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title: "Checklisten ausfüllen & abschließen"
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#### Themenübersicht

- Wie kann ich eine Checkliste ausfüllen?
- Wie erfasse ich Abweichungen oder Mängel während der Bearbeitung?
- Welche Optionen habe ich auf Prüfpositions- und Checklisten-Ebene?
- Wie schließe ich eine Checkliste ordnungsgemäß ab?
- Kann ich Checklisten zwischenspeichern und später weitermachen?
- Wer darf Checklisten ausfüllen und wer abschließen?
- Wo finde ich Arbeitsanweisungen während der Durchführung?
- Was sind Verfahrenshinweise und wann erscheinen sie?


Sollte das Video beim Abspielen eine schlechte Qualität haben, dann geh bitte unten über das Zahnrad-Symbol im Player in die Einstellungen und erhöhe die Wiedergabequalität. Die Einstellung „Auto“ sollte das für Dich beste Ergebnis liefern.

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### Wie kann ich eine Checkliste ausfüllen?

Eine Checkliste lässt sich auf verschiedenen Wegen aufrufen – über eine zugewiesene Aufgabe, einen QR-Code oder als Ad-hoc-Checkliste. Nach dem Aufruf erscheint die Checkliste mit ihren Prüfpositionen, die nacheinander bearbeitet werden.

- Bearbeitung der Prüfpositionen: Jede Prüfposition wird über das jeweilige Bedienelement ausgefüllt – Checkbox anhaken, Zahlenwert eintragen, Auswahl treffen, Unterschrift leisten oder Zeitstempel erfassen.
- Vollständigkeit pro Prüfposition: Enthält eine Prüfposition mehrere Bedienelemente, müssen **alle** ausgefüllt werden. Andernfalls gilt die gesamte Prüfposition als nicht durchgeführt – auch bereits eingetragene Werte gehen verloren.
- Automatische Wertübernahme: Bei integrierter Sensorik (z. B. Thermometer per Bluetooth oder Bluetooth-Waage) lassen sich Messwerte automatisch in die Prüfposition übertragen.
- Farbcodierung des Status: **Grau** = noch nicht ausgefüllt, **Grün** = ordnungsgemäß ausgefüllt, **Orange** = mit Mangel versehen.
- Abschluss-Button: Unten rechts erscheint der Haken zum Abschließen. Er wird **erst grün**, wenn alle Pflicht-Prüfpositionen ausgefüllt sind.
- Abschlussbestätigung: Vor dem endgültigen Abschluss erscheint die Rückfrage, ob alle Angaben korrekt sind. Optional lässt sich ein PDF-Report an eine bestimmte Person versenden.

**Hinweis:** Prüfpositionen so anlegen, dass entweder alle Felder Pflicht sind oder das Freilassen keine Daten zerstört. Optionale Prüfpositionen mit teilweise gefüllten Feldern führen dazu, dass Einträge verworfen werden – das ist eine typische Stolperfalle in der Praxis.

#### Wie erfasse ich Abweichungen oder Mängel während der Bearbeitung?

Wird bei einer Prüfposition eine Abweichung festgestellt, lässt sich direkt aus der Checkliste ein Mangel erfassen. Es gibt zwei Wege – manuell durch den Mitarbeiter oder automatisch über validierende Bedienelemente.

- Manuelle Mangelerfassung über die Sprechblase: Bei der Prüfposition auf das Plus-Symbol in der Sprechblase klicken → „Mangel hinzufügen" → Verfahrenshinweis erscheint → Mangelkategorie wählen (vorhandene Kategorie oder Freitext) → Mangelnotiz wird automatisch befüllt.
- Direkt behebbarer Mangel: Beim Erfassen lässt sich angeben, ob der Mangel direkt behoben wurde (z. B. „nachgereinigt"). Damit wird er sofort geschlossen, bleibt aber dokumentiert.
- Automatische Mangelerfassung über Validierung: Bei Bedienelementen wie „Auswahlliste mit Validierung" oder „Zahlenwert" löst eine Eingabe außerhalb des definierten Bereichs automatisch einen Mangel aus. Beispiel: Vorgabe „Kühlware ≤ 7 °C", Eingabe 12 °C → Mangel.
- Empfehlung Auswahllisten statt Checkboxen: Wenn Mitarbeiter mit dem manuellen Erfassen über die Sprechblase Schwierigkeiten haben, lieber Ja/Nein-Auswahllisten verwenden. Bei „Nein" entsteht automatisch ein Mangel – das ist für viele intuitiver als die Sprechblase.
- Foto zum Mangel: Über das Feld „Mangelbild aufnehmen" lässt sich ein Foto direkt am Mangel anhängen. Das Mangelbild ist mit dem Mangel verknüpft und wird mit weitergereicht.
- Foto zur Prüfposition: Davon getrennt gibt es das Foto direkt an der Prüfposition (unten rechts) – z. B. zur positiven Bestätigung einer besonders kritischen Tätigkeit. Wird nicht mit einem Mangel verknüpft.

