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title: "Prüfpositionen erstellen & bearbeiten im AS Modul"
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#### Themenübersicht

- Wie erstelle ich eine neue Prüfposition im AS-Modul?
- Welche Einstellungen kann ich an einer Prüfposition vornehmen?
- Wie lege ich Bewertungen für Prüfpositionen fest?
- Wie funktioniert die Gewichtung von Prüfpositionen?
- Was bedeutet die Wahrscheinlichkeit bei einer Prüfposition?
- Was bedeutet das Risiko bei einer Prüfposition?
- Wie werden Bewertung, Gewichtung, Wahrscheinlichkeit und Risiko rechnerisch verknüpft?
- Wie hinterlege ich Dokumente und Arbeitsanweisungen?
- Was sind Prüfpositions-Kategorien und wie verwalte ich sie?
- Muss ich Prüfpositionen freigeben und wie funktioniert das Versionssystem?
- Wie lösche ich eine Prüfposition?


Sollte das Video beim Abspielen eine schlechte Qualität haben, dann geh bitte unten über das Zahnrad-Symbol im Player in die Einstellungen und erhöhe die Wiedergabequalität. Die Einstellung „Auto“ sollte das für Dich beste Ergebnis liefern.

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### Wie erstelle ich eine neue Prüfposition im AS-Modul?

Prüfpositionen sind die einzelnen Bausteine eures Audit-Systems. Sie werden im Audit-Modul über den Menüpunkt „Prüfpositionen" zentral verwaltet – als erster Schritt vor dem Aufbau von Audit-Listen, Bereichen und Audit-Vorlagen.

- Aufruf: `Audit → Prüfpositionen → Hinzufügen (Plus-Symbol)`.
- Empfohlene Reihenfolge: Erst die Prüfpositionen anlegen, danach die Audit-Listen, dann die Bereiche, abschließend die Audit-Vorlage. Diese Bottom-up-Logik vermeidet Doppelungen und Strukturchaos.
- Stammdaten beim Anlegen: Nummer, Name, Bewertungseinstellungen, Anweisungen, Verfahrenshinweise, Kategorien und ggf. Bedienelemente werden hier hinterlegt.

#### Welche Einstellungen kann ich an einer Prüfposition vornehmen?

Im AS-Modul bietet eine Prüfposition deutlich mehr Konfigurationsoptionen als im CS-Modul – insbesondere die Bewertungslogik und die Risiko-Einstufung sind hier zentral.

- Nummer: Eindeutige fortlaufende Nummer, jeder Wert nur einmal vergeben. Sollte sich an eurer Audit-Systematik orientieren.
- Name der Prüfposition: Klare Bezeichnung dessen, was geprüft werden soll.
- Bewertungseinstellungen: Minimal- und Maximalbewertung definieren den möglichen Punkterange.
- Gewichtung, Wahrscheinlichkeit, Risiko: Die drei Multiplikatoren, die das Bewertungssystem ergänzen (Details siehe nachfolgende Abschnitte).
- Fixe Mangelkategorie: Direkt an der Prüfposition lässt sich eine Mangelkategorie (und optional eine Unterkategorie) hinterlegen – das verbindet die Prüfposition mit dem Mangelmanagement.
- Bedienelemente: Optional – einzeilige oder mehrzeilige freie Eingabe. Im Gegensatz zum CS-Modul gibt es hier kein fixes Temperaturfeld; freie Werte werden als Text erfasst.
- Features: „Gefährdung" markieren, KO-Kriterium festlegen (bei Nicht-Erfüllung gilt das gesamte Audit als nicht bestanden), Pflichtfoto generell oder im Mangelfall.
- Anweisungen und Verfahrenshinweise: Erklärtexte und Mangelhandlungsanweisungen.
- Kategorien zuweisen: Filter- und Suchstruktur für spätere Verwaltung.

#### Wie lege ich Bewertungen für Prüfpositionen fest?

Die Bewertung einer Prüfposition wird über **Minimal- und Maximalpunkte** definiert. Innerhalb dieses Bereichs lassen sich später beliebig viele Zwischenstufen vergeben.

