--- title: "Audit Bereiche erstellen & verwenden" canonical: "https://help.qmspot.com/space/QMSpotKnow/74678333/Audit%20Bereiche%20erstellen%20%26%20verwenden" format: markdown --- #### Themenübersicht - Was sind Bereiche im Audit-Modul und welche Funktion erfüllen sie? - Wie strukturiere ich Bereiche – thematisch oder räumlich? - Wie lege ich einen neuen Bereich an? - Wie wirkt die Gewichtung auf Bereichsebene? - Was bedeutet die Farbcodierung und wie passe ich sie an? - Wie wirkt das Versionssystem bei Bereichen? - Wie binde ich Bereiche in eine Audit-Vorlage ein und ordne ihnen Audit-Listen zu? Sollte das Video beim Abspielen eine schlechte Qualität haben, dann geh bitte unten über das Zahnrad-Symbol im Player in die Einstellungen und erhöhe die Wiedergabequalität. Die Einstellung „Auto“ sollte das für Dich beste Ergebnis liefern. --- ### Was sind Bereiche im Audit-Modul und welche Funktion erfüllen sie? Bereiche sind die Strukturebene zwischen Audit-Listen und Audit-Vorlage. Sie bündeln eine oder mehrere Audit-Listen unter einer logischen Klammer und werden später in der Audit-Vorlage zu einem prüfbaren Gesamtwerk zusammengeführt. - Position in der Hierarchie: Prüfposition → Audit-Liste → **Bereich** → Audit-Vorlage. - Funktion: Ein Bereich fasst die Audit-Listen zusammen, die in einem bestimmten Kontext geprüft werden – z. B. „alles, was in der Küche kontrolliert wird" oder „alles, was zur Personalhygiene gehört". - Mehrfachverwendung von Audit-Listen: Dieselbe Audit-Liste (z. B. „Allgemeine Sauberkeit") kann mehreren Bereichen zugeordnet werden – das ist die Grundlage für vergleichbare Audit-Ergebnisse über mehrere räumliche oder thematische Schnitte hinweg. - Eigene Bewertungsskala: Jeder Bereich erhält eine eigene Farbcodierung und Gewichtung, die im Audit-Ergebnis berücksichtigt werden. #### Wie strukturiere ich Bereiche – thematisch oder räumlich? Beim Aufbau der Bereiche gibt es zwei klassische Strukturierungs-Ansätze. Welcher passt, hängt davon ab, wie ihr euer Audit später durchführen wollt und an welchem Konzept sich euer Qualitätsmanagement orientiert. - Thematische Strukturierung: Bereiche orientieren sich an Hygiene-Kernthemen – z. B. „Personalhygiene", „Betriebshygiene", „Produkthygiene", „Allgemeine Hygiene". Jeder Bereich enthält die zugehörigen Audit-Listen mit ihren spezifischen Prüfpositionen. - Räumliche Strukturierung: Bereiche orientieren sich an den realen Orten im Betrieb – z. B. „Küche", „Backoffice", „Lager", „Gastraum", „Service". Jeder Bereich enthält alle Audit-Listen, die in diesem Raum geprüft werden. - Praxisempfehlung räumliche Aufteilung: In der Audit-Durchführung ist die räumliche Aufteilung meist praktischer – ihr geht den Betrieb Raum für Raum ab und prüft pro Bereich vollständig, statt zwischen Räumen hin- und herzuwechseln. - Risiko thematischer Aufteilung: Wer thematisch strukturiert (z. B. „Boden und Abflüsse sauber" als ein Punkt für den gesamten Betrieb), muss bei der Prüfung jedes Mal alle Räume abgehen, bevor er die Frage beantworten kann. Das macht den Audit unübersichtlich. - Mischformen vermeiden: Themen und Räume in einem Bereich zu mischen, führt fast immer zu Doppelungen. Lieber eine Linie konsequent durchziehen. **Tipp:** Wer ein klassisches HACCP-Konzept als Grundlage hat, kann die räumliche Bereichsstruktur (Küche, Lager, Service, …) mit thematisch geschnittenen Audit-Listen (Allgemeine Sauberkeit, Personalhygiene, Betriebshygiene) kombinieren. So