**Tipp:** Wer in einer Prüfposition viele Prüfpunkte vermischt (z. B. „Boden + Arbeitsflächen + Spülmaschine" in einer Position), bekommt im Mangelfall einen unspezifischen Mangel ohne klare Zuordnung. Sauber getrennte Prüfpositionen liefern saubere Mangelmeldungen.

#### Welche Optionen habe ich auf Prüfpositions- und Checklisten-Ebene?

QMSpot bietet pro Prüfposition und pro Checkliste eine Reihe von Funktionen, die über die reine Bearbeitung hinausgehen. Sie helfen, Kontext, Belege und Zusatzinformationen direkt in die Durchführung einzubinden.

- Optionen pro Prüfposition – Bild aufnehmen: Foto direkt an die Prüfposition anhängen (z. B. zur Bestätigung). Bei Pflicht-Fotos automatisch eingeblendet.
- Optionen pro Prüfposition – Kommentar hinzufügen: Hinweis ohne Mangelcharakter – z. B. „an einer Stelle minimal nachjustiert, behoben". Bleibt an der Prüfposition sichtbar.
- Optionen pro Prüfposition – Mangel hinzufügen: Über die Sprechblase manuell einen Mangel erfassen.
- Optionen pro Prüfposition – Verfahrenshinweis und Arbeitsanweisung: Über die jeweiligen Symbole abrufbar.
- Optionen pro Prüfposition – Link aufrufen: Über das Link-Symbol (zwei ineinander verhakte Ringe) lassen sich hinterlegte URLs öffnen – z. B. ein Hersteller-Video zur Reinigung der Eismaschine.
- Optionen pro Checkliste – Foto: Unten links über das Foto-Symbol Fotos für die **gesamte Checkliste** aufnehmen. Wichtig für Checklisten mit aktivierter 100-%-Kontrolle.
- Optionen pro Checkliste – Information: Über das Info-Symbol Reinigungspläne und andere hinterlegte Dokumente der Gesamt-Checkliste aufrufen.
- Optionen pro Checkliste – Kommentar: Hinweis zur gesamten Checkliste hinterlegen (z. B. „später ausgefüllt", „nachgetragen").
- Optionen pro Checkliste – Pausieren: Über das Pause-Symbol Checkliste zwischenspeichern und später fortsetzen.
- Optionen pro Checkliste – Abbrechen: Über das X-Symbol Checkliste verwerfen, ohne Daten zu speichern.

#### Wie schließe ich eine Checkliste ordnungsgemäß ab?

Der Abschluss erfolgt erst, wenn alle Pflicht-Prüfpositionen ausgefüllt sind und der Abschluss-Haken unten rechts grün leuchtet. Dann sind nur noch zwei kleine Schritte nötig.

- Vorbedingung: Alle Pflicht-Prüfpositionen sind grün, ggf. ist die Unterschrift gesetzt.
- Komfortfunktion „Alle Prüfpositionen gecheckt": Falls am Checklisten-Feature aktiviert, lassen sich alle Checkboxen mit einem Klick auf einmal bestätigen. Andere Bedienelemente bleiben davon unberührt.
- Abschluss-Button: Unten rechts auf den grünen Haken klicken.
- Bestätigungsdialog: Rückfrage, ob alle Angaben korrekt sind.
- Optional PDF-Versand: Bei Bedarf einen PDF-Report an eine bestimmte Person versenden – über die Aufgabenkonfiguration auch automatisierbar.
- Abschließen: Die Checkliste ist gespeichert, abgeschlossen und im Report verfügbar.

#### Kann ich Checklisten zwischenspeichern und später weitermachen?

Ja – über das Pause-Symbol in der unteren Leiste. Die Checkliste bleibt im Stand der letzten Eingabe erhalten und kann später fortgesetzt werden.

- Vorgehen: In der laufenden Checkliste auf das Pause-Symbol klicken → Rückfrage „Arbeit wirklich unterbrechen?" mit Ja bestätigen.
- Sichtbarkeit der zwischengespeicherten Liste: Erscheint im Dashboard mit orangem Symbol an gleicher Stelle wie offene Aufgaben.
- Fortsetzung durch den ursprünglichen Bearbeiter: Per Klick auf die Liste landet ihr wieder genau an der Stelle, an der ihr aufgehört habt – bereits ausgefüllte Werte sind erhalten.
- Fortsetzung durch Kollegen: Auch andere Personen mit Zuweisung zur selben Aufgabe können die Checkliste übernehmen und fortsetzen.
- Vier-Augen-Prinzip: Praktisch, wenn ein Mitarbeiter eine Checkliste vor dem Abschluss noch durch die vorgesetzte Stelle gegenprüfen lassen möchte – zwischenspeichern, fortsetzen lassen, abschließen.

