--- title: "Mangelmanagement" canonical: "https://help.qmspot.com/space/QMSpotKnow/74711049/Mangelmanagement" format: markdown --- #### Themenübersicht - Was hat sich im neuen Mangelmanagement grundsätzlich geändert? - Was sind die neuen Prioritäten und wie ersetzen sie das alte CCP-Kennzeichen? - Was sind Eskalationsgruppen und wie bilde ich damit eine Meldekette ab? - Was sind (Folge-)Maßnahmen und wie verknüpfe ich sie mit dem Mangelprozess? - Wie stelle ich die Prioritäten im Detail ein? - Wie kombiniere ich Prioritäten mit Mangelkategorien? - Wie verknüpfe ich Mangelkategorien direkt mit Prüfpositionen? Sollte das Video beim Abspielen eine schlechte Qualität haben, dann geh bitte unten über das Zahnrad-Symbol im Player in die Einstellungen und erhöhe die Wiedergabequalität. Die Einstellung „Auto“ sollte das für Dich beste Ergebnis liefern. --- #### Was hat sich im neuen Mangelmanagement grundsätzlich geändert? Mit dem aktuellen Update bekommt das Mangelmanagement ein deutlich strukturierteres Innenleben. Es löst zentrale Probleme der bisherigen Version – insbesondere die unklare Zuständigkeit, wenn viele Mängel an vielen Standorten gleichzeitig offen waren. Bestehende Daten bleiben dabei unberührt. - Neues Dashboard: Übersichts-Cards zeigen Mängel gesamt, Mängel in Bearbeitung, kritische Mängel und Mängel ohne Zuweisung. Eine Filter- und Klick-Funktion auf die Cards ist in Vorbereitung und wird per Folge-Update nachgereicht. - Neuer Menüpunkt „Stammdaten": Bündelt vier Reiter – Eskalationsgruppen, Maßnahmen, Prioritäten und Kategorien. Damit lässt sich der gesamte Mangelprozess deutlich feiner steuern als bisher. - Übernahme bestehender Daten: Alle bestehenden Mängel, Kategorien und Einstellungen bleiben erhalten. Mängel, die zuvor mit „CCP/kritisch" markiert waren, werden automatisch der neuen Priorität „Hoch" zugeordnet. - Optionale Nutzung: Wer das neue Mangelmanagement nicht im vollen Umfang nutzen möchte, kann weiterarbeiten wie bisher. Solange keine neuen Einstellungen vorgenommen werden, ändert sich am Verhalten des Systems nichts – außer der Bezeichnung „Priorität Hoch" statt „CCP/kritisch". **Hinweis:** Einige Funktionen sind im aktuellen Release noch nicht vollständig nutzbar – insbesondere die automatische Erstellung von Aufgaben aus Prioritäten und die Auswahl von Unterkategorien. Einstellungen können bereits jetzt vorgenommen werden und werden automatisch aktiv, sobald die zugehörige Funktion live ist. #### Was sind die neuen Prioritäten und wie ersetzen sie das alte CCP-Kennzeichen? Statt eines einzigen kritischen Kennzeichens gibt es nun ein **dreistufiges Prioritätssystem**. Damit lassen sich Mängel deutlich feiner abstufen und mit individuellen Reaktionszeiten und Eskalationspfaden verknüpfen. - Priorität „Gering": Für leichte, dokumentationswürdige Mängel ohne sofortigen Handlungsbedarf. Hier ist als einzige Stufe ein automatisches Schließen nach Ablauffrist möglich – sinnvoll für rein optische oder geringfügige Beanstandungen, bei denen die Dokumentation wichtiger ist als die Bearbeitung. - Priorität „Mittel": Standardstufe für alle neu erstellten Mängel. Eskalation greift, wenn die Bearbeitung nicht innerhalb der definierten Zeit erfolgt. - Priorität „Hoch": Ersetzt das frühere CCP-Kennzeichen. Alle bestehenden CCP-Mängel werden beim Update automatisch dieser Stufe zugewiesen. - Standardverhalten neuer Mängel: Wird beim Erstellen keine andere Priorität gewählt, ist „Mittel" voreingestellt. - Leere Voreinstellung möglich: Wer keine Prioritätsdaten pflegt, verändert nichts am bisherigen Verhalten – das System löst dann keine zusätzlichen Folgeaktionen aus. #### Was sind Eskalationsgruppen und wie bilde ich damit eine Meldekette ab? Eskalationsgruppen lösen das alte „Gießkannenprinzip" der Benachrichtigungen ab. Statt dass alle potenziell Zuständigen sofort jeden Mangel sehen, läuft die Benachrichtigung **stufenweise** entlang einer von euch definierten Meldekette. - Grundprinzip: Pro Eskalationsstufe wird festgelegt, **wer** zu