bleibt die Audit-Durchführung räumlich strukturiert, während die Auswertung auch thematische Vergleiche ermöglicht. #### Wie lege ich einen neuen Bereich an? Bereiche werden im Audit-Modul unter dem Menüpunkt „Bereiche" angelegt. Das Anlegen ist schnell – die Konfiguration der Farbcodierung lohnt jedoch etwas mehr Aufmerksamkeit. - Aufruf: `Audit → Bereiche → Hinzufügen`. - Name des Bereichs: Klare, eindeutige Bezeichnung – z. B. „Küche" oder „Personalhygiene". - Gewichtung: Multiplikator für die gesamte Bereichsbewertung (siehe nächster Abschnitt). - Farbcodierung: Festlegung der Schwellenwerte für die optische Bewertung (siehe übernächster Abschnitt). - Speichern: Bereich anlegen – am besten zunächst nur speichern und noch nicht freigeben, solange weitere Bereiche und Anpassungen anstehen. #### Wie wirkt die Gewichtung auf Bereichsebene? Wie auf allen anderen Ebenen ist die Gewichtung auch beim Bereich ein **Multiplikator**. Damit lässt sich steuern, wie stark ein Bereich auf das Gesamtergebnis des Audits einwirkt. - Funktionsweise: Punktwert des Bereichs × Gewichtung = effektive Punkte im Audit-Gesamtergebnis. - Gewichtung 1: Bereich fließt mit seinem regulären Punktwert ein. - Gewichtung 2 oder höher: Bereich fließt mit doppeltem oder mehrfachem Gewicht ein – sinnvoll für besonders kritische Bereiche wie die Küche oder Lebensmittel-Lager. - Strategischer Einsatz: Hygienesensible Bereiche höher gewichten als unkritische Bereiche – damit spiegelt das Audit-Ergebnis das tatsächliche Risikoprofil eures Betriebs wider. #### Was bedeutet die Farbcodierung und wie passe ich sie an? Jeder Bereich erhält eine Farbcodierung, die das Audit-Ergebnis optisch klassifiziert. Standardmäßig nutzt QMSpot eine vierstufige Skala – ihr könnt sie aber auf zwei- oder dreistufig reduzieren. - Standardskala (vierstufig): 0–25 % (rot), 25–50 % (dunkelorange), 50–75 % (gelb), 75–100 % (grün). - Dreistufige Skala: Häufigster Anwendungsfall. Beispiel: 0–50 % rot, 50–75 % gelb, 75–100 % grün. Die mittlere orange Stufe wird neutralisiert, indem ihr ihren Bereich auf 0 bis −1 setzt (eine Range, die in der Praxis nie eintritt). - Zweistufige Skala: Nur rot und grün – ebenfalls über das Verlegen der Schwellenwerte realisierbar. - Schwellenwerte anpassen: Im Bereich-Editor die jeweiligen Prozentwerte eintragen und speichern. Nach erneutem Öffnen aktualisiert sich die Sortierung der Farben in der Anzeige. - Negative Werte als Trick: Schwellen wie „0 bis −1" werden in der Praxis nie ausgelöst, da die niedrigste erreichbare Prozentzahl 0 ist (alle Punkte verloren). Damit lassen sich nicht gewünschte Farbstufen elegant ausblenden. - Keine systemseitige Lückenprüfung: QMSpot prüft **nicht**, ob die Schwellenwerte lückenlos aneinander anschließen. Wer Lücken lässt, riskiert, dass Ergebnisse in einer „Niemandszone" landen und keine eindeutige Farbcodierung erhalten. **Hinweis:** Beim Festlegen der Farbskala unbedingt darauf achten, dass die Werte lückenlos aneinander anschließen. Beispiel-Reihe für eine dreistufige Skala: 0–50 % → 50–75 % → 75–100 %. Wer hier 50–74 statt 50–75 einträgt, hat eine Lücke und damit ein Anzeigeproblem. #### Wie wirkt das Versionssystem bei Bereichen? Auch Bereiche unterliegen dem Versionssystem des Audit-Moduls. Änderungen lassen sich speichern, ohne dass sie sofort produktiv werden – ein wichtiger Schutz für laufende Audit-Phasen. - Standardverhalten: Änderungen am Bereich können gespeichert werden, bevor sie freigegeben