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title: "Dokumente verwalten & verteilen"
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#### Themenübersicht

- Wie stelle ich Mitarbeitern Dokumente bereit?
- Kann ich ein Dokument umbenennen?
- Wie kann ich Änderungen an Dokumenten beobachten?
- Kann ich ein Dokument austauschen?
- Wie kann ich Dokumente für externe Personen freigeben?
- Kann ich Dokumente herunterladen?
- Wie erstelle ich neue Ordner und blende sie auf dem Dashboard ein?
- Können Dokumente in andere Ordner verschoben werden?
- Welche Berechtigungen gibt es für Dokumente und Ordner?
- Werden Änderungen an Dokumenten in einer Historie festgehalten?
- Wie kann ich Ordner oder Dokumente löschen?


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### Wie stelle ich Mitarbeitern Dokumente bereit?

Das Dokumentenmanagement erreicht ihr über `Verwaltung → Dokumente`. Dort findet ihr eine Ordnerstruktur, die teils systemseitig vorgegeben ist und teils von euch frei erweitert werden kann.

- Systemordner: Sind systemseitig angelegt, erkennbar am Zusatz „Systemordner" und nicht löschbar oder umbenennbar. Dateien lassen sich aber hinzufügen und entfernen.
- Modulgebundene Sichtbarkeit der Systemordner: Inhalte in Systemordnern wie „Arbeitsanweisungen" bei Checklisten sind automatisch für alle Mitarbeiter sichtbar, die Zugriff auf die zugehörige Checkliste haben. Hier müsst ihr Berechtigungen nicht separat pflegen.
- Eigene Ordner: Können von euch frei angelegt werden – inklusive Unterordnern. Hier müsst ihr Berechtigungen aktiv vergeben.
- Standardsichtbarkeit eigener Inhalte: Dokumente und Ordner sind zunächst **nur für Admins** sichtbar. Mitarbeiter benötigen entweder über ihre Benutzerrolle das generelle Recht „Dokumente einsehen" oder eine gezielte Freigabe je Ordner.
- Empfehlung statt globaler Freigabe: Vergebt den generellen Zugriff auf das Dokumentenmodul **nicht pauschal** – nicht jeder Mitarbeiter soll alles sehen. Arbeitet stattdessen mit gezielten Ordnerberechtigungen.
- Berechtigungen am Ordner: Über das Drei-Punkte-Menü → „Berechtigungen" lassen sich pro Benutzer oder Benutzergruppe Lese- und Schreibrechte verteilen.
- Vererbung auf Unterordner: Mit dem Haken „Für untergeordnete Elemente übernehmen" wird die gesetzte Berechtigung auf alle darunterliegenden Ordner und Dateien angewandt. Ohne diesen Haken bleibt die Berechtigung auf die aktuelle Ebene beschränkt.

**Tipp:** Praktisches Beispiel für mehrere Standorte – ein Überordner „Reinigungspläne", darunter Unterordner pro Standort. Jeder Standort sieht den Überordner, aber nur den eigenen Unterordner. Das vermeidet Datenflut und schützt vor versehentlichen Zugriffen auf fremde Pläne.

#### Kann ich ein Dokument umbenennen?

Ja – sowohl Dokumente als auch Ordner lassen sich jederzeit umbenennen. Beim Umbenennen habt ihr zusätzlich die Möglichkeit, betroffene Mitarbeiter direkt zu informieren.

- Vorgehen: Drei-Punkte-Menü am Dokument oder Ordner → „Umbenennen" → neuen Namen eingeben → speichern.
- Optionale Benachrichtigung: Über eine Checkbox lässt sich auswählen, ob hinterlegte Benutzer oder Benutzergruppen über die Namensänderung informiert werden sollen.
- Voraussetzung Empfänger-Anzeige: Damit Benutzer oder Benutzergruppen im Auswahlfeld erscheinen, müssen sie über die Berechtigungsstruktur des Dokuments erfasst sein.