welchem Zeitpunkt informiert wird, wenn ein Mangel nicht bearbeitet wurde. - Aufbau einer Stufe: Name vergeben (z. B. „Stufe 1 – Abteilungsleitung"), optional eine Maßnahme zuweisen, anschließend Benutzergruppe(n) oder Einzelbenutzer hinterlegen. - Empfehlung Benutzergruppen: Auch wenn nur eine Person enthalten ist, immer mit Benutzergruppen arbeiten – das fängt Personalwechsel ohne Nacharbeit ab. - Beispiel für eine zweistufige Meldekette: Mitarbeiter erstellt einen Mangel → Stufe 1 „Abteilungsleitung" wird nach definierter Zeit informiert → bei weiterhin keiner Bearbeitung greift Stufe 2 „Geschäftsführung". - Abarbeitung von oben nach unten: Die in der Reihenfolge oberste Eskalationsstufe wird zuerst benachrichtigt, die zweite erst nach Ablauf ihrer eigenen Frist – die Fristen bauen aufeinander auf. **Tipp:** Bevor ihr Eskalationsgruppen anlegt, bildet die tatsächliche Meldekette eures Betriebs grafisch ab – wer informiert wen wann? Diese Kette übersetzt ihr 1:1 in Eskalationsstufen. So bleibt das System konsistent zu eurer realen Organisation. #### Was sind (Folge-)Maßnahmen und wie verknüpfe ich sie mit dem Mangelprozess? Maßnahmen im neuen Mangelmanagement sind **Folgemaßnahmen** – also Aktionen, die nach einem Mangel ausgelöst werden, um zukünftige Mängel zu verhindern oder zusätzlichen Bearbeitungsdruck aufzubauen. Sie ergänzen die bisherigen **Direktmaßnahmen**, die unverändert pro Kategorie definiert werden. - Abgrenzung zur Direktmaßnahme: Die Direktmaßnahme ist die **Sofortaktion** bei der Mangelerfassung (z. B. „Produkt aus dem Regal nehmen und Foto machen"). Die Folgemaßnahme greift **danach** – z. B. eine Schulung, eine Kontrollaufgabe oder eine erneute Prüfung. - Anlegen: Im Tab „Maßnahmen" eine neue Maßnahme erstellen, ihr einen Namen geben und festlegen, was beim Auslösen passieren soll. - Beispiel Maßnahme „Mangelkontrolle": Erzeugt für die zugewiesene Person eine einfache Aufgabe „Bitte kontrolliere die offenen Mängel", fällig innerhalb eines Tages. Wird automatisch ausgelöst, wenn die verknüpfte Bedingung (Anzahl Mängel, Zeitüberschreitung) erfüllt ist. - Beispiel Maßnahme „Nachschulung": Tritt z. B. die Kategorie „Temperaturabweichung wegen Falschmessung" häufig auf, lässt sich automatisch eine Aufgabe mit hinterlegter PDF oder Schulungsvideo an die zuständige Stelle versenden. - Verknüpfung mit Eskalationsgruppen: Maßnahmen können direkt an einer Eskalationsstufe hinterlegt werden – die Stufe löst dann automatisch die Maßnahme aus. - Verknüpfung mit Kategorien: Auch direkt an Mangelkategorien zuweisbar – sollte aber bewusst sparsam genutzt werden, um Mitarbeiter nicht mit automatisierten Folgeaktionen zu überfrachten. **Hinweis:** Das Wording „Maßnahmen" wird in einem späteren Update voraussichtlich noch präzisiert – wahrscheinlich in Richtung „Folgemaßnahmen" – damit die Abgrenzung zur Direktmaßnahme im System eindeutiger wird. #### Wie stelle ich die Prioritäten im Detail ein? Jede der drei Prioritätsstufen lässt sich mit Zeitwerten, Eskalationsstufen und – bei „Gering" – einem automatischen Schließen konfigurieren. Damit definiert ihr für jede Stufe eine eigene Reaktionslogik. - Wertangabe in Stunden: Definiert, **nach wie vielen Stunden** ohne Bearbeitung die nächste Aktion (z. B. Aufgabe erzeugen oder Eskalation auslösen) erfolgt. - Aufgabenfälligkeit: Zusätzliche Stundenangabe, innerhalb derer eine erzeugte Aufgabe erledigt werden soll. - Automatisches Schließen (nur „Gering"): Nicht bearbeitete Mängel der Stufe „Gering" lassen sich nach einer definierten Frist (z. B. 72 Stunden) automatisch schließen. Der Mangel bleibt mit Hinweis „Wegen Geringfügigkeit geschlossen" dokumentiert – er verschwindet nicht aus dem System. - Eskalationsgruppen je Priorität: Pro Prioritätsstufe lassen sich eine oder mehrere Eskalationsgruppen mit eigenen Auslösebedingungen hinterlegen – z. B. „Anzahl offener Mängel überschreitet 50". - Bezugsrahmen Anzahl: Bei mengenabhängigen Auslösern bewertet das System die Anzahl pro zuständiger Person