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title: "Audit Reports anzeigen & exportieren"
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#### Themenübersicht

- Wo finde ich abgeschlossene Audits im Dashboard?
- Wie rufe ich die vollständigen Audit-Reports auf und filtere nach Zeitraum?
- Welche Druck-Optionen stehen für einen Audit-Report zur Verfügung?
- Wie funktioniert die 24-Stunden-Hochstufung von Mängeln?
- Warum bleibt die Mängelliste auch nach Audit-Abschluss dynamisch?
- Wie versende ich einen Audit-Report per E-Mail?
- Welche Bilder-Layouts gibt es im Export?
- Kann ich den Versand auf bestimmte Bereiche eingrenzen?
- Wie ist ein exportierter Audit-Report aufgebaut?
- Was passiert beim Audit-Abschluss mit offenen Mängeln?
- Wie nutze ich Audit-Reports zur Vorbereitung eines Folge-Audits?


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### Wo finde ich abgeschlossene Audits im Dashboard?

Das Audit-Dashboard ist der schnelle Einstieg in die abgeschlossenen Audits. Es zeigt die letzten fünf abgeschlossenen Audits direkt an – inklusive prozentualer Bewertung.

- Aufruf: `Audit → Dashboard`.
- Anzeige: Die letzten fünf abgeschlossenen Audits werden mit Abschlussdatum und Prozentwertung gelistet.
- Direkter Einstieg: Per Klick auf einen Audit-Eintrag landet ihr direkt im Audit-Report ohne Umweg über die Filter.
- Vollständige Übersicht: Über die Drei-Punkte-Funktion → „Alle anzeigen" gelangt ihr in die Reports-Ansicht mit allen verfügbaren Filtern.

#### Wie rufe ich die vollständigen Audit-Reports auf und filtere nach Zeitraum?

Die Reports-Ansicht ist das eigentliche Auswertungswerkzeug. Sie bietet vielfältige Filter und ist die zentrale Anlaufstelle für tiefergehende Analysen.

- Aufruf: `Audit → Reports` oder über das Dashboard und „Alle anzeigen".
- Standardfilter Zeitraum: Nur Audits des aktuellen Tages werden angezeigt – das schont die Ladezeit bei großen Datenbeständen.
- Zeitraum erweitern: Über die Schnellauswahl „letzte 7 Tage", „letzte 14 Tage" oder einen frei gewählten Zeitraum lässt sich die Auswertung erweitern.
- Anzeige pro Eintrag: Audit-Name, Abschlussdatum und prozentuales Ergebnis.
- Mehrfachauswahl: Über die Häkchen-Symbole lassen sich mehrere Audits gleichzeitig auswählen und gemeinsam drucken oder exportieren.
- Direkter Detailaufruf: Per Klick auf einen Eintrag öffnet sich der vollständige Audit-Report – allerdings nur lesend, ohne Bearbeitungsmöglichkeit.

#### Welche Druck-Optionen stehen für einen Audit-Report zur Verfügung?

Beim Drucken eines Audit-Reports lässt sich genau steuern, welche Bestandteile in die exportierte Datei aufgenommen werden. Damit könnt ihr den Empfänger gezielt mit den für ihn relevanten Informationen versorgen.

- Audit-Bericht: Nur die eigentliche Audit-Auswertung mit allen Bereichen, Audit-Listen und Prüfpositionen.
- Mängelliste: Auflistung sämtlicher im Audit erfasster Mängel inklusive Status. Sinnvoll, wenn nur die Abweichungen an die verantwortliche Stelle übermittelt werden sollen.
- Audit-Bericht und Mängelliste: Beide Bestandteile in getrennten PDF-Dateien.
- Anwendungsempfehlung: Den vollständigen Audit-Report für die interne Dokumentation, die reine Mängelliste für die Weiterleitung an Standorte oder verantwortliche Personen zur Bearbeitung.

#### Wie funktioniert die 24-Stunden-Hochstufung von Mängeln?

Bei vielen Audit-Systemen ist es üblich, Mängel innerhalb einer Frist (typisch: 24 Stunden) noch beheben zu können und die Bewertung dann entsprechend hochzustufen. Diese Logik lässt sich im Audit-Verlauf abbilden.

- Ausgangslage: Eine Prüfposition ist mit 0 bewertet → Mangel ist im System.
- Behebung innerhalb der Frist: Wird der Mangel innerhalb von 24 Stunden behoben, lässt sich die Bewertung von 0 auf 1 hochstufen – statt eines vollständigen Punktverlusts gibt es nur einen 50-%-Abzug.
- Voraussetzung Audit-Status: Solange der Audit nur zwischengespeichert (nicht final abgeschlossen) ist, lassen sich Bewertungen noch ändern. Diesen Mechanismus könnt ihr nutzen, um die Nachbesserung in der Bewertung abzubilden.
- Alternative: Audit abschließen und Mangel als nicht behoben in die Mängelliste übernehmen – die Mängelliste bleibt auch nach Audit-Abschluss dynamisch (siehe nächster Abschnitt).
- Anwendungshinweis: Diese Hochstufungs-Logik ist nicht in allen Audit-Systemen üblich. Wer eine solche Regel nutzt, sollte sie verbindlich definieren – z. B. „24 Stunden, dokumentierter Beleg der Behebung".