#### Wer darf Checklisten ausfüllen und wer abschließen?

QMSpot trennt zwischen zwei Rechten: dem Zugriff auf das Modul und dem expliziten Recht zum Abschließen. Damit lässt sich z. B. ein Vier-Augen-Prinzip systemseitig erzwingen.

- Recht „Zugriff auf Modul Checklisten": Voraussetzung, um Checklisten überhaupt sehen, aufrufen und ausfüllen zu können.
- Recht „Checklisten-Aufgaben abschließen": Erforderlich, um den grünen Abschluss-Haken sehen und die Checkliste final abschließen zu können.
- Wirkung in der Praxis: Mitarbeiter mit Modul-Zugriff aber ohne Abschluss-Recht können die Checkliste vollständig ausfüllen – aber nicht final beenden. Sinnvoll für Azubis oder Aushilfen, bei denen der Vorgesetzte gegenzeichnen soll.
- Steuerung über Benutzerrolle: Beide Rechte werden in der Benutzerrolle gepflegt – siehe Webcast zu Benutzern und Benutzerrollen.

#### Wo finde ich Arbeitsanweisungen während der Durchführung?

Arbeitsanweisungen sind Hilfetexte und Dokumente, die euch Hintergrundinformationen oder Reinigungspläne direkt an der Stelle liefern, an der ihr sie braucht. Sie sind an zwei Stellen abrufbar – an der Prüfposition und an der gesamten Checkliste.

- Arbeitsanweisung pro Prüfposition: Über das Info-Symbol an der Prüfposition.
- Arbeitsanweisung pro Checkliste: Über das Info-Symbol in der unteren Leiste der Checkliste.
- Direktanzeige aktivieren: Im Checklisten-Feature „Arbeitsanweisung von Prüfposition direkt anzeigen" aktivieren – dann erscheinen Anweisungstext und Dokument-Vorschau direkt unter der jeweiligen Prüfposition, ohne dass das Info-Symbol angeklickt werden muss.
- Dokumentformat: Nur PDF- oder Bilddateien werden zuverlässig auf allen Endgeräten geöffnet. Word- oder Excel-Dateien sollten nicht verwendet werden.

#### Was sind Verfahrenshinweise und wann erscheinen sie?

Verfahrenshinweise sind die **Handlungsanleitungen für den Mangelfall**. Sie erscheinen automatisch, sobald an einer Prüfposition ein Mangel erfasst wird.

- Inhalt: Was muss der Mitarbeiter tun, wenn ein Mangel auftritt? Wer ist zu informieren? Welches Dokument oder welche Prozedur ist einzuhalten?
- Form: Textuelle Anweisung und/oder hinterlegte Datei (PDF, Bild oder Video).
- Auslöser: Verfahrenshinweise erscheinen **nur** im Mangelfall – während der normalen Bearbeitung bleiben sie ausgeblendet.
- Hinterlegung: Verfahrenshinweise werden an der Prüfposition gepflegt (siehe Webcast zu Prüfpositionen).
- Praxisnutzen: Reduziert Unsicherheit beim Mitarbeiter im Fehlerfall – statt „was mache ich jetzt?" gibt es eine klare Anweisung am Ort des Geschehens.

#### Fazit

Mit diesem Webcast wisst ihr, wie Checklisten in der Praxis durchgeführt, mit Abweichungen versehen, zwischengespeichert und sauber abgeschlossen werden. Drei Punkte sind dabei besonders wichtig: Erstens, **vollständig ausfüllen** – eine unvollständige Prüfposition verwirft alle bereits eingetragenen Werte, daher Prüfpositionen so gestalten, dass es entweder klar Pflicht ist oder keine Daten verloren gehen können. Zweitens, **Mangelerfassung früh anlegen** – über Auswahllisten mit Validierung oder Zahlenwerte mit Range entstehen Mängel automatisch und ohne dass Mitarbeiter die Sprechblase bedienen müssen. Und drittens, **die Trennung der Rechte nutzen** – wer Checklisten ausfüllt, muss sie nicht zwingend abschließen. Damit lässt sich ein systemseitiges Vier-Augen-Prinzip etablieren, das im Alltag echte Qualitätskontrolle bedeutet. Die Funktionen für Pause, Kommentare, Verfahrenshinweise und Arbeitsanweisungen ergänzen das Werkzeug zu einem digitalen Begleiter, der den Mitarbeiter genau dort unterstützt, wo er ihn braucht – ohne ihn zu bevormunden.