#### Wie kann ich Änderungen an Dokumenten beobachten?

Mit der Beobachten-Funktion bekommt ihr eine Systembenachrichtigung, sobald jemand mit Schreibrecht das Dokument oder den Ordner verändert, verschiebt oder umbenennt. Das ist besonders wertvoll bei sensiblen Dokumenten mit mehreren Bearbeitern.

- Aktivieren: Drei-Punkte-Menü am Dokument oder Ordner → unten den Punkt „Beobachten" anklicken.
- Wirkung: Bei jeder Änderung erhaltet ihr eine Information im System – so kommen vergessene oder versehentliche Änderungen nicht unbemerkt durch.
- Beobachtung auf Ordnerebene: Beobachtet ihr einen übergeordneten Ordner (z. B. „Arbeitsanweisungen"), erhaltet ihr Hinweise zu allen Änderungen innerhalb dieser Struktur.
- Beenden: An dem mit dem Auge-Symbol markierten Objekt erneut auf das Auge klicken → „Nicht mehr beobachten" auswählen. Das Symbol verschwindet, ihr seid nicht mehr Beobachter.

#### Kann ich ein Dokument austauschen?

Ja – und genau dafür gibt es eine eigene Funktion. **Das ist entscheidend**, wenn das Dokument bereits an anderer Stelle (z. B. in Checklisten) verknüpft ist. Niemals einfach löschen und neu hochladen – das zerstört bestehende Verknüpfungen.

- Vorgehen: Drei-Punkte-Menü am betreffenden Dokument → „Austauschen" → neues Dokument auswählen → bestätigen.
- Optionale Benachrichtigung: Die hinterlegten Benutzergruppen lassen sich direkt informieren, dass eine neue Version vorliegt.
- Optionale Aufgabenerstellung: Im selben Schritt kann eine Aufgabe erstellt werden, in der Mitarbeiter bestätigen, die neue Version gelesen und verstanden zu haben. Sinnvoll bei sicherheitsrelevanten Dokumenten wie Reinigungsplänen oder Bedienungsanweisungen.
- Effekt im System: Alle Verknüpfungen zum alten Dokument bleiben erhalten und zeigen automatisch auf die neue Version.

**Hinweis:** Beim Austauschen wird **nicht** historisch festgehalten, welches die alte Datei war – nur dass ein Austausch stattgefunden hat. Wenn ihr die Vorversion archivieren wollt, ladet sie vorher mit erkennbarem Namenszusatz an einem separaten Ort ab.

#### Wie kann ich Dokumente für externe Personen freigeben?

Externe Personen ohne QMSpot-Zugang erreicht ihr über eine zeitlich begrenzte Freigabe per Link. Besonders praktisch bei Audits, Behördenanfragen oder dem Teilen großer Datenmengen.

- Vorgehen: Drei-Punkte-Menü am Dokument oder Ordner → „Freigabe" → Freigabe bestätigen → Link kopieren oder direkt per Mail versenden.
- Versand per Mail aus dem System: Bei bekannter E-Mail-Adresse lässt sich der Link direkt verschicken, ohne den Umweg über das eigene Postfach.
- Gültigkeit: Der Freigabelink ist **7 Tage** gültig und läuft danach automatisch ab.
- Sinnvoller Einsatz: Konzepte, gesammelte Messdaten, Bildmaterial – alles, was per Mailanhang zu groß oder zu unübersichtlich wäre.

#### Kann ich Dokumente herunterladen?

Ja – jedes Dokument im Dokumentenmanagement lässt sich lokal speichern.

- Vorgehen: Drei-Punkte-Menü → „Herunterladen" → die Datei wird auf eurem Gerät gespeichert und kann lokal weiterverarbeitet werden.

#### Wie erstelle ich neue Ordner und blende sie auf dem Dashboard ein?

Eigene Ordnerstrukturen helfen dabei, das Dokumentenmanagement an eure Prozesse anzupassen – z. B. mit standort- oder abteilungsspezifischen Unterordnern. Wichtige Ordner lassen sich zusätzlich direkt auf dem Dashboard anzeigen.