und deren Standorten – nicht systemweit. Eine Abteilungsleitung wird also nur informiert, wenn die Schwelle in **ihrem** Verantwortungsbereich überschritten wird. - Aktueller Funktionsumfang: Benachrichtigungen werden ausgelöst, die automatische Aufgabenerstellung kommt mit einem späteren Update. Einstellungen lassen sich aber bereits jetzt vorbereiten. #### Wie kombiniere ich Prioritäten mit Mangelkategorien? Die in den Prioritäten hinterlegten Werte sind die **Standardeinstellung** für das gesamte System. In den Kategorien selbst lässt sich diese Standard-Logik bei Bedarf pro Kategorie überschreiben – für die Fälle, in denen eine bestimmte Mangelart besondere Reaktionszeiten oder Eskalationspfade braucht. - Standardweg: Beim Anlegen einer Kategorie wird im Feld „Priorität" eine der drei Stufen ausgewählt. Die Werte aus der globalen Prioritätsdefinition greifen automatisch. - Individuelle Einstellung aktivieren: Über einen Haken in der Kategorie lassen sich die Werte für **genau diese Kategorie** abweichend vom globalen Standard setzen – andere Zeiten, andere Eskalationsgruppen. - Beispiel: Die globale Priorität „Hoch" sieht eine Eskalation nach 12 Stunden vor. Für eine besonders sensible Kategorie (z. B. allergenrelevante Abweichung) wird die Eskalation auf 5 Stunden verkürzt – ohne dass dies andere Hoch-Kategorien betrifft. - Direktmaßnahme bleibt erhalten: Die altbekannte Direktmaßnahme pro Kategorie funktioniert unverändert und kann zusätzlich mit Folgemaßnahmen kombiniert werden. - Notizen: Vorgefertigte Notiztexte je Kategorie funktionieren weiterhin wie im alten Mangelmanagement. - Pflicht zur Zuweisung: Neue Kategorien müssen zwingend einer Benutzergruppe oder einem Benutzer zugewiesen werden – „ohne Zuweisung" ist nicht mehr möglich. #### Wie verknüpfe ich Mangelkategorien direkt mit Prüfpositionen? Eine der bedeutendsten Neuerungen ist die **direkte Verankerung von Mangelkategorien an Prüfpositionen**. Damit wird die richtige Kategorie nicht mehr vom Mitarbeiter ausgewählt – sondern systemseitig vorgegeben. - Bisherige Logik: Mitarbeiter wählte beim Erstellen eines Mangels manuell die passende Kategorie aus – mit dem Risiko, dass eine falsche oder unpassende Kategorie verwendet wurde. - Neue Logik: An einer Prüfposition lässt sich direkt festlegen, welche Mangelkategorie bei einem Mangel an genau dieser Stelle gilt. Bei Auslösung wird die Kategorie automatisch zugewiesen. - Konsequenz: Alle Folge-Logiken (Priorität, Eskalation, Notizen, Folgemaßnahmen) greifen damit verlässlich – ohne Abhängigkeit vom Verhalten einzelner Mitarbeiter. - Analogie zum Audit-Modul: Diese Verknüpfung gibt es im Audit-Modul bereits länger und hat sich dort bewährt. Sie kommt nun auch im Mangelmanagement an. **Tipp:** Wer ohnehin neue Checklisten aufbaut oder bestehende überarbeitet, sollte die Kategorie-Verknüpfung an den Prüfpositionen direkt mitnehmen – das macht die Auswertungen später deutlich aussagekräftiger und reduziert Fehlerquellen im Mangelprozess. #### Fazit Mit dem neuen Mangelmanagement bekommt ihr ein deutlich strukturierteres Werkzeug an die Hand: Drei klare Prioritätsstufen statt eines binären CCP-Kennzeichens, mehrstufige Eskalationsgruppen entlang eurer realen Meldekette, automatisierbare Folgemaßnahmen und die direkte Verknüpfung von Mangelkategorien mit Prüfpositionen. Drei Empfehlungen für die Umsetzung: Erstens, mit der **Meldekette in Eskalationsgruppen** beginnen – das ist die Basis für alle weiteren Automatisierungen. Zweitens, **Prioritäten zuerst global definieren**, individuelle Kategorie-Anpassungen erst dann setzen, wenn es wirklich nötig ist. Und drittens, die **Kategorie-Verknüpfung an Prüfpositionen** konsequent nutzen – sie nimmt euren Mitarbeitern eine Entscheidung ab und macht eure Auswertungen systematisch verwertbar. Wer hier von Anfang an strukturiert vorgeht, baut sich ein Mangelmanagement auf, das Verantwortlichkeiten klärt, Reaktionszeiten verkürzt und langfristig auch in Audits einen sauberen Eindruck hinterlässt.