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title: "Produktrückruf"
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#### Themenübersicht

- Wozu dient das Modul Produktrückrufe und wie funktioniert es grundsätzlich?
- Wie lege ich einen neuen Produktrückruf an?
- Welche Optionen habe ich bei der Empfänger-Auswahl?
- Wie erleben Mitarbeiter einen aktiven Produktrückruf?
- Wie bestätigt ein Mitarbeiter den Produktrückruf?
- Wie werte ich einen Produktrückruf aus und exportiere die Daten?
- Wofür sollte ich das Modul nicht verwenden?


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### Wozu dient das Modul Produktrückrufe und wie funktioniert es grundsätzlich?

Das Modul Produktrückrufe ist dafür gedacht, **systemweit eine dringliche Information** an alle angeschlossenen Standorte und Benutzergruppen zu verteilen – typischerweise dann, wenn ein Produkt aufgrund einer Qualitätsabweichung gesperrt oder aus dem Verkauf gezogen werden muss. Das Modul stellt sicher, dass die Information nicht nur ankommt, sondern auch aktiv bestätigt wird.

- Typischer Anwendungsfall: Ein Produkt wurde produziert, in einer Routinekontrolle ist eine Abweichung aufgefallen, der Verkauf muss gestoppt und die Ware an allen Verkaufsstellen gesperrt oder entsorgt werden.
- Sofortige Sichtbarkeit: Sobald ein Produktrückruf aktiv ist, erhalten die zugewiesenen Standorte und Benutzergruppen ein gut sichtbares Pop-up im System.
- Systemsperre nach Toleranzfenster: Eine laufende Eingabe lässt sich kurzfristig (ca. 60 Sekunden) noch abschließen. Danach sperrt das System die weitere Arbeit, bis der Produktrückruf vom Mitarbeiter bestätigt wurde.
- Zweck der Sperre: Garantiert, dass die Information bei jedem Empfänger tatsächlich wahrgenommen und bearbeitet wird – ein Wegklicken oder Vergessen ist nicht möglich.
- Relevanz für Zertifizierungen: Für Betriebe mit IFS-Zertifizierung ist ein dokumentiertes Krisenmanagement Pflicht. Das Modul erfüllt genau diesen Anwendungsfall nachvollziehbar und revisionssicher.

**Hinweis:** Das Modul befindet sich aktuell in der Testphase und ist für alle Mandanten kostenfrei verfügbar. Nach Abschluss der Testphase wird Produktrückruf zu einem kostenpflichtigen Zusatzmodul.

#### Wie lege ich einen neuen Produktrückruf an?

Produktrückrufe werden in der Verwaltung über den Button „Erstellen → Hinzufügen" angelegt. Beim Speichern wird der Rückruf **sofort aktiv** – die Eingaben sollten daher vor dem Absenden gegengeprüft werden.

- Name: Eindeutige Bezeichnung, die für alle Empfänger im Pop-up sichtbar ist – z. B. „Gefahr bei Produkt XY" oder „Sperrung Charge ABC".
- Notiz: Detaillierte Beschreibung der Gefahr, des Problems und der erforderlichen Aktion (z. B. „Bei einer Routinekontrolle wurde eine Qualitätsabweichung festgestellt. Produkt sperren und entsorgen.").
- Chargennummern: Lot-/Chargennummern des betroffenen Produkts.
- Mindesthaltbarkeitsdaten: Bei Bedarf mehrere Daten erfassbar.
- Einheit: Die Verkaufseinheit am Empfangsort – Stück, Kilogramm, Steigen oder vergleichbar. Wichtig für die spätere mengenmäßige Auswertung.
- Aktivierung beim Speichern: Nach Klick auf „Speichern" ist der Produktrückruf sofort live – alle zugewiesenen Empfänger sehen das Pop-up.

**Hinweis:** Vor dem Speichern sicherstellen, dass Name, Notiz, Chargennummern und Empfänger korrekt gesetzt sind. Ein einmal aktivierter Rückruf zieht direkte Aktionen an allen Standorten nach sich – ein versehentliches Auslösen erzeugt unnötigen Aufwand vor Ort.

