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title: "Auditvorlagen erstellen & verwenden"
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#### Themenübersicht

- Wie erstelle ich eine neue Audit-Vorlage?
- Welche beiden Aufbau-Varianten gibt es für eine Audit-Vorlage?
- Wie baue ich eine Audit-Vorlage mit räumlichen Bereichen auf?
- Wie befülle ich Audit-Listen mit Prüfpositionen für den jeweiligen Bereich?
- Wie baue ich eine Audit-Vorlage mit thematischen Bereichen auf?
- Welche Variante eignet sich besser für die Vergleichbarkeit?
- Wie nehme ich Änderungen an Audit-Listen, Bereichen und Prüfpositionen vor?
- Wie wirken Änderungen an Prüfpositionen durch alle Instanzen?
- Wie strukturiert sich das Audit-Modul insgesamt?


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### Wie erstelle ich eine neue Audit-Vorlage?

Die Audit-Vorlage ist die oberste Ebene des Audit-Moduls und das eigentliche Audit, das später durchgeführt wird. In ihr werden eure Bereiche zusammengeführt und ihnen die passenden Audit-Listen zugeordnet.

- Aufruf: `Audit → Audit-Vorlagen → Hinzufügen`.
- Name der Vorlage: Klar und sprechend, z. B. „Hygiene-Audit", „Betriebsbegehung", „Qualitäts-Audit".
- Ad-hoc-Verfügbarkeit: Über den entsprechenden Schalter lässt sich der Audit jederzeit ohne fixe Aufgabe aufrufen – analog zur Ad-hoc-Funktion bei Checklisten.
- Bereiche hinzufügen: Im unteren Bereich der Maske lassen sich freigegebene Bereiche zuordnen. Nicht freigegebene Bereiche erscheinen hier nicht.
- Speichern, noch nicht freigeben: Wie auf allen Ebenen gilt – erst die komplette Struktur aufbauen, prüfen, und dann geschlossen freigeben.

#### Welche beiden Aufbau-Varianten gibt es für eine Audit-Vorlage?

Beim Aufbau einer Audit-Vorlage gibt es zwei klassische Strukturierungs-Logiken. Beide sind grundsätzlich möglich – die Wahl hängt davon ab, wie ihr den Audit später durchführen und auswerten wollt.

- Variante A – Räumliche Bereiche mit thematischen Audit-Listen: Bereiche entsprechen den realen Orten im Betrieb (Backoffice, Eingang, Küche, Lager, Verkaufsraum). In jedem Bereich werden thematische Audit-Listen (Allgemeine Hygiene, Betriebshygiene, Personalhygiene) hinterlegt.
- Variante B – Thematische Bereiche mit räumlichen Audit-Listen: Bereiche entsprechen den Hygiene-Themen (Allgemeine Hygiene, Betriebshygiene, Personalhygiene). In jedem Bereich werden räumliche Audit-Listen (Küche, Lager, Verkaufsraum) hinterlegt.
- Empfehlung: Variante A ist in der Praxis verbreiteter und liefert die bessere Bereichsvergleichbarkeit (mehr dazu im Abschnitt zur Vergleichbarkeit).

**Hinweis:** Eine vorab durchdachte Entscheidung erspart später viel Aufräumarbeit. Wer mittendrin die Variante wechselt, baut sich Doppelungen und Inkonsistenzen ein, die nur mit erheblichem Aufwand wieder zu bereinigen sind.

#### Wie baue ich eine Audit-Vorlage mit räumlichen Bereichen auf?

Im praktischen Beispiel besteht der Audit aus fünf räumlichen Bereichen, denen jeweils dieselben thematischen Audit-Listen zugeordnet werden. Damit entstehen vergleichbare Prüfschnitte über alle Räume hinweg.

- Bereiche hinzufügen: Backoffice, Eingang, Küche, Lager und Verkaufsraum nacheinander zur Audit-Vorlage hinzufügen.
- Audit-Listen pro Bereich zuordnen: In jeden Bereich die Audit-Listen „Allgemeine Sauberkeit/Hygiene", „Betriebshygiene" und „Personalhygiene" einbinden.
- Pflicht-Markierung: Jede Audit-Liste als Pflicht markieren – sie muss durchgeführt werden, bevor der Audit abgeschlossen werden kann.
- Sicherheitsnetz „Nicht anwendbar": Auch bei Pflicht-Listen lassen sich einzelne Prüfpositionen während der Durchführung mit „nicht anwendbar" abschließen, falls sie im konkreten Raum nicht relevant sind.
- Speichern: Die Audit-Vorlage zwischenspeichern und erst nach vollständiger Kontrolle freigeben.

#### Wie befülle ich Audit-Listen mit Prüfpositionen für den jeweiligen Bereich?

Wenn die Audit-Listen räumlich ausgerichtet sind (z. B. „Audit-Liste Küche"), werden ihnen direkt die in der Küche zu prüfenden Punkte zugewiesen. Sind die Audit-Listen thematisch ausgerichtet (z. B. „Personalhygiene"), enthalten sie genau die zu diesem Thema gehörenden Prüfpositionen.

