und der tatsächlichen Schulungsdurchführung. Drei Punkte sind dabei besonders wichtig: Erstens, **bei wiederkehrenden Pflichtschulungen auf Online setzen** – sie nehmen euch die Termin-Choreografie ab und sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter individuell zum richtigen Zeitpunkt geschult ist. Zweitens, **mehrsprachige Materialien sauber pflegen** – mit der sprachgebundenen Materialzuweisung bekommt jeder Mitarbeiter automatisch die richtige Variante, ohne dass ihr separate Schulungen pflegen müsst. Und drittens, **Präsenzschulungen mit der vollständigen Nachweiskette dokumentieren** – Teilnehmerliste vorbereiten, unterschreiben lassen, hochladen, abschließen. Erst der hochgeladene unterschriebene Nachweis macht eine Präsenzschulung im System wirklich vollständig. Wer beim Anlegen und Abschließen sorgfältig arbeitet, schafft sich ein Schulungssystem, das den manuellen Aufwand auf das absolute Minimum reduziert und bei Behördenkontrollen jederzeit eine lückenlose Dokumentation liefert.