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title: "Audits durchführen & abschließen"
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#### Themenübersicht

- Auf welchen Wegen kann ich einen Audit starten?
- Wie sehe ich den Status eines Audits vor und nach dem Start?
- Wie bearbeite ich eine Audit-Liste während der Durchführung?
- Was bedeuten die Bewertungsstufen und die NA-Logik?
- Wann speichere ich zwischen und wann schließe ich eine Audit-Liste endgültig ab?
- Wie erfasse ich Abweichungen und Mängel direkt im Audit?
- Kann ich einen erfassten Mangel im Verlauf des Audits revidieren?
- Wie werden Bewertung, Gewichtung, Wahrscheinlichkeit und Risiko in der Praxis multipliziert?
- Welche Optionen habe ich pro Prüfposition und pro Audit-Liste während der Durchführung?
- Wie pausiere ich einen Audit oder schließe ihn vorzeitig ab?
- Wie lade ich Bilder gesammelt für eine ganze Audit-Liste hoch?


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### Auf welchen Wegen kann ich einen Audit starten?

QMSpot bietet vier verschiedene Wege, einen Audit zu starten. Welcher passt, hängt davon ab, ob der Audit geplant oder spontan durchgeführt wird und wer ihn am Ende ausführen soll.

- Über eine Aufgabe: Audit als Aufgabe einer Person, einer Personengruppe oder einer Benutzergruppe zuweisen. Mit Fälligkeit und Zeitplan – ideal für wiederkehrende Audits, z. B. halbjährlich. Auch Vorlaufzeiten wie „40 Tage vor Fälligkeit sichtbar, 180 Tage Zeitfenster" lassen sich abbilden.
- Über Ad-hoc: Über `Erstellen → Ad-hoc-Audit` direkt starten. Nur Audit-Vorlagen mit aktivierter Ad-hoc-Verfügbarkeit erscheinen in der Auswahl.
- Über QR-Code: Audit-Aufgabe mit einem QR-Code versehen, der von Mitarbeitern vor Ort gescannt wird. Beim Scannen öffnet sich die zugewiesene Aufgabe.
- Über das Dashboard: Im Audit-Modul unter Dashboard sind alle anstehenden Audits sichtbar. Per Klick lässt sich der Audit direkt aufrufen.
- Gemeinsame Ansicht: Unabhängig vom Startweg landet ihr immer in derselben Audit-Ansicht. Erkennbar an der Statusmeldung oben („Audit wurde noch nicht gestartet und kann noch nicht bearbeitet werden") und den nur zwei verfügbaren Symbolen (X zum Schließen, grüner Pfeil zum Starten).

#### Wie sehe ich den Status eines Audits vor und nach dem Start?

Vor dem Start eines Audits ist die gesamte Audit-Vorlage gesperrt – Bearbeitung ist erst möglich, wenn der Audit aktiv gestartet wurde. Der Start wird mit Zeitstempel dokumentiert.

- Vor dem Start: Audit-Listen erscheinen rot. Bearbeitung nicht möglich.
- Start auslösen: Über den grünen Pfeil-Button in der unteren Toolbar.
- Nach dem Start: Im Kopfbereich erscheinen Hygiene-Audit-Bezeichnung, Standort, Startdatum und aktuelle Uhrzeit.
- Statuswechsel der Audit-Listen: Nach dem Start sind alle Audit-Listen orange markiert – Zustand „offen, bearbeitbar".
- Sinn des Zeit-Trackings: Start- und Endzeit werden für jedes Audit getrackt. Damit ist später nachvollziehbar, wie lange ein Audit gedauert hat – relevant z. B. bei mehrtägigen Audits oder im internen Kennzahlen-Reporting.

#### Wie bearbeite ich eine Audit-Liste während der Durchführung?

Audit-Listen werden einzeln aufgerufen und Punkt für Punkt bewertet. Die Reihenfolge ist nicht zwingend – ihr könnt zwischen Audit-Listen springen, solange der Audit insgesamt offen ist.