- Aufruf: In der Audit-Liste über die Drei-Punkte-Funktion → „Hinzufügen" → freigegebene Prüfpositionen aus dem Pool auswählen.
- Auswahl filtern: Über die Kategorien lassen sich Prüfpositionen schnell finden (z. B. nach Filter „Personalhygiene" oder „Betriebshygiene").
- Versehentlich falsche Auswahl korrigieren: Über das Drei-Punkte-Menü an der Prüfposition → „Entfernen" → korrekte Prüfposition neu hinzufügen.
- Sortierung der Prüfpositionen: Reihenfolge an den geplanten Audit-Ablauf anpassen. Beispiel: Erst Personalsachen (Schulungen, Arbeitskleidung), dann Betriebspunkte (Wände, Abflüsse, Geräte), dann Sauberkeit (Schränke, Arbeitsflächen).
- Bereichsspezifische Auswahl: Im Lager braucht es ggf. keine Prüfposition „Arbeitsflächen sauber" – diese kann weggelassen werden. Im Verkaufsraum stehen Geräte (z. B. Kühlung) im Vordergrund, Arbeitsflächen sind irrelevant.
- Pflicht-Status setzen: Auch auf Ebene der Prüfposition lässt sich Pflicht aktivieren – analog zur Audit-Listen-Ebene.
- Speichern und freigeben: Erst die komplette Audit-Liste kontrollieren, dann freigeben.

#### Wie baue ich eine Audit-Vorlage mit thematischen Bereichen auf?

Bei der zweiten Variante kehren sich die Rollen um: Die thematischen Hygiene-Bereiche bilden die oberste Strukturebene, die räumlichen Audit-Listen werden darin eingebunden.

- Bereiche hinzufügen: „Allgemeine Hygiene", „Betriebshygiene", „Personalhygiene".
- Audit-Listen pro Bereich zuordnen: Im Bereich „Allgemeine Hygiene" die Audit-Listen „Küche", „Lager", „Verkaufsraum" einbinden. Dasselbe für Betriebshygiene und Personalhygiene.
- Pflicht-Status: Auch hier alle Audit-Listen als Pflicht markieren.
- Wirkung: Die Auswertung gruppiert Ergebnisse nach Hygiene-Thema – ihr seht direkt, in welchem Themenfeld der Betrieb stark oder schwach abschneidet.

#### Welche Variante eignet sich besser für die Vergleichbarkeit?

Beide Varianten funktionieren technisch – die Aussagekraft der Auswertung unterscheidet sich aber deutlich. In der Praxis hat sich Variante A (räumliche Bereiche mit thematischen Audit-Listen) als die nützlichere Form etabliert.

- Variante A – Stärke: Direkte Bereichsvergleichbarkeit. Da in jedem räumlichen Bereich dieselben thematischen Audit-Listen liegen, lässt sich Küche mit Lager mit Verkaufsraum direkt vergleichen.
- Variante A – Typische Auswertung: „Wo werden die allgemeinen Hygienepunkte besser umgesetzt – in der Küche oder im Verkaufsraum?"
- Variante B – Stärke: Thematische Gesamtauswertung. Ihr seht direkt, wo euer Betrieb thematisch steht.
- Variante B – Schwäche: Bereichsvergleichbarkeit nur indirekt über die Audit-Listen innerhalb des Themas. Die Auswertungstiefe ist geringer.
- Praktisches Vorgehen während der Durchführung: Variante A passt zum natürlichen Ablauf eines Audits – man geht den Betrieb Raum für Raum ab. Variante B würde zwischen Räumen springen lassen.

**Tipp:** Wer die Vorteile beider Varianten nutzen möchte, kann mit Variante A starten und im Reporting die Auswertung thematisch gruppieren – damit lassen sich beide Sichten aus derselben Datengrundlage erzeugen.

#### Wie nehme ich Änderungen an Audit-Listen, Bereichen und Prüfpositionen vor?

Das Audit-System ist konsequent versioniert. Änderungen auf jeder Ebene erzeugen eine neue Version, die zunächst nicht produktiv wird – erst die Freigabe macht sie wirksam.