#### Welche Optionen habe ich bei der Empfänger-Auswahl?

Die Reichweite eines Produktrückrufs lässt sich gezielt eingrenzen – nach Standorten und Benutzergruppen. Damit landet die Sperre nur dort, wo das betroffene Produkt tatsächlich relevant ist.

- Standorte: Auswahl konkreter Standorte oder „alle Standorte" – je nachdem, wie weit das Produkt verteilt wurde.
- Benutzergruppen: Eingrenzung auf bestimmte Funktionen oder Bereiche – z. B. nur Küche, nur Fischabteilung, nur Verkauf. So bekommen nicht alle Mitarbeiter die Sperre, sondern nur die fachlich relevanten.
- Alle Benutzer: Ist keine spezifische Benutzergruppe sinnvoll, lässt sich der Rückruf auch an alle Benutzer eines Standorts verteilen.
- Checkbox „Abweisbar": **Standardmäßig deaktiviert** – der Rückruf erzeugt dann die volle Systemsperre. Wird die Checkbox aktiviert, können Empfänger das Pop-up zunächst schließen und den Rückruf zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten. Nur für reine Informationsfälle ohne sofortige Aktion verwenden.

**Hinweis:** Eine Filterung nach Standortkategorien (z. B. Regionen) ist aktuell noch nicht möglich. Diese Erweiterung ist in der Entwicklungspipeline. Bis dahin müssen Standorte einzeln oder pauschal ausgewählt werden.

#### Wie erleben Mitarbeiter einen aktiven Produktrückruf?

Sobald ein Produktrückruf aktiv ist, erscheint bei allen Empfängern ein präsentes Pop-up – egal, was sie gerade im System tun. Das Erlebnis ist bewusst auffällig gestaltet, damit niemand die Information übersieht.

- Pop-up beim Login: Wer sich nach der Aktivierung neu anmeldet, sieht das Pop-up sofort nach dem Login.
- Pop-up während aktiver Nutzung: Mitarbeiter, die bereits im System arbeiten, sehen das Pop-up unmittelbar nach Aktivierung.
- Toleranzfenster: Über den Button „Schließen" lässt sich das Pop-up einmalig wegklicken – z. B. um eine laufende Checkliste noch abzuschließen und Daten zu speichern.
- Automatische Wiedervorlage: Nach ca. 60 Sekunden erscheint das Pop-up erneut und sperrt die weitere Arbeit im System.
- Visuelle Markierung: Im Menüpunkt Produktrückrufe erscheint ein roter Indikator, solange offene Rückrufe bestehen.

**Tipp:** Die 60 Sekunden Toleranzfenster sind dafür gedacht, eine gerade geöffnete Aufgabe sauber zu beenden – nicht, um neue Tätigkeiten zu starten. Die Mitarbeiter sollten genau darüber vorab geschult werden, sonst sind sie überrascht, wenn das System mitten in einer neuen Aktion sperrt.

#### Wie bestätigt ein Mitarbeiter den Produktrückruf?

Das Bestätigen ist die zentrale Aktion – damit dokumentiert der Mitarbeiter, ob am Standort betroffene Ware vorhanden war und in welcher Menge. Erst nach der Bestätigung wird die Systemsperre für diesen Benutzer aufgehoben.

- Schritt 1 – Status melden: Der Mitarbeiter wählt „Ware am Standort" oder „Keine Ware am Standort".
- Schritt 2 – Menge erfassen: Bei vorhandener Ware wird die Menge der entsorgten Einheiten erfasst (z. B. 25 Stück).
- Schritt 3 – Unterschrift: Der durchführende Mitarbeiter unterschreibt digital als Bestätigung.
- Schritt 4 – Bestätigen: Mit Klick auf „Bestätigen" wird die Rückmeldung abgesendet und die Systemsperre für diesen Benutzer aufgehoben.
- Aktuelle Funktionseinschränkung: Im jetzigen Stand lässt sich nur „entsorgte Ware" erfassen. Die Erweiterung um eine reine Sperrung der Ware im Lager (ohne Entsorgung) ist in Arbeit.