- Minimalbewertung: Untergrenze der erreichbaren Punkte – meist 0 (nicht erfüllt).
- Maximalbewertung: Obergrenze – z. B. 2 (vollständig erfüllt) oder 10 für feinere Skalierung.
- Wichtige Logik: Maximalpunkte müssen höher sein als Minimalpunkte.
- Reine Punkte, keine Prozente: Die hier eingetragenen Werte sind absolute Zahlen, die später ins prozentuale Gesamtergebnis einfließen.
- Bewertungsschema bis 3 Stufen: Bei einer Skala 0/1/2 erscheinen die Bewertungen als Buttons („nicht erfüllt", „teilweise erfüllt", „erfüllt") – schnell zu bedienen.
- Bewertungsschema ab 4 Stufen: Alles darüber wird über eine Dropdown-Liste ausgewählt.
- Empfehlung Skalierung: Mindestens 2, maximal 3 Bewertungsstufen für eine einheitliche, intuitive Audit-Skala. Wer feiner abstufen möchte, kann auch mit 0–10 oder 0–25/50/75/100 arbeiten.
- Konsistenz wichtig: Eine über alle Prüfpositionen einheitliche Bewertungsgrundlage erleichtert die Auswertung. Statt unterschiedliche Punkterange pro Prüfposition zu vergeben, lieber mit Gewichtung arbeiten.

#### Wie funktioniert die Gewichtung von Prüfpositionen?

Die Gewichtung ist ein **Multiplikator** auf die Punktebewertung. Damit könnt ihr trotz einheitlicher Bewertungsskala einzelnen Prüfpositionen mehr Bedeutung verleihen.

- Funktionsprinzip: Maximalbewertung × Gewichtung = erreichbare Maximalpunkte.
- Beispiel Gewichtung 1: Bei Maximalbewertung 2 → 2 × 1 = 2 erreichbare Punkte.
- Beispiel Gewichtung 2: 2 × 2 = 4 erreichbare Punkte.
- Beispiel Gewichtung 3: 2 × 3 = 6 erreichbare Punkte.
- Konsequenz: Bei Erreichen erhält die Prüfposition prozentual mehr Punkte; bei Nicht-Erreichen verliert sie prozentual mehr Punkte und fällt stärker ins Gesamtergebnis.
- Anwendungsempfehlung: Einheitliche Punkte (z. B. 0/1/2) und Gewichtung gezielt einsetzen, um strategisch wichtigeren Prüfpositionen mehr Gewicht zu geben – statt mit unterschiedlichen Punkterange zu arbeiten.

#### Was bedeutet die Wahrscheinlichkeit bei einer Prüfposition?

Die Wahrscheinlichkeit bewertet, wie **wahrscheinlich** ein Schadensereignis ist, wenn die Prüfposition nicht eingehalten wird. Sie basiert auf eurer Risikoanalyse.

- Grundlage: Risikoanalyse – Hygiene, Arbeitssicherheit, IFS, ISO oder andere Konzepte.
- Bewertungsfrage: Wie wahrscheinlich tritt ein Schaden ein, wenn diese Prüfposition negativ bewertet wird?
- Stufen: Sehr gering, gering, real, hoch (je nach hinterlegter Skala).
- Funktion als Multiplikator: Die Wahrscheinlichkeit multipliziert die bereits durch Gewichtung modifizierte Punktzahl weiter.
- Beispielrechnung: Maximalbewertung 2, Gewichtung 1, Wahrscheinlichkeit 2 → 2 × 1 × 2 = 4 erreichbare Punkte.
- Voraussetzung Risikoanalyse: Ohne durchgeführte Risikoanalyse fehlt die Grundlage für eine sinnvolle Bewertung. Wer noch keine hat, sollte den QMSpot-Support einbinden – ohne Risikoanalyse gibt es weder ein belastbares Hygienekonzept noch belastbare Audits.

#### Was bedeutet das Risiko bei einer Prüfposition?

Während die Wahrscheinlichkeit die **Eintrittswahrscheinlichkeit** bewertet, gibt das Risiko die **Schwere des Schadens** an. Beide Größen wirken multiplikativ.