- Audit-Listen ändern: Reingehen, Änderung vornehmen, speichern, freigeben. Innerhalb einer bestehenden Audit-Vorlage muss die Audit-Liste anschließend **manuell** über „Hinzufügen" auf die neueste Version aktualisiert werden. Das System zeigt in der Audit-Vorlage einen Hinweis „neue Version vorhanden".
- Bereiche ändern: Gleiches Prinzip wie bei Audit-Listen – Änderung am Bereich vornehmen, speichern, freigeben. Auch hier ist die manuelle Aktualisierung in der Audit-Vorlage über „Hinzufügen" erforderlich.
- Prüfpositionen ändern – Standard: Reingehen, Änderung vornehmen, speichern, freigeben. Dabei erscheint die Rückfrage, ob die Änderung auch für alle verknüpften Audit-Listen übernommen werden soll.
- Strategischer Einsatz der Versionierung: Während eine Audit-Runde läuft, lassen sich Änderungen vorbereiten, ohne sie zu aktivieren. Erst zum Start der nächsten Audit-Runde werden die neuen Versionen produktiv.

#### Wie wirken Änderungen an Prüfpositionen durch alle Instanzen?

Im Gegensatz zu Audit-Listen und Bereichen bietet die Prüfposition einen besonderen Durchgriffsmechanismus: Mit einem zusätzlichen Häkchen lassen sich Änderungen durch alle Ebenen freigeben – inklusive laufender Audits.

- Standardfreigabe: Prüfposition ändern → speichern → freigeben → Dialog mit Auswahl der verknüpften Audit-Listen.
- Auswahl Audit-Liste: Hier konkrete Audit-Listen markieren, in denen die Änderung übernommen werden soll.
- Zusätzliches Häkchen für Vollfreigabe: Im selben Dialog lässt sich „auch für Audit-Vorlage und Aufgaben übernehmen" aktivieren.
- Wirkung: Die Änderung wird durch alle Instanzen freigegeben – Audit-Liste, Audit-Vorlage **und** ggf. eine bereits laufende Aufgabe werden in einem Schritt aktualisiert.
- Anwendungsfall: Akute Korrekturen während eines laufenden Audits, die nicht warten können.
- Schneller Bearbeitungspfad: Auch direkt aus der Audit-Liste innerhalb der Audit-Vorlage lassen sich Prüfpositionen über die Drei-Punkte-Funktion → „Prüfposition bearbeiten" anpassen und sofort freigeben.

**Hinweis:** Bei Audit-Listen und Bereichen existiert dieser Durchgriff bewusst **nicht**. Das schützt laufende Audits davor, dass strukturelle Änderungen mitten in einer Audit-Phase die Vergleichbarkeit zerstören. Strukturelle Änderungen müssen aktiv und bewusst in die Audit-Vorlage übernommen werden.

#### Wie strukturiert sich das Audit-Modul insgesamt?

Mit der Audit-Vorlage habt ihr die oberste Ebene des Audit-Moduls erreicht. Die vollständige Hierarchie lässt sich kompakt zusammenfassen.

- Prüfpositionen: Die einzelnen Prüfpunkte mit Bewertung, Gewichtung, Wahrscheinlichkeit und Risiko.
- Audit-Listen: Bündeln Prüfpositionen zu thematisch zusammenhängenden Einheiten.
- Bereiche: Bündeln Audit-Listen zu prüfbaren Einheiten – entweder räumlich oder thematisch.
- Audit-Vorlage: Die fertige Vorlage, die alle Bereiche enthält und als Audit durchgeführt wird.
- Audit-Durchführung: Über `Erstellen → Ad-hoc-Audit` oder über eine zugewiesene Aufgabe – Details folgen im nachfolgenden Webcast.

**Tipp:** Die Begrifflichkeit „Bereich" ist im Audit-Modul anders besetzt als im alltäglichen Sprachgebrauch eines Betriebs. Im Audit-Modul ist der Bereich die Strukturebene unterhalb der Audit-Vorlage – nicht zwingend ein Raum oder Standort. Je nach Aufbau-Variante kann ein „Bereich" auch ein Hygiene-Thema sein.

#### Fazit

Die Audit-Vorlage ist der Schlussstein eures Audit-Systems – hier laufen Bereiche, Audit-Listen und Prüfpositionen zu einem prüfbaren Gesamtwerk zusammen. Drei Punkte sind beim Aufbau entscheidend: Erstens, **vor dem Anlegen Variante festlegen** – räumliche Bereiche mit thematischen Audit-Listen sind in der Praxis meist die bessere Wahl, weil sie zur natürlichen Audit-Durchführung passen und die Bereichsvergleichbarkeit maximieren. Zweitens, **konsequent mit Pflicht-Listen arbeiten** – kombiniert mit „nicht anwendbar" als Sicherheitsnetz wird so sichergestellt, dass kein Bereich versehentlich übersprungen wird. Und drittens, **die Versionsmechanik gezielt nutzen** – akute Korrekturen über den Durchgriff der Prüfposition, strukturelle Änderungen über das manuelle Aktualisieren in der Audit-Vorlage. Wer beim Aufbau diszipliniert vorgeht und sich vor dem Anlegen Gedanken über die spätere Durchführung und Auswertung macht, hat ein Audit-System, das nicht nur einmalig funktioniert, sondern langfristig wartbar, vergleichbar und im Alltag wirklich aussagekräftig bleibt.