--- title: "Prüfpositionen erstellen & bearbeiten" canonical: "https://help.qmspot.com/space/QMSpotKnow/74711069/Pr%C3%BCfpositionen%20erstellen%20%26%20bearbeiten" format: markdown --- #### Themenübersicht - Wie erstelle ich eine neue Prüfposition? - Welche unterschiedlichen Typen von Prüfpositionen gibt es? - Wie füge ich Bedienelemente zu einer Prüfposition hinzu? - Welche zusätzlichen Einstellungen kann ich an einer Prüfposition vornehmen? - Wie hinterlege ich Arbeitsanweisungen an einer Prüfposition? - Wie hinterlege ich Verfahrenshinweise? - Wie weise ich eine Prüfposition einer Checkliste zu? - Was sind Prüfpositions-Kategorien und wie verwalte ich sie? - Kann ich Prüfpositionen kopieren? - Wie lösche ich eine Prüfposition? Sollte das Video beim Abspielen eine schlechte Qualität haben, dann geh bitte unten über das Zahnrad-Symbol im Player in die Einstellungen und erhöhe die Wiedergabequalität. Die Einstellung „Auto“ sollte das für Dich beste Ergebnis liefern. --- ### Wie erstelle ich eine neue Prüfposition? Prüfpositionen sind die einzelnen Bausteine, aus denen sich Checklisten zusammensetzen. Sie werden im Menüpunkt `Checklisten → Prüfpositionen` zentral verwaltet – über den Button „Hinzufügen" oben rechts legt ihr neue Prüfpositionen an. - Aufruf: `Checklisten → Prüfpositionen → Hinzufügen`. - Stammdaten: Nummer (fortlaufende eigene Nummerierung) und Name der Prüfposition. - Mangelkategorie verankern: Direkt an der Prüfposition lässt sich festlegen, welche Mangelkategorie bei einem Mangel an genau dieser Stelle automatisch zugewiesen wird. Damit greifen alle Folgemechanismen aus dem Mangelmanagement (Priorität, Eskalation, Folgemaßnahmen) verlässlich. - Bedienelement: Definiert, **wie** der Mitarbeiter die Prüfposition bestätigt (siehe nächster Abschnitt). - Checklistenzuweisung: Direkt aus der Prüfposition heraus lassen sich eine oder mehrere Checklisten zuordnen. - Anweisungen und Verfahrenshinweise: Hilfetexte und Dokumente für die durchführenden bzw. reagierenden Personen. - Links: URLs (z. B. zu Videos oder externen Anleitungen) als zusätzliche Hilfestellung. - Fotoaufnahme: Optional, zufällig pflichtig oder dauerhaft pflichtig. - Kategorien: Filter- und Suchbegriffe für die spätere Verwaltung. - Speichern: Die Prüfposition ist sofort einsatzbereit und kann anschließend in beliebige Checklisten eingebunden werden. #### Welche unterschiedlichen Typen von Prüfpositionen gibt es? Der „Typ" einer Prüfposition wird durch das gewählte **Bedienelement** bestimmt – also durch die Art und Weise, wie der Mitarbeiter die Position bestätigt. Welches Bedienelement ihr wählt, hängt davon ab, was ihr nachweisen möchtet. - Checkbox: Ein einzelner Haken zur Bestätigung („erledigt", „kontrolliert"). Keine Validierung – setzt nur den Erledigungsstatus. - Auswahlliste: Dropdown mit definierten Werten (z. B. „Ja / Nein"). Ohne automatische Fehlerprüfung. - Auswahlliste mit Validierung: Dropdown, bei dem bestimmte Auswahlwerte (z. B. „Nein") einen Mangel auslösen können – ohne dass der Mitarbeiter selbst den Mangel erstellen muss. - Einzeilige freie Eingabe: Kurzer Texteintrag durch den Mitarbeiter – z. B. Lieferscheinnummer oder Kürzel. - Mehrzeilige freie Eingabe: Längere Textangaben für Notizen, Beobachtungen oder