sind. Erst die Freigabe macht die neue Version produktiv. - Praktischer Anwendungsfall: Während eine Audit-Runde noch läuft, wird festgestellt, dass die grüne Schwelle eigentlich bei 90 % statt 80 % liegen sollte. Würde die Änderung sofort freigegeben, wären bereits durchgeführte Standorte plötzlich anders bewertet als nachfolgende – die Vergleichbarkeit wäre zerstört. - Empfehlung: Änderungen am Bereich vorbereiten, aber erst freigeben, wenn die laufende Audit-Phase abgeschlossen ist und die nächste Phase startet. - Häufigste Änderungen: Bei Bereichen sind es meist Anpassungen an der Farbcodierung – weniger an Namen oder Gewichtung. Trotzdem gilt die Disziplin: Erst speichern, dann zum richtigen Zeitpunkt freigeben. #### Wie binde ich Bereiche in eine Audit-Vorlage ein und ordne ihnen Audit-Listen zu? Die Audit-Vorlage ist die oberste Ebene des Audit-Systems – sie ist der eigentliche Audit, der durchgeführt wird. Hier werden die Bereiche zusammengeführt und ihnen die passenden Audit-Listen zugeordnet. - Audit-Vorlage anlegen: `Audit → Audit-Vorlagen → Hinzufügen`. Namen vergeben (z. B. „Betriebsbegehung", „Qualitäts-Audit"). - Ad-hoc-Verfügbarkeit: Über den entsprechenden Schalter lässt sich der Audit auch außerhalb fester Aufgabenplanung jederzeit durchführen – analog zur Ad-hoc-Funktion bei Checklisten. - Bereiche hinzufügen: In der Audit-Vorlage über „Hinzufügen" die zuvor angelegten und **freigegebenen** Bereiche zuordnen. Nicht freigegebene Bereiche erscheinen hier nicht zur Auswahl. - Audit-Listen zum Bereich zuordnen: Innerhalb des hinzugefügten Bereichs über die Drei-Punkte-Funktion eine oder mehrere Audit-Listen aus dem System zuordnen. - Audit-Liste als Pflicht markieren: Empfohlene Standardeinstellung. Pflicht-Audit-Listen müssen durchgeführt werden, bevor der Audit abgeschlossen werden kann. - Sicherheitsnetz „Nicht anwendbar": Auch bei Pflicht-Audit-Listen lassen sich einzelne Prüfpositionen während der Durchführung mit „nicht anwendbar" abschließen – z. B. wenn ein bestimmter Prüfpunkt im konkreten Bereich nicht relevant ist. Damit verfälscht sich die Bewertung nicht. **Tipp:** Lieber Audit-Listen konsequent als Pflicht markieren und mit „nicht anwendbar" arbeiten, als auf Pflicht zu verzichten. So wird sichergestellt, dass jeder Auditor alle relevanten Punkte aktiv bewertet, statt versehentlich Bereiche zu überspringen. #### Fazit Bereiche sind das verbindende Element zwischen euren Audit-Listen und der eigentlichen Audit-Durchführung – sie geben dem Audit seine Struktur und steuern, wie das Ergebnis prozentual zustande kommt. Drei Punkte sind beim Aufbau entscheidend: Erstens, **eine konsistente Strukturierung wählen** – entweder thematisch oder räumlich, aber nicht beides vermischt. In der Praxis ist die räumliche Aufteilung mit thematisch geschnittenen Audit-Listen meist die effizienteste Kombination. Zweitens, **die Farbcodierung sorgfältig konfigurieren** – Schwellenwerte lückenlos aneinander anschließen lassen und negative Werte gezielt nutzen, um nicht gewünschte Farbstufen auszublenden. Und drittens, **die Versionierung respektieren** – gerade bei laufenden Audit-Phasen sind Änderungen an Bewertungsmaßstäben Gift für die Vergleichbarkeit. Wer beim Aufbau diszipliniert vorgeht und sich vor dem Anlegen Gedanken über die geplante Audit-Durchführung macht, bekommt ein Audit-System, das nicht nur sauber funktioniert, sondern auch im Alltag wirklich aussagekräftige Ergebnisse liefert.