- Bewertungsfrage: Wie schlimm ist es, wenn ein Schadensereignis tatsächlich eintritt?
- Klassisches Beispiel Hackfleisch: Hackfleisch wird nicht ausreichend gekühlt (10 °C statt max. 4 °C). Eintrittswahrscheinlichkeit eines Schadens hoch, Risiko bei Verderb hoch – verdorbenes Hackfleisch ist gravierend.
- Stufen: Analog zur Wahrscheinlichkeit – orientiert sich an der eigenen Risikoanalyse.
- Funktion als Multiplikator: Verschärft den finalen Punktwert nochmals.

#### Wie werden Bewertung, Gewichtung, Wahrscheinlichkeit und Risiko rechnerisch verknüpft?

Die vier Größen multiplizieren sich der Reihe nach – es ist reine Punktrechnung, keine Punkt-vor-Strich-Logik. Damit lassen sich Prüfpositionen sehr differenziert bewerten.

- Formel: Maximalbewertung × Gewichtung × Wahrscheinlichkeit × Risiko = Maximal erreichbare Punkte.
- Beispiel 1: Maximalbewertung 2, Gewichtung 1, Wahrscheinlichkeit 1, Risiko 3 → 2 × 1 × 1 × 3 = 6 Punkte.
- Beispiel 2: Maximalbewertung 2, Gewichtung 2, Wahrscheinlichkeit 2, Risiko 3 → 2 × 2 × 2 × 3 = 24 Punkte.
- Praktische Bedeutung: Eine Prüfposition mit einer 2er-Skala kann durch die Multiplikatoren effektiv 24 Punkte ins Audit einbringen – und entsprechend stark abgewertet werden.
- Steuerungslogik: Wer durchdacht mit den vier Größen arbeitet, kann den Einfluss einzelner Prüfpositionen auf das Gesamtergebnis sehr genau justieren.

**Tipp:** Plant beim Aufsetzen des Audit-Systems vorab eine Tabelle aller Prüfpositionen mit ihren Multiplikatoren. Wer das System ohne Vorab-Planung baut, hat oft Prüfpositionen mit überraschend hohem Gewicht, die das Gesamtergebnis dominieren.

#### Wie hinterlege ich Dokumente und Arbeitsanweisungen?

Dokumente und Arbeitsanweisungen werden direkt an der Prüfposition gepflegt – analog zum Checklisten-Modul. Damit haben Auditoren während der Durchführung sofort Zugriff auf relevante Hintergrundinformationen.

- Anweisungen, Info und Dokumente: Über das Plus-Symbol im entsprechenden Bereich → entweder eine bestehende Datei aus dem Dokumentenmanagement auswählen oder eine neue Datei hochladen.
- Zugriff auf bereits hinterlegte Dokumente: Über die Suchfunktion lässt sich nach Namen suchen – auch Dateien aus anderen Modulen (z. B. Reinigungspläne aus dem Checklisten-Modul) sind hier auffindbar und verlinkbar.
- Anweisungstexte: Werden direkt im Textfeld erfasst und erscheinen während der Audit-Durchführung an der Prüfposition.
- Verfahrenshinweise: Werden im separaten Verfahrenshinweis-Bereich gepflegt. Sie greifen automatisch, wenn an der Prüfposition ein Mangel entsteht – z. B. ein Fließdiagramm mit der vorgeschriebenen Vorgehensweise.

#### Was sind Prüfpositions-Kategorien und wie verwalte ich sie?

Kategorien sind das Filter- und Suchwerkzeug für eure Prüfpositions-Bibliothek. Gerade im Audit-Modul, wo Prüfpositionen häufig in mehreren Audit-Listen verwendet werden, lohnt sich eine durchdachte Kategorisierung.

- Sinnvolle Kategorisierung: Nach Bereich (Küche, Lager, Backoffice), Funktion (Reinigung, Personalhygiene, Arbeitssicherheit) oder thematischen Schwerpunkten.
- Kategorien direkt anlegen: An der Prüfposition über die Drei-Punkte-Option → „Erstellen" → Name vergeben → speichern.
- Zentrale Verwaltung: Über den Tab „Kategorien" oben im Prüfpositions-Bereich – hier lassen sich alle Kategorien einsehen, neu anlegen oder umbenennen.
- Auswirkung von Namensänderungen: Wird eine Kategorie umbenannt, greift die Änderung automatisch in allen Prüfpositionen, in denen sie hinterlegt ist.
- Mehrfachzuweisung: Eine Prüfposition kann beliebig vielen Kategorien angehören – sollte aber inhaltlich konsistent sein und sich nicht gegenseitig aufheben.