Beschreibungen. - Zahlenwert: Numerische Eingabe mit Range-Definition. Werte innerhalb des Soll-Bereichs werden akzeptiert, Werte außerhalb lösen automatisch einen Mangel aus – z. B. für Temperatur- oder Prozentmessungen. - Unterschrift: Digitale Unterschrift des durchführenden Mitarbeiters. - Messpunkt (Sensorik): Verknüpfung zu einem hinterlegten Messpunkt aus dem Sensorik-Modul. - Standort: Erfassung des Standorts. - Zeitstempel: Automatische Erfassung von Datum und Uhrzeit. **Hinweis:** Nicht jedes Bedienelement validiert die Eingabe. Freitext-Felder, Checkboxen und einfache Auswahllisten erzeugen keine automatischen Mangelmeldungen. Wer eine systemseitige Plausibilitätsprüfung wünscht, muss zu Zahlenwert oder Auswahlliste mit Validierung greifen. #### Wie füge ich Bedienelemente zu einer Prüfposition hinzu? Im unteren Bereich der Prüfpositions-Maske unter „Daten" findet ihr die Leiste „Bedienelement hinzufügen". Eine Prüfposition kann **mehrere Bedienelemente** kombinieren – wichtig ist, dabei nicht zu überfrachten. - Bedienelement auswählen: Klick auf „Bedienelement hinzufügen" → gewünschtes Element aus der Liste wählen. - Beschriftung: Kurz und eindeutig formulieren – die Beschriftung erscheint später beim Mitarbeiter direkt am Eingabefeld. - Trennung Prüfposition vs. Bedienelement-Text: Die **Prüfposition** trägt die eigentliche Anweisung (z. B. „Alle Arbeitsflächen wurden gereinigt und desinfiziert"). Der **Bedienelement-Text** ist nur die Bestätigung (z. B. „Erledigt / Kontrolliert"). - Eine Prüfposition = eine Tätigkeit: Eine Prüfposition deckt **einen** konkreten Punkt ab – z. B. „Arbeitsflächen", „Boden", „Spülmaschine". Nicht eine ganze Küche in eine einzige Prüfposition packen. - Sparsamer Einsatz von Bedienelementen: Nur Bedienelemente verwenden, die tatsächlich gebraucht werden. Aus einer Papierliste mit einem Haken muss im digitalen System keine fünfteilige Wissenschaft werden. **Tipp:** Wer kontrolliert, ob die Reinigung tatsächlich stattgefunden hat, bestätigt mit derselben Prüfposition wie die durchführende Person. Eine künstliche Trennung in „erledigt" und „kontrolliert" macht den Prozess unnötig komplex – ein einheitliches Bestätigungsfeld reicht. #### Welche zusätzlichen Einstellungen kann ich an einer Prüfposition vornehmen? Über die reinen Bedienelemente hinaus gibt es zwei wichtige Zusatzeinstellungen: **Links** und **Fotoaufnahmen**. Beide helfen, die Prüfposition kontextuell anzureichern – sollten aber gezielt eingesetzt werden. - Links: Über das Plus-Symbol bei „Links" lassen sich URLs hinterlegen – z. B. zu einem Hersteller-Video für die korrekte Reinigung der Eismaschine. Der Mitarbeiter ruft den Link bei Bedarf direkt aus der Prüfposition auf. - Trennung Anleitung vs. Kontrolle: Eine Prüfposition zur **Bestätigung** einer bereits erledigten Reinigung braucht in der Regel kein Anleitungsvideo. Anleitungen gehören in eigene Anleitungs-Checklisten oder als QR-Code direkt am Gerät. - Fotoaufnahme – Optional: Der Mitarbeiter kann ein Foto machen, muss aber nicht. Sinnvoll, wenn Fotos nur in kritischen Fällen erforderlich sind. - Fotoaufnahme – Zufällig Pflicht: In unregelmäßigen Abständen fordert das System ein Foto an. Ähnlich der 100-%-Kontrolle bei Checklisten – fungiert als Stichproben-Kontrolle, ohne den