- Aufruf: Auf die gewünschte Audit-Liste innerhalb eines Bereichs klicken.
- Anzeige der Prüfpositionen: Jede Prüfposition wird mit Bewertungsbuttons (z. B. 2/1/0) und einer NA-Option dargestellt.
- Sortierung: Die im Audit-Aufbau festgelegte Reihenfolge bleibt erhalten – Mitarbeiter arbeiten die Prüfpositionen in der vorgesehenen Logik ab.
- Live-Bewertung: Sobald eine Bewertung gesetzt wird, aktualisiert sich der Gesamtpunktwert oben in der Audit-Liste in Echtzeit.

#### Was bedeuten die Bewertungsstufen und die NA-Logik?

Die Bewertungsskala richtet sich nach der bei der Prüfposition hinterlegten Logik. Bei der typischen Skala 0/1/2 stehen klare Bedeutungen dahinter – ergänzt durch die wichtige NA-Option.

- 2 – Vollständig erfüllt: Volle Punktzahl, Prüfposition wird grün gewertet.
- 1 – Teilweise erfüllt: Halbe Punktzahl, Abwertung im Gesamtergebnis.
- 0 – Nicht erfüllt: Null Punkte, Prüfposition wird mit Mangel und 0 % gewertet.
- Strich – Noch nicht ausgewählt: Prüfposition ist offen und muss bewertet werden.
- NA – Nicht anwendbar (non applicable): Die Prüfposition lässt sich aus einem bestimmten Grund nicht bewerten – z. B. „keine Schränke vorhanden" oder „keine Arbeitsflächen im Lager".
- Pflicht-Kommentar bei NA: Eine NA-Bewertung wird **erst dann** als gültig akzeptiert, wenn ein erläuternder Kommentar eingetragen wird. Beispiel: „Keine Arbeitsflächen vorhanden".
- Auswirkung auf die Gesamtwertung: Eine NA-Bewertung **neutralisiert** die Prüfposition – sie fließt weder positiv noch negativ in das Gesamtergebnis ein. Die maximal erreichbare Punktzahl der Audit-Liste reduziert sich entsprechend.

#### Wann speichere ich zwischen und wann schließe ich eine Audit-Liste endgültig ab?

Audit-Listen lassen sich zwischenspeichern oder final abschließen. Der Unterschied ist gravierend – ein Abschluss ist endgültig.

- Speichern (Speichersymbol unten): Der Bearbeitungsstand wird gespeichert, die Audit-Liste bleibt **offen** und kann weiter bearbeitet werden.
- Abschließen (grüner Haken unten): Die Audit-Liste wird **endgültig** abgeschlossen – keine Änderungen mehr möglich, weder durch den Auditor noch durch andere Personen.
- Anwendungsempfehlung – speichern: Solange die Bewertung intern noch diskutiert wird (klassischer Konzern-Audit-Workflow), nur zwischenspeichern. So lassen sich Abweichungen nach Rücksprache mit Beteiligten nachjustieren.
- Anwendungsempfehlung – abschließen: Erst dann, wenn die Bewertung wirklich final ist und keinerlei Anpassungen mehr vorgenommen werden.
- Visuelle Unterscheidung: Zwischengespeicherte Listen bleiben orange. Abgeschlossene Listen wechseln auf grün.

**Hinweis:** Im Konzern-Audit mit mehreren Auditoren ist es üblich, dass Bewertungen vor dem finalen Abschluss intern abgestimmt werden – um eine einheitliche Bewertungsgrundlage zwischen den Auditoren sicherzustellen. Wer zu früh abschließt, kann diese Korrektur nicht mehr vornehmen.

#### Wie erfasse ich Abweichungen und Mängel direkt im Audit?

Sobald eine Prüfposition mit Abwertung versehen wird (z. B. 0 oder 1 statt 2), entsteht ein erfassbarer Mangel. Der Workflow entspricht weitgehend dem aus dem Checklisten-Modul.

- Bewertung setzen: Mit „0" oder „1" entsteht eine Abweichung an der Prüfposition.
- Mangelkategorie: Auswahl aus den vordefinierten Kategorien oder Freitext. Wenn die Prüfposition mit einer fix hinterlegten Mangelkategorie versehen ist, ist diese bereits vorausgewählt.
- Mangelnotiz: Konkrete Beschreibung der Abweichung – z. B. „Schulungen teilweise fehlend, erforderliche Unterlagen konnten während des Audits nachgereicht werden".
- Sofortbehebung: Lässt sich der Mangel direkt vor Ort beheben, kann er sofort geschlossen werden. Andernfalls bleibt er als offener Mangel im System.
- Auswirkung auf die Punkte: Die Bewertung der Prüfposition fließt mit den entsprechenden Punkten in die Gesamtbewertung der Audit-Liste ein. Mängel werden zusätzlich im Mangelmanagement dokumentiert.

