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title: "Aufgaben erstellen & verteilen"
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#### Themenübersicht

- Wozu verwende ich Aufgaben in QMSpot?
- Welche Aufgabentypen kann ich erstellen?
- Wie erstelle ich eine Aufgabe?
- Wie erstelle ich wiederkehrende Aufgaben?
- Was sind Fälligkeiten und wie unterscheiden sie sich von Aufgaben?
- Wie lege ich fest, wer eine Aufgabe erledigen soll?
- Wie sehe ich, dass eine Aufgabe überfällig ist?
- Kann ich Aufgaben zeitlich verschieben?
- Kann ich Aufgaben und Fälligkeiten löschen?
- Wozu dient die Funktion „Bereinigung"?
- Wie nutze ich Kategorien bei Aufgaben?
- Wie nutze ich Bereiche bei Aufgaben?


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### Wozu verwende ich Aufgaben in QMSpot?

Aufgaben sind das, was QMSpot mit Leben füllt. Sie verbinden vorhandene Inhalte wie Checklisten, Audits, Mängel und Temperaturmessungen mit konkreten Personen und Zeitpunkten – und sorgen so für eine klare Zuweisung, Dringlichkeit und Nachverfolgbarkeit im Alltag.

- Aufruf: Über `Menü → Aufgaben` öffnet sich das Untermenü mit Dashboard, Aufgaben, Bereichen, Fälligkeiten und Bereinigung.
- Erstellen über das Aufgabenmenü: In der Aufgabenübersicht über den Button „Erstellen" – das ist der klassische Weg für geplante Aufgaben.
- Schnellerstellung Ad-hoc: Über das Plus-Symbol oben im Dashboard lässt sich eine Aufgabe sofort erzeugen, ohne in das Aufgabenmenü zu wechseln.
- Funktion der Aufgabe: Eine Aufgabe definiert **was** zu tun ist, **wann** es zu tun ist und **wer** es tun soll. Erst diese Zuweisung macht aus einem theoretisch verfügbaren Inhalt (z. B. einer Checkliste) eine konkrete Anweisung mit Fälligkeitsdatum.
- Ohne Aufgaben: QMSpot bleibt nutzbar (Ad-hoc-Checklisten, Temperaturmessungen, Mangel-Erfassung), aber ohne planmäßige Dringlichkeit oder Verantwortlichkeit.

#### Welche Aufgabentypen kann ich erstellen?

Beim Anlegen einer Aufgabe wählt ihr im oberen Bereich zunächst den **Aufgabentyp** aus. Dieser bestimmt, was bei der Erledigung tatsächlich passiert. QMSpot kennt sechs Aufgabentypen, jeweils mit unterschiedlicher Funktion.

- Einfache Aufgabe: Reine Zuweisung ohne Checkliste oder Dokumentation. Vergleichbar mit einem digitalen Post-it – „Bitte denk dran, den Müll rauszubringen". Die Person bestätigt die Erledigung im System.
- Mangelaufgabe: Aufgabe, die mit einem Mangel verknüpft ist. Der Mangel wird einer Person oder Benutzergruppe zugewiesen und muss abgearbeitet werden. Details dazu im separaten Webcast zum Mangelmanagement.
- Checklistenaufgabe: Häufigster Typ. Verknüpft eine bestehende Checkliste mit einer Person oder Gruppe inklusive Fälligkeit. Ohne diese Zuweisung wird eine Checkliste nicht aktiv von den Mitarbeitern durchgeführt.
- Temperaturmessung: Nur in Kombination mit dem Sensorik-Modul verfügbar. Für **manuelle** Messpunkte gedacht – automatische Sensoren messen unabhängig davon rund um die Uhr.
- Audit: Nur mit dem Audit-Modul verfügbar. Plant ein bestehendes Audit als wiederkehrende Aufgabe ein – sinnvoll z. B. für halbjährliche Standortprüfungen über mehrere Betriebe.
- Wartung: Kommt aus dem Gerätemodul. Erinnert an Geräteprüfungen und kann optional mit einer Checkliste verknüpft werden.

**Hinweis:** Welcher Aufgabentyp verfügbar ist, hängt von den freigeschalteten Modulen ab. Temperaturmessung ohne Sensorik-Modul oder Audit ohne Audit-Modul werden nicht angeboten.

#### Wie erstelle ich eine Aufgabe?

Eine neue Aufgabe wird im Menüpunkt `Aufgaben` über den Button „Erstellen" angelegt. Die Maske gliedert sich in drei logische Bereiche: was, wann und wer.