#### Wie werte ich einen Produktrückruf aus und exportiere die Daten?

Die Auswertung läuft pro Rückruf im Tab „Auswertung" – sowohl während des laufenden Rückrufs als auch nach Abschluss. Für die externe Weitergabe (z. B. Regressforderung an den Lieferanten) lässt sich die Auswertung als Datei exportieren.

- Live-Auswertung: Schon während der Rückruf läuft, sehen Admins, welche Standorte bereits geantwortet haben und welche noch ausstehen.
- Prozentuale Anzeige: Pro Standort wird der Bearbeitungsfortschritt in Prozent dargestellt.
- Mengenübersicht: Summe der entsorgten Einheiten – pro Standort und für den gesamten Rückruf.
- Statuswechsel auf „Abgeschlossen": Sobald **alle** zugewiesenen Standorte den Rückruf bestätigt haben, wechselt der Status auf abgeschlossen. In der Übersicht erscheint dann ein grüner Indikator.
- Filter nach Status: In der Produktrückruf-Übersicht lassen sich offene und abgeschlossene Rückrufe getrennt anzeigen.
- Detailansicht: Pro Rückmeldung lässt sich einsehen, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt mit welcher Menge bestätigt hat – inklusive Unterschrift.
- Export: Über den Export-Button wird eine CSV-Datei mit allen Rückmeldungen erzeugt – mit Produktrückruf, Standort, Status, Erledigungszeitpunkt, Benutzer und Menge.
- Verwendungszweck Export: Ideal als Nachweis gegenüber Hersteller oder Lieferant bei Regressforderungen – jeder Standort und jede Menge ist eindeutig dokumentiert.

#### Wofür sollte ich das Modul nicht verwenden?

So nützlich das Modul für echte Krisenfälle ist – es eignet sich **nicht** als allgemeines Mitteilungswerkzeug. Wer es zweckentfremdet, untergräbt seinen eigentlichen Nutzen.

- Kein Werkzeug für allgemeine Informationen: Newsletter-artige Mitteilungen, organisatorische Hinweise oder Schulungsankündigungen gehören nicht in das Modul. Dafür gibt es andere, weniger dringliche Wege im System.
- Risiko der Abstumpfung: Wer das Modul für Alltags-Infos nutzt, sorgt dafür, dass Mitarbeiter das Pop-up irgendwann als störend statt als alarmierend wahrnehmen – und im echten Krisenfall reflexartig wegklicken.
- Bedeutung des Warnsymbols: Die dringliche Darstellung mit Warnsymbol ist bewusst auf akute Gefahr im Verzug ausgelegt. Sie sollte ihren Charakter behalten.
- Empfehlung: Das Modul ausschließlich für echte Produktrückrufe, Qualitätsabweichungen mit unmittelbarem Handlungsbedarf und vergleichbare akute Themen verwenden.

#### Fazit

Das Modul Produktrückrufe schließt eine wichtige Lücke im Qualitätsmanagement: die garantierte, dokumentierte und vor allem **bestätigte** Verteilung kritischer Informationen an alle relevanten Standorte. Die Kombination aus Pop-up, Systemsperre und Pflichtbestätigung sorgt dafür, dass im Ernstfall niemand übersehen wird – ein zentraler Baustein für ein funktionierendes Krisenmanagement und ein wichtiger Pluspunkt bei IFS-Audits. Drei Dinge solltet ihr mitnehmen: Erstens, bei der Aktivierung doppelt prüfen – ein Rückruf läuft sofort und löst überall Aktion aus. Zweitens, die Empfängerauswahl gezielt setzen, damit nur die fachlich Betroffenen den Rückruf erhalten. Und drittens, das Modul für genau das nutzen, wofür es gedacht ist: echte Krisen, nicht allgemeine Mitteilungen. Mit dieser Disziplin bleibt das Werkzeug auch in zwei Jahren noch das wirksame Alarmsystem, als das es konzipiert wurde.