Alltag mit dauerhaften Foto-Pflichten zu belasten. - Fotoaufnahme – Dauerhaft Pflicht: Bei jedem Aufruf der Prüfposition muss ein Foto gemacht werden. Sinnvoll für besonders kritische Prüfpunkte mit hohem Nachweisbedarf. #### Wie hinterlege ich Arbeitsanweisungen an einer Prüfposition? Arbeitsanweisungen sind **Hilfetexte und Dokumente**, die den Mitarbeiter bei der Durchführung der Prüfposition unterstützen. Sie sind im System konsistent gehalten – analog funktionieren sie auch im Audit-Modul. - Textfeld: Beschreibung dessen, was bei der Prüfposition zu beachten ist. Beispiel: „Flaschen sind sortiert, MHD wurde kontrolliert, Mixbecher sind sauber und einsatzbereit." - Bestätigungs-Logik: Aktiviert der Mitarbeiter die Checkbox der Prüfposition, bestätigt er damit die gesamte hinterlegte Anweisung als erfüllt. - Dokumente hinterlegen: Über das Plus-Symbol lassen sich PDFs oder Videos direkt aus dem Dokumentenmanagement zuweisen – oder neu hochladen. - Sparsam einsetzen: Anweisungen nur dort hinterlegen, wo sie dem Mitarbeiter wirklich helfen. Eine einfache Reinigungsbestätigung braucht keine Detailanleitung. #### Wie hinterlege ich Verfahrenshinweise? Verfahrenshinweise sind die Anweisungen für den **Mangelfall** – also für die Situation, wenn an der Prüfposition etwas nicht in Ordnung ist. Sie werden im separaten Feld unterhalb der Arbeitsanweisung gepflegt. - Textform: Was ist zu tun, wenn ein Mangel an dieser Prüfposition auftritt? - Dokumente: Über das Plus-Symbol lassen sich PDFs oder Videos zur Mangelbehandlung hinterlegen. - Pop-up beim Mangel: Wird automatisch oder manuell ein Mangel erzeugt, erhält der Mitarbeiter ein Pop-up mit dem Verfahrenshinweis-Text und der hinterlegten Datei – inklusive konkreter Handlungsanweisung. - Abgrenzung zur Arbeitsanweisung: Die Arbeitsanweisung beschreibt den **Normalfall**, der Verfahrenshinweis den **Ausnahmefall**. #### Wie weise ich eine Prüfposition einer Checkliste zu? Die Zuweisung ist in beide Richtungen möglich – aus der Checkliste heraus oder direkt aus der Prüfposition. Beide Wege landen am selben Ergebnis, haben aber unterschiedliche Auswirkungen auf die Reihenfolge. - Aus der Prüfposition zuweisen: In der Prüfposition unter „Checklisten" das Plus-Symbol klicken → gewünschte Checkliste auswählen → Pflicht- oder Optionalstatus festlegen. - Position in der Checkliste: Wird die Prüfposition von außen zugewiesen, hängt sie **unten** in der Checkliste an. Wenn ihr mit Unterschriftenfeldern arbeitet, landet sie damit hinter der Unterschrift – nicht ideal. - Empfehlung für neue Prüfpositionen: Beim ersten Anlegen direkt aus der **Checkliste** heraus hinzufügen – damit habt ihr volle Kontrolle über die Reihenfolge. - Entfernen: Plus-Symbol → Checkliste abwählen, oder über das Drei-Punkte-Menü hinter dem Eintrag → „Entfernen". #### Was sind Prüfpositions-Kategorien und wie verwalte ich sie? Kategorien sind das Filter- und Suchwerkzeug für Prüfpositionen. Bei vielen Prüfpositionen lohnt sich eine durchdachte Kategorisierung, damit ihr später schnell die richtigen finden und bearbeiten könnt. - Sinnvolle Kategorien: Art des Bedienelements (z. B. Zahlenwert, Unterschrift), Art der Tätigkeit (Reinigung, Temperaturkontrolle, Qualitätskontrolle) oder Einsatzbereich (Küche, Lager, Service). - Dopplungen