- Was: Aufgabentyp auswählen (z. B. Checklistenaufgabe) und den zugehörigen Inhalt verknüpfen (z. B. die konkrete Checkliste).
- Wann: Zeitplan festlegen – keine Fälligkeit, einmalige Fälligkeit oder wiederkehrend (siehe nächster Abschnitt).
- Wer: Standorte, Benutzergruppen und optional Einzelbenutzer zuweisen, Kategorie und Bereich vergeben.
- Speichern: Nach dem Speichern werden die Fälligkeiten im Hintergrund erzeugt – kurzfristig erscheint ein Schloss-Symbol an der Aufgabe, das nach Abschluss der Erzeugung wieder verschwindet.

#### Wie erstelle ich wiederkehrende Aufgaben?

Im Bereich „Zeitplan" beim Aufgaben-Erstellen findet ihr drei Optionen, die festlegen, in welchem Rhythmus eine Aufgabe erscheint. Für regelmäßige Routinen ist „Wiederkehrend" der zentrale Modus.

- Keine Fälligkeit: Die Aufgabe wird erstellt, kann irgendwann erledigt werden und verschwindet danach.
- Fälligkeit: Einmaliger Stichtag mit konkretem Datum und Uhrzeit.
- Wiederkehrend: Aufgabe wird nach einem festen Muster automatisch neu erzeugt.
- Startdatum: Bei wiederkehrenden Aufgaben **der erste Fälligkeitszeitpunkt**, nicht der Sichtbarkeitsbeginn. Die Aufgabe ist trotzdem ab 00:00 Uhr des Fälligkeitstages im Dashboard sichtbar.
- Wiederholung: Definiert das Intervall – Stunde, Tag, Woche, Monat oder Jahr.
- Feinsteuerung: Bei Wochen-Intervall lassen sich einzelne Wochentage auswählen, bei Monaten konkrete Tage, bei Jahren bestimmte Monate.
- Fälligkeitsuhrzeit: Bleibt für jede einzelne Wiederholung identisch und ist der Zeitpunkt, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein muss.

#### Was sind Fälligkeiten und wie unterscheiden sie sich von Aufgaben?

QMSpot trennt zwischen der **Master-Aufgabe** (das, was wiederkehrend definiert wird) und den daraus erzeugten **Fälligkeiten** (die konkreten Instanzen für jeden Stichtag). Der Unterschied klingt zunächst akademisch, ist im täglichen Umgang aber entscheidend.

- Aufgabe (Master): Die in `Verwaltung → Aufgaben` angelegte Vorlage – z. B. „Reinigung kalte Küche, täglich bis 22 Uhr".
- Fälligkeit: Die konkrete Instanz für einen einzelnen Tag/Zeitpunkt, die aus der Master-Aufgabe entsteht – z. B. „Reinigung kalte Küche am 1. August bis 22 Uhr".
- Sichtbarkeit für Mitarbeiter: Im Dashboard werden den Mitarbeitern **Fälligkeiten** angezeigt, nicht Master-Aufgaben. Das, was umgangssprachlich als „Aufgabe" im Dashboard erscheint, ist technisch eine Fälligkeit.
- Aufruf der Fälligkeiten: In der Master-Aufgabe → Tab „Fälligkeiten" listet alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Instanzen dieser Aufgabe auf.
- Eigener Menüpunkt: `Aufgaben → Fälligkeiten` zeigt die Fälligkeiten aller Aufgaben im Überblick mit den Filtern „Fällig", „Überfällig" und „Abgeschlossen".

#### Wie lege ich fest, wer eine Aufgabe erledigen soll?

Die Zuweisung erfolgt im unteren Teil der Erstellungsmaske. Sauber gesetzte Zuweisungen entscheiden darüber, ob die richtigen Personen die richtigen Aufgaben sehen – und ob das System bei Personalwechseln wartbar bleibt.

- Standortzuweisung: Mindestens ein Standort ist Pflicht. Mehrere Standorte sind möglich – pro Standort wird dann eine eigene Fälligkeit erzeugt.
- Benutzergruppe (empfohlen): Definiert, welche Personen am zugewiesenen Standort die Aufgabe sehen und erledigen können – z. B. „Küche", „Service", „Lager".
- Wie das System wirkt: QMSpot prüft beim Erzeugen jeder Fälligkeit, welche Benutzer dem ausgewählten Standort **und** der Benutzergruppe zugewiesen sind. Nur diese Personen sehen die Fälligkeit in ihrem Dashboard.
- Einzelbenutzer-Zuweisung: Nur für wirklich persönliche Aufgaben verwenden (z. B. persönliche Schulung, Firmenwagen). Ansonsten Benutzergruppen verwenden – auch wenn nur eine Person darin enthalten ist.
- Verschwinden nach Erledigung: Sobald **eine** der zugewiesenen Personen die Fälligkeit abgeschlossen hat, verschwindet sie aus den Dashboards aller anderen.
- Checkbox „Von jedem zuständigen zu erledigen": Wenn aktiviert, wird die Fälligkeit für **jede** zugewiesene Person einzeln erzeugt. Bei zehn Personen in der Benutzergruppe entstehen zehn Fälligkeiten, die jede einzelne Person abschließen muss. Nur für gezielt persönliche Bestätigungen verwenden.