#### Warum bleibt die Mängelliste auch nach Audit-Abschluss dynamisch?

Während die Audit-Bewertung mit dem Abschluss eingefroren wird, bleiben die im Audit erfassten Mängel **dynamisch**. Sie können auch nach dem Abschluss weiter bearbeitet und abgeschlossen werden.

- Statisch ist die Bewertung: Prozentwerte, abgeschlossene Audit-Listen und Punkte werden mit dem Audit-Abschluss eingefroren.
- Dynamisch sind die Mängel: Offene Mängel können nach Audit-Abschluss bearbeitet, mit Maßnahmen versehen und geschlossen werden.
- Sichtbarkeit im Audit-Report: Der Mangel-Status (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen) aktualisiert sich live im Audit-Report. Auch wenn der Audit selbst längst abgeschlossen ist.
- Farbcodierung im Audit: Offene Mängel erscheinen grau, abgeschlossene grün.
- Nutzwert: Ohne vor Ort zu sein, lässt sich aus der Ferne nachverfolgen, ob ein Audit-Standort die festgestellten Mängel tatsächlich behoben hat.
- In der exportierten Mängelliste: Wer die PDF-Liste exportiert, sieht zum Zeitpunkt des Exports den aktuellen Status – ein roter X markiert noch offene Mängel, ein grüner Haken behobene.

#### Wie versende ich einen Audit-Report per E-Mail?

Audit-Reports lassen sich direkt aus dem System per E-Mail versenden – ohne Umweg über den lokalen Download und das eigene Postfach.

- Aufruf: Im Audit-Report auf das Drucker-Symbol → Inhalt wählen (Bericht, Mängelliste, beides) → „Versand per E-Mail" auswählen.
- Empfänger wählen: Aus den hinterlegten Benutzern mit E-Mail-Adresse auswählen oder eine freie E-Mail-Adresse eintragen.
- Versand: Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link, über den die Datei heruntergeladen werden kann.
- Sicherheitshinweis: Wie bei jeder externen Weitergabe vorab klären, dass der Empfänger den Audit-Report tatsächlich sehen darf.

#### Welche Bilder-Layouts gibt es im Export?

Wenn während eines Audits viele Fotos entstanden sind, kann der Export schnell sehr umfangreich werden. QMSpot bietet vier Layout-Optionen für Bilder, mit denen ihr die Dateigröße und Lesbarkeit gezielt steuern könnt.

- Keine Bilder: Bilder werden im Export weggelassen – kompakteste Variante.
- Eine Spalte: Jedes Bild in voller Spaltenbreite. Bei vielen Fotos schnell sehr seitenstark.
- Zwei Spalten: Zwei Bilder nebeneinander – gut lesbar bei moderater Dateigröße.
- Vier Spalten: Vier Bilder nebeneinander – kompakteste Bildvariante, gut für umfangreiche Foto-Dokumentationen.
- Praxisempfehlung: Bei 40–50 Bildern in einem Audit besser die Vier-Spalten-Variante wählen, sonst wird das PDF unhandlich groß.

#### Kann ich den Versand auf bestimmte Bereiche eingrenzen?

Ja – über die Bereichsauswahl beim Export. Damit lässt sich der Audit-Report gezielt für die jeweils zuständige Stelle filtern, ohne ihn mehrfach erstellen und beschneiden zu müssen.

- Aufruf: Nach Auswahl der Inhalte und Bilder-Layouts → „Weiter" → Bereichsauswahl.
- Auswahl: Bereiche markieren, die in den Export aufgenommen werden sollen – z. B. nur Küche und Lager.
- Wirkung: Der Empfänger sieht ausschließlich die Auswertung und Mängel der gewählten Bereiche.
- Nutzen: Vermeidet das Versenden des kompletten Audits an alle Empfänger und reduziert die Datenmenge auf das jeweils Relevante.

#### Wie ist ein exportierter Audit-Report aufgebaut?

Ein exportierter Audit-Report folgt einer klaren Struktur, die für interne wie externe Empfänger sofort lesbar ist. Damit eignet er sich auch zur Vorlage bei Behörden oder externen Prüfern.

- Kopfbereich: Endergebnis, Auditor, Mandant, Standort, Start- und Abschlussdatum, ggf. Fazit bei vorzeitigem Abschluss.
- Mängelübersicht: Auflistung aller im Audit erfassten Mängel mit Status und ggf. ergriffener Maßnahme.
- Bereichsübersicht: Pro Bereich die erreichte Prozentzahl. Bereiche mit ausschließlich NA-Bewertungen erscheinen entsprechend gekennzeichnet.
- Audit-Listen-Details: Pro Audit-Liste eine eigene Seite mit den geprüften Punkten und den jeweiligen Bewertungen.
- Mängelliste (bei Auswahl): Tabellarische Auflistung aller Mängel mit Status-Symbol – rotes X für offen, grüner Haken für behoben.