#### Kann ich einen erfassten Mangel im Verlauf des Audits revidieren?

Ja – solange die Audit-Liste nicht final abgeschlossen wurde. Das ist besonders wichtig für die typische Audit-Nachbesprechung, in der Bewertungen noch einmal hinterfragt werden.

- Vorgehen: Audit-Liste war zwischengespeichert → bei der Nachbesprechung wird festgestellt, dass eine bestimmte Abweichung doch keine Abweichung war (z. B. Arbeitskleidung war nur durch laufende Tätigkeit kurz verschmutzt, grundsätzlich aber sauber).
- Revidieren: Prüfposition erneut öffnen → Bewertung auf 1 oder 2 zurücksetzen oder vollständig entfernen → speichern.
- Effekt: Auch der zuvor erfasste Mangel verschwindet aus der Bewertung, sobald die Audit-Liste neu gespeichert wird.
- Grenze: Sobald die Audit-Liste mit dem grünen Haken final abgeschlossen wurde, ist eine Revision nicht mehr möglich.

#### Wie werden Bewertung, Gewichtung, Wahrscheinlichkeit und Risiko in der Praxis multipliziert?

Die im Audit-System aufgebauten Multiplikatoren wirken sich direkt auf die erreichbare Punktzahl pro Prüfposition aus. Damit lässt sich die strategische Bedeutung einzelner Punkte exakt steuern.

- Formel: Maximalbewertung × Gewichtung × Wahrscheinlichkeit × Risiko = Maximal erreichbare Punkte pro Prüfposition.
- Beispiel: Maximalbewertung 2, Gewichtung 1, Wahrscheinlichkeit 2, Risiko 2 → 2 × 1 × 2 × 2 = 8 Punkte.
- Anzeige während der Durchführung: Bei einer Prüfposition mit erweiterter Skala (z. B. 0–10) erscheint zur Bewertung ein Auswahlfeld. Die Multiplikatoren wirken unverändert weiter.
- Live-Aktualisierung: Sobald eine Bewertung gesetzt wird, fließt sie mit dem entsprechenden Multiplikator in die Bereichs- und Gesamtbewertung ein.

#### Welche Optionen habe ich pro Prüfposition und pro Audit-Liste während der Durchführung?

Pro Prüfposition und pro Audit-Liste stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung, die über die reine Bewertung hinausgehen. Diese helfen, Belege, Hinweise und Kontextinformationen direkt im Audit zu erfassen.

- Foto pro Prüfposition: Über das Foto-Symbol an der Prüfposition lässt sich ein Bild aufnehmen (Mobilgerät) oder hochladen (Desktop). Funktioniert unabhängig vom Mangel – z. B. zur Bestätigung eines Best Practice.
- Kommentar pro Prüfposition: Über das Kommentarfeld lassen sich Hinweise hinterlegen, die keine Abwertung bewirken, aber dokumentiert werden sollen – z. B. Best-Practice-Beobachtungen für andere Standorte.
- Mangel ohne Abwertung: Auch bei voller Bewertung lässt sich ein Mangel hinterlegen, wenn etwas Bearbeitenswertes auffällt, das nicht zur Punktreduzierung führen soll.
- Info-Button: Zeigt die hinterlegten Arbeitsanweisungen und Dokumente zur Prüfposition – nützlich, wenn der Auditor Detailinformationen während der Durchführung benötigt.
- Verfahrenshinweis: Zeigt die hinterlegte Anweisung für den Mangelfall – wie ist zu reagieren, wenn ein Mangel auftritt.
- Kommentar pro Audit-Liste: Hinweise zur **gesamten** Audit-Liste (nicht zur einzelnen Prüfposition) lassen sich über das Kommentarfeld der Liste hinterlegen.
- Vorsicht bei Live-Prognose: Während der Durchführung ist die aktuelle Bewertung als Prozentwert sichtbar. Das soll nicht dazu verleiten, das Ergebnis zu „tunen" – externe Auditoren sind hier neutraler, weil sie nicht im Eigeninteresse handeln.