**Hinweis:** Bleiben Fälligkeiten im System stehen, obwohl Mitarbeiter behaupten, sie erledigt zu haben, ist in 90 % der Fälle der Haken „Von jedem zuständigen zu erledigen" versehentlich gesetzt. Erste Stelle zum Prüfen, bevor weitere Ursachen gesucht werden.

#### Wie sehe ich, dass eine Aufgabe überfällig ist?

Überfällige Fälligkeiten lassen sich an mehreren Stellen im System erkennen. Für den schnellen Überblick eignet sich das Aufgaben-Dashboard, für die Detailanalyse die Fälligkeiten-Übersicht.

- Aufgaben-Dashboard: Zeigt pro Standort die Anzahl überfälliger Aufgaben auf einen Blick.
- Drilldown: Klick auf „Überfällige Aufgaben" im Dashboard führt direkt in die gefilterte Detailansicht.
- Alternativer Weg: `Aufgaben → Fälligkeiten → Tab „Überfällig"` zeigt alle überfälligen Fälligkeiten systemweit.
- Verhalten nach Ablauf: Überfällige Fälligkeiten lassen sich von berechtigten Personen weiterhin abschließen – werden aber als überfällig markiert und nicht als fristgerecht erledigt gewertet.

#### Kann ich Aufgaben zeitlich verschieben?

Ja – allerdings ist die Verschiebung an ein eigenes Recht in der Benutzerrolle geknüpft. Admins können standardmäßig verschieben, andere Rollen benötigen das Recht „Aufgaben verschieben".

- Vorgehen: Fälligkeit im Dashboard anklicken → Aktion „Verschieben" → neuen Zeitpunkt wählen → Grund angeben → speichern.
- Pflichtangabe Grund: Beim Verschieben muss ein Grund hinterlegt werden – wichtig für die spätere Nachvollziehbarkeit gegenüber Behörden oder Audits.
- Sinnvolle Anwendungsfälle: Reinigungslisten, bei denen kurzfristig technische Hürden auftreten (z. B. defektes Handy). Die Aufgabe wird auf den Folgetag verschoben und dort nachgeholt.
- Ungeeignete Anwendungsfälle: Temperaturmessungen – eine nicht gemessene Temperatur lässt sich am Folgetag nicht sinnvoll nachholen. Hier sollten die Messung zeitnah und der Vorgang dokumentiert werden.

**Tipp:** Eine bereits überfällige Reinigungsliste vom Vortag lässt sich heute mit dem Hinweis „Nachtrag von gestern" und ergänzendem Foto auch nachträglich erledigen – das ist im Sinne der Dokumentation oft besser als die Aufgabe einfach zu löschen.

#### Kann ich Aufgaben und Fälligkeiten löschen?

Sowohl Master-Aufgaben als auch einzelne Fälligkeiten lassen sich löschen – mit feinem Unterschied im Effekt. Auch hier gilt: Berechtigung erforderlich, Vorsicht geboten.

- Recht erforderlich: „Überfällige Aufgaben löschen" – Mitarbeiter ohne dieses Recht sehen die Option nicht.
- Fälligkeit löschen: Im Dashboard oder unter `Aufgaben → Fälligkeiten` → einzelne Fälligkeit auswählen → löschen. Der Master bleibt bestehen, künftige Fälligkeiten werden weiterhin erzeugt.
- Master-Aufgabe löschen: In der Aufgabenübersicht → Drei-Punkte-Menü → „Löschen". Es folgt die Rückfrage, ob noch offene Fälligkeiten mitgelöscht werden sollen.
- Endgültigkeit: Gelöschte Aufgaben und Fälligkeiten lassen sich **nicht** wiederherstellen – im Gegensatz zu Dokumenten gibt es hier keinen Papierkorb.
- Empfehlung: Das Löschrecht bewusst nur an leitende Funktionen vergeben, damit keine versehentlichen Löschungen passieren.