vermeiden: Was bereits eindeutig im Namen der Prüfposition steht (z. B. „Arbeitsflächen") muss nicht zusätzlich als Kategorie hinterlegt werden – darauf könnt ihr per Textsuche filtern. - Kategorien anlegen aus der Prüfposition heraus: Drei-Punkte-Menü → „Erstellen" → Namen vergeben → speichern. Die neue Kategorie ist sofort verfügbar. - Kategorien zentral verwalten: Tab „Kategorien" im Prüfpositions-Menü. Per Klick auf eine Kategorie lässt sich der Name ändern – die Änderung greift automatisch in allen verknüpften Prüfpositionen. - Mehrfachzuweisung: Eine Prüfposition kann beliebig vielen Kategorien angehören. **Tipp:** Lieber wenige, sinnvoll geschnittene Kategorien als viele überlappende. Eine durchdachte Kategorienstruktur spart später beim Filtern und Bearbeiten viel Zeit. #### Kann ich Prüfpositionen kopieren? Ja – mit der Duplizieren-Funktion. Das spart Zeit, wenn ihr ähnliche Prüfpositionen für unterschiedliche Bereiche oder Checklisten benötigt. - Vorgehen: Drei-Punkte-Menü an der Prüfposition → „Duplizieren". Der Name erhält automatisch den Zusatz „Kopie". - Was übernommen wird: Bedienelement mit Beschriftung, Mangelkategorie, Anweisungstexte, Verfahrenshinweise, Links, Fotoaufnahme-Einstellung und Kategorien. - Was **nicht** übernommen wird: Die fortlaufende Nummer (muss manuell vergeben werden) und die Checklistenzuweisungen (müssen neu zugeordnet werden). - Empfehlung: Nach dem Duplizieren immer den Namen, die Nummer und ggf. den Bedienelement-Text anpassen – sonst entstehen schwer unterscheidbare Duplikate. #### Wie lösche ich eine Prüfposition? Über das Drei-Punkte-Menü an der Prüfposition → „Löschen" → Bestätigung. Die Prüfposition ist anschließend nicht mehr im System verfügbar. - Endgültigkeit: Eine gelöschte Prüfposition lässt sich nicht wiederherstellen. Bei versehentlicher Löschung bleibt nur das Neuanlegen. - Auswirkungen auf Checklisten: Die Prüfposition verschwindet aus allen Checklisten, in denen sie eingebunden war. Bestehende Reports bleiben erhalten, neue Durchführungen ohne diese Prüfposition. **Hinweis:** Vor dem Löschen prüfen, ob die Prüfposition aktuell in Checklisten verwendet wird. Wer eine Prüfposition nur „vorerst nicht mehr nutzen" möchte, sollte sie aus den Checklisten entfernen, statt sie zu löschen – so bleibt sie als Vorlage erhalten. #### Fazit Prüfpositionen sind die wichtigsten Bausteine eures Checklistensystems – wer sie sauber strukturiert, hat den halben Weg zu funktionierenden Checklisten geschafft. Drei Punkte sind dabei entscheidend: Erstens, **eine Prüfposition steht für genau einen Prüfpunkt** – nicht für eine ganze Tätigkeitsfolge. Zweitens, **das richtige Bedienelement wählen** – Validierung über Zahlenwert oder Auswahlliste nur dort, wo wirklich eine Plausibilitätsprüfung gebraucht wird, sonst reicht die Checkbox. Und drittens, **Mangelkategorien direkt an der Prüfposition verankern** – damit greifen alle Mangelmanagement-Folgemechanismen automatisch, ohne dass Mitarbeiter eine Kategorie auswählen müssen. Wer beim Aufbau diszipliniert bleibt – sparsam mit Bedienelementen, klar mit Anweisungstexten, konsequent mit Kategorien –, baut sich eine Prüfpositions-Bibliothek auf, die langfristig wartbar bleibt und gleichzeitig im Alltag effizient funktioniert.