#### Muss ich Prüfpositionen freigeben und wie funktioniert das Versionssystem?

Anders als im CS-Modul gilt für Prüfpositionen im AS-Modul ein **Freigabe- und Versionssystem**. Damit lassen sich laufende Audits sauber von Änderungen am Audit-System trennen.

- Standardverhalten nach dem Anlegen: Die Prüfposition wird mit Versionsnummer 1 angelegt und ist zunächst **nicht freigegeben**. Erkennbar am grauen Balken hinter dem Eintrag.
- Verwendung erst nach Freigabe: Eine nicht freigegebene Prüfposition lässt sich nicht in Audit-Listen einbinden – das verhindert versehentliches Arbeiten mit unreifen Inhalten.
- Freigeben: Prüfposition öffnen → oben auf „Freigeben". Damit wird Version 1 produktiv und die nächste bearbeitbare Version (V2) wird angelegt.
- Was die Freigabe bedeutet: Die freigegebene Version ist „eingefroren" und wird für laufende Audits verwendet. Parallel lässt sich an der nächsten Version (V2, V3, …) weiterarbeiten.
- Direkt freigeben beim Speichern: Über „Speichern und freigeben" lässt sich der Zwischenschritt einsparen – die Änderung ist sofort produktiv.
- Anzeige der Versionen: Im oberen Bereich seht ihr die **aktuell bearbeitete Version**, darunter den **aktuell freigegebenen Text**. Damit ist jederzeit sichtbar, was im laufenden Audit gerade aktiv ist.
- Anwendungsfall: Während ein Audit in den Standorten läuft, könnt ihr im Hintergrund eine überarbeitete Version vorbereiten. Erst nach Abschluss der laufenden Audit-Phase wird die neue Version freigegeben – ohne dass laufende Audits gestört werden.

#### Wie lösche ich eine Prüfposition?

Über das Drei-Punkte-Menü an der Prüfposition → „Löschen" → Bestätigung. Die Prüfposition wird aus dem System entfernt.

- Endgültigkeit: Eine gelöschte Prüfposition lässt sich nicht wiederherstellen.
- Auswirkungen auf laufende Audits: Bestehende Audit-Reports bleiben erhalten, neue Durchführungen ohne diese Prüfposition.
- Empfehlung: Vor dem Löschen prüfen, ob die Prüfposition aktuell in Audit-Listen verwendet wird. Wer eine Prüfposition nur temporär ausschließen möchte, sollte sie aus den Audit-Listen entfernen, statt zu löschen.

#### Fazit

Prüfpositionen sind das Fundament eures Audit-Systems – wer sie sauber strukturiert, hat den Grundstein für aussagekräftige, vergleichbare Audits gelegt. Drei Punkte sind dabei besonders wichtig: Erstens, **Bottom-up vorgehen** – erst Prüfpositionen, dann Audit-Listen, dann Bereiche und Audit-Vorlage. Diese Reihenfolge spart später viel Aufräumarbeit und macht Doppelungen früh sichtbar. Zweitens, **einheitliche Bewertungslogik plus Gewichtung statt unterschiedlicher Punkterange** – eine konsistente Skala (z. B. 0/1/2) kombiniert mit gezielter Gewichtung, Wahrscheinlichkeit und Risiko gibt euch volle Steuerung über die Audit-Bewertung, ohne dass die Prüfpositionen-Bibliothek chaotisch wird. Und drittens, **das Freigabesystem aktiv nutzen** – Änderungen am Audit-System gehören nicht in laufende Audits. Mit dem Versionssystem könnt ihr im Hintergrund optimieren, ohne die aktuelle Audit-Phase zu stören. Wer beim Aufbau diszipliniert bleibt, schafft sich ein Audit-System, das langfristig wartbar, vergleichbar und aussagekräftig bleibt.