#### Was passiert beim Audit-Abschluss mit offenen Mängeln?

QMSpot zwingt euch beim Audit-Abschluss zu einem definierten Umgang mit offenen Mängeln. Ein Audit lässt sich nicht final schließen, ohne dass die Mängelliste an mindestens eine verantwortliche Person versendet wurde.

- Beim Abschließen mit offenen Mängeln: Das System bietet automatisch an, die Mängelliste direkt zu versenden.
- Pflicht-Versand: Ohne Versand der Mängelliste an mindestens eine E-Mail-Adresse lässt sich der Audit nicht abschließen.
- Sinn dieser Regel: Offene Mängel sollen niemals unbemerkt im System verschwinden – die Verantwortlichkeit wird klar zugeordnet, sobald jemand die Liste per E-Mail erhalten hat.
- Workflow-Empfehlung: Beim Versand entweder die eigene E-Mail-Adresse (als Eigentümer des Audits) oder die der zuständigen Person am betroffenen Standort eintragen.

**Hinweis:** Der Versand an die eigene Adresse ist technisch möglich, sollte aber nicht als „Schein-Versand" eingesetzt werden. Die Mängelliste gehört in die Hände der Person, die die Mängel auch tatsächlich bearbeiten kann – sonst entstehen Schreibtisch-Mängel ohne realen Bearbeitungsweg.

#### Wie nutze ich Audit-Reports zur Vorbereitung eines Folge-Audits?

Ein Folge-Audit baut idealerweise auf den Erkenntnissen des vorherigen Audits auf. Über die Reports lässt sich der vorherige Audit-Stand und der Mangel-Bearbeitungsverlauf vollständig nachvollziehen.

- Vorbereitung: Bevor ein Folge-Audit gestartet wird, den letzten Audit-Report des Standorts aufrufen.
- Wichtige Fragen: Wurden alle Mängel des Vor-Audits abgearbeitet? Gibt es noch offene Punkte? Wann wurden die Mängel behoben?
- Aktuelle Einschränkung: Ein automatisierter Vergleich zwischen Vor- und Folge-Audit ist aktuell **nicht** im System verfügbar. Bewertungs-Historie pro Prüfposition lässt sich nicht automatisch nebeneinander darstellen.
- Manueller Vergleich: Über den Audit-Report des Vor-Audits lassen sich die relevanten Informationen aber jederzeit nachschlagen und in die Audit-Durchführung einfließen lassen.
- Geplante Funktion: Eine direkte Folge-Audit-Funktion mit automatischem Vergleich der Bewertungen pro Prüfposition ist in der langfristigen Planung, aber aktuell nicht verfügbar.

#### Wann brauche ich kein PDF und kann direkt im System nachschauen?

Nicht jede Auswertung erfordert einen Export. Wer das Recht auf Audit-Reports hat, kann sich Informationen auch direkt im System ansehen, ohne PDFs zu erzeugen.

- Direkter Zugriff: `Audit → Reports` öffnen → Audit auswählen → direkt im System anschauen.
- Mängel im Audit-Report: Per Klick auf einen Mangel landet ihr direkt im Mangel-Detail – Status, Notiz, ergriffene Maßnahme werden angezeigt.
- Live-Aktualisierung: Da die Mängel dynamisch sind, sehen alle Berechtigten immer den aktuellen Bearbeitungsstand.
- Nutzwert: Kein Druck, kein Versand, kein zusätzlicher Speicherbedarf – ideal für interne Recherche und schnelle Status-Checks.

#### Fazit

Mit den Audit-Reports schließt sich der Kreis des Audit-Moduls: Von der ersten Prüfposition über die Audit-Vorlage und die Durchführung bis zur strukturierten Auswertung habt ihr ein durchgängiges System, das nicht nur dokumentiert, sondern auch tatsächlich Steuerungswirkung entfalten kann. Drei Punkte sind beim Reporting besonders wichtig: Erstens, **Mängellisten konsequent an die Verantwortlichen versenden** – die Pflicht-Versand-Logik beim Audit-Abschluss ist kein Schikane-Mechanismus, sondern stellt sicher, dass Mängel nicht in der Datenbank versanden. Zweitens, **die Dynamik der Mängelliste nutzen** – auch lange nach Audit-Abschluss aktualisiert sich der Mangel-Status. Damit lässt sich aus der Ferne nachverfolgen, ob Standorte ihre Mängel tatsächlich bearbeiten. Und drittens, **Audits langfristig denken** – ein Audit ist kein Checklisten-Vorgang für zwischendurch, sondern eine strategische Überprüfung der eigenen Qualitätsmaßnahmen. Wer den Audit-Report sorgfältig auswertet, eine saubere Mangel-Bearbeitung sicherstellt und das nächste Audit auf den Erkenntnissen des vorherigen aufbaut, schafft sich ein lebendiges Qualitätssystem, das im Alltag genau das leistet, wofür Audits gedacht sind: ein dauerhaftes Frühwarn- und Verbesserungsinstrument.