#### Wozu dient die Funktion „Bereinigung"?

Die Bereinigung ist das Werkzeug für **gezieltes Massenlöschen** offener Fälligkeiten – z. B. nach Feiertagen, Betriebsferien oder Schließtagen.

- Aufruf: `Aufgaben → Bereinigung`.
- Auswahlmöglichkeiten: Einzelne Tage und einzelne Standorte gezielt auswählen.
- Pflichtangabe Grund: Beim Löschen muss ein Grund hinterlegt werden (z. B. „Feiertag").
- Pop-up-Variante: Erkennt das System einen kompletten Tag ohne durchgeführte Checklisten, erscheint beim Login automatisch ein Pop-up mit dem Angebot, die Fälligkeiten dieses Tages gesammelt zu löschen.
- Massenlöschen über Fälligkeiten: Alternativ über `Aufgaben → Fälligkeiten → Tab „Überfällig"` mit Filtern (Standort, Bereich, Benutzer, Kategorie, Aufgabentyp, Zeitraum) und Button „Überfällige Aufgaben löschen". Das System löscht in Schritten von 1.000 Fälligkeiten – bei sehr vielen Einträgen ggf. mehrfach klicken.

#### Wie nutze ich Kategorien bei Aufgaben?

Kategorien sind ein **Filterwerkzeug**, das euch beim Durchsuchen, Massenlöschen und Auswerten von Aufgaben hilft. Sie sind unabhängig von Bereichen und Benutzergruppen.

- Häufigster Einsatz: Intervall-Kategorien wie „Täglich", „Wöchentlich", „Monatlich", „Quartal" – damit lassen sich z. B. alle täglichen Aufgaben gesondert filtern.
- Mehrfachvergabe: Eine Master-Aufgabe kann mehreren Kategorien zugeordnet werden.
- Anlegen und Bearbeiten: `Aufgaben → Tab „Kategorien" → Hinzufügen`. Bestehende Kategorien lassen sich per Klick umbenennen.
- Löschen: Drei-Punkte-Menü → „Löschen".

#### Wie nutze ich Bereiche bei Aufgaben?

Bereiche dienen dazu, das Mitarbeiter-Dashboard zusätzlich zu **gruppieren**. Statt einer langen Liste sehen Mitarbeiter ihre Aufgaben gegliedert nach Bereichen – das schafft Übersicht, gerade wenn viele Fälligkeiten pro Schicht anfallen.

- Beispiel-Gliederung: Innerhalb der Benutzergruppe „Küche" lassen sich Bereiche wie „Reinigung / HACCP", „Temperaturmessung" und „Qualitätssicherung" anlegen. Mitarbeiter sehen ihre Fälligkeiten dann gruppiert nach diesen drei Bereichen.
- Abgrenzung zur Benutzergruppe: Die Benutzergruppe bestimmt, **wer** die Aufgabe sieht. Der Bereich bestimmt, in **welcher Gruppierung** sie im Dashboard erscheint.
- Mehrfachzuweisung: Eine Aufgabe kann genau einem Bereich zugewiesen werden – mehrere Bereiche pro Aufgabe sind nicht vorgesehen.
- Anlegen: `Aufgaben → Tab „Bereiche" → Erstellen` → Namen vergeben → speichern.
- Bearbeiten: Per Klick in den Bereich → Namen ändern → speichern. Anpassungen werden in allen verknüpften Aufgaben übernommen.
- Löschen: Drei-Punkte-Menü → „Löschen".
- Zuweisung in der Aufgabe: Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Aufgabe im unteren Teil über das Plus-Symbol den Bereich auswählen.

#### Fazit

Aufgaben sind das Herzstück eures QMSpot-Systems – ohne sie bleibt das System eine Sammlung möglicher Inhalte ohne Verbindung zum Tagesgeschäft. Drei Prinzipien sind dabei entscheidend: Erstens, der Unterschied zwischen **Master-Aufgabe** und **Fälligkeit** – die Master-Aufgabe ist die Vorlage, die Fälligkeit das, was Mitarbeiter im Dashboard tatsächlich sehen. Zweitens, **Benutzergruppen statt Einzelpersonen** – das macht das System dynamisch und bei Personalwechseln wartbar. Und drittens, der bewusste Einsatz von **Kategorien und Bereichen**, damit ihr selbst bei vielen Aufgaben filtern, auswerten und bei Bedarf gezielt bereinigen könnt. Wer diese drei Konzepte sauber anwendet, baut sich ein System auf, das wirklich mit dem Alltag wächst – statt sich durch Überfälligkeiten und Verwaltungsaufwand selbst zu blockieren.