#### Wie pausiere ich einen Audit oder schließe ihn vorzeitig ab?

Audits müssen nicht in einer Sitzung durchgeführt werden – sie lassen sich pausieren und später fortsetzen. In Ausnahmefällen ist auch ein vorzeitiger Abschluss möglich, etwa wenn ein KO-Kriterium den weiteren Audit-Verlauf sinnlos macht.

- Pausieren: Über das Speichersymbol auf Audit-Ebene wird der aktuelle Stand gesichert. Der Audit lässt sich später an gleicher Stelle fortsetzen.
- Sicherer Wiedereinstieg: Beim erneuten Aufruf sehen die ausführenden Personen den bereits ausgefüllten Stand mit allen Bewertungen, Kommentaren und Fotos.
- Vorzeitiger Abschluss: Über den finalen Abschluss-Button lässt sich der Audit auch bei noch offenen Audit-Listen beenden. Es erscheint eine Rückfrage mit dem Hinweis „Offene Listen werden mit 0 % gewertet".
- Pflicht-Fazit beim vorzeitigen Abschluss: Im Fazit-Feld muss der Grund eingetragen werden, warum der Audit vorzeitig beendet wurde – z. B. „KO-Kriterium ausgelöst, weiterer Audit-Verlauf nicht sinnvoll".
- Wirkung auf das Gesamtergebnis: Offene Audit-Listen fließen mit 0 % in die Gesamtwertung – das zerstört in der Regel den Audit als Bewertung. Daher nur einsetzen, wenn ohnehin ein Komplettausfall vorliegt.
- Sichtbarkeit unvollständiger Abschlüsse: Vorzeitig abgeschlossene Audit-Listen behalten ihre orange Färbung. Damit ist später erkennbar, dass die Liste nicht sauber, sondern vorzeitig beendet wurde.

**Tipp:** Wer eine Prüfposition nicht bewerten kann, sollte sie **immer** mit NA versehen statt sie offen zu lassen. Offene Prüfpositionen werden bei vorzeitigem Abschluss mit 0 % gewertet – NA dagegen wird neutralisiert und beeinflusst das Ergebnis nicht.

#### Wie lade ich Bilder gesammelt für eine ganze Audit-Liste hoch?

Wenn während der Durchführung viele Fotos entstanden sind (z. B. zehn Aufnahmen aus dem Backoffice), lassen sie sich nachträglich gesammelt einer Audit-Liste zuordnen – statt jedem Foto einzeln eine Prüfposition zuweisen zu müssen.

- Aufruf: An der Audit-Liste über die Drei-Punkte-Funktion → Bilder hinzufügen.
- Auswahl: Über die übliche Dokumenten-Auswahl lassen sich einzelne Dateien oder ganze Ordner hochladen.
- Reporting: Die der Audit-Liste zugeordneten Bilder erscheinen im Report dieser Audit-Liste und können im Nachgang weiterverwendet werden.
- Anwendungsfall: Klassisch der Begehungs-Rundgang, bei dem alle Fotos zunächst in der Galerie landen und nach der Begehung den jeweiligen Audit-Listen zugewiesen werden.

#### Fazit

Mit diesem Webcast wisst ihr, wie sich ein Audit in QMSpot von der Aufnahme der ersten Bewertung bis zum finalen Abschluss durchführen lässt. Drei Punkte sind dabei besonders wichtig: Erstens, **konsequent mit NA arbeiten** statt Prüfpositionen offen zu lassen. NA neutralisiert die Punktzahl, eine offene Bewertung wird im vorzeitigen Abschluss mit 0 % gewertet – das ist ein gravierender Unterschied für das Gesamtergebnis. Zweitens, **zwischenspeichern vor dem endgültigen Abschluss** – die Nachbesprechung gehört zum Audit-Workflow dazu, und wer eine Audit-Liste zu früh final abschließt, schneidet sich diese Möglichkeit ab. Und drittens, **Mängel direkt im Audit beheben, wenn möglich** – das hält das Mangelmanagement schlank und stellt sicher, dass Abweichungen nicht nur dokumentiert, sondern auch tatsächlich gelöst werden. Mit dieser Routine wird aus dem Audit kein bürokratischer Akt, sondern ein lebendiges Steuerungsinstrument, das eurem Betrieb echten Mehrwert bringt.