- Neuen Ordner anlegen: Über das Symbol „Hinzufügen" → „Neuer Ordner" → Namen vergeben → speichern. Ordner können sowohl in Systemordnern als auch komplett eigenständig liegen.
- Unterstruktur aufbauen: Innerhalb eines Ordners erneut „Hinzufügen" → entweder einen weiteren Ordner anlegen oder eine Datei direkt hochladen.
- Berechtigung sofort prüfen: Eigene Ordner sind anfangs nur für Admins sichtbar – Berechtigungen über das Drei-Punkte-Menü gleich nach dem Anlegen setzen.
- Auf dem Dashboard anzeigen: Drei-Punkte-Menü am Ordner → „Auf Dashboard anzeigen" → Anzeigename vergeben → speichern. Der Ordner erscheint dann als Schnellzugriff im Dashboard.
- Wichtige Einschränkung beim Dashboard-Anzeigen: Auf dem Dashboard wird der Ordner für **alle** sichtbar. Die Berechtigungen wirken weiterhin innerhalb des Ordners – Mitarbeiter sehen also nur die für sie freigegebenen Inhalte, der Schnellzugriff selbst ist aber nicht eingrenzbar.

#### Können Dokumente in andere Ordner verschoben werden?

Ja – und auch hier gilt: **Verschieben statt löschen-und-neu-hochladen**, damit bestehende Verknüpfungen erhalten bleiben.

- Vorgehen: Drei-Punkte-Menü am Dokument → „Verschieben" → Zielordner auswählen → bestätigen.
- Effekt auf Verknüpfungen: Beim Verschieben bleiben alle Verlinkungen zu Checklisten, Aufgaben oder anderen Modulen intakt. Mitarbeiter behalten ihren gewohnten Zugriff.
- Anti-Pattern: Löschen + neu hinzufügen zerstört Verknüpfungen und führt zu Datenbrüchen.

#### Welche Berechtigungen gibt es für Dokumente und Ordner?

QMSpot unterscheidet zwei Berechtigungsebenen: das globale Recht über die Benutzerrolle und die feingranulare Berechtigung pro Ordner oder Datei. Beides spielt zusammen – das feine Berechtigungsmodell ist die Grundlage einer sauberen Dokumentenstruktur.

- Globale Berechtigung: Über die Benutzerrolle oder individuelle Benutzerrechte lässt sich das Recht „Dokumente einsehen" generell vergeben.
- Feingranulare Berechtigung: Pro Ordner oder Datei separat – Drei-Punkte-Menü → „Berechtigungen".
- Recht „Lesen": Inhalte einsehen, aber nicht verändern.
- Recht „Schreiben": Inhalte einsehen **und** ändern.
- Berechtigungsebenen: Vergabe entweder pro Einzelbenutzer oder – empfohlen – pro Benutzergruppe.
- Vererbung: Mit dem Haken „Für untergeordnete Elemente übernehmen" wird die Berechtigung auf alle darunterliegenden Ordner und Dateien angewandt.
- Standortbasierte Empfehlung: Bei mehreren Standorten eigene Benutzergruppen pro Standort anlegen (z. B. „Team Standort A", „Team Standort B") und die Ordner standortspezifisch freigeben. Neue Mitarbeiter werden einfach der richtigen Gruppe zugewiesen und haben direkt die korrekten Rechte – ohne Einzelbearbeitung.

#### Werden Änderungen an Dokumenten in einer Historie festgehalten?

Ja – in begrenztem Umfang. Die Historie protokolliert Aktionen am Dokument selbst, ist aber kein vollständiger Versionsverlauf der Dateiinhalte.

- Aufruf: Drei-Punkte-Menü am Dokument → „Historie".
- Erfasste Ereignisse: Erstellen des Dokuments, Umbenennen und vergleichbare Aktionen – jeweils mit Datum, Uhrzeit und ausführendem Benutzer.
- Einschränkung beim Austauschen: Beim Austausch eines Dokuments wird der Vorgang protokolliert, der **Inhalt der vorherigen Version ist über die Historie aber nicht abrufbar**. Wer Versionsstände sichern will, muss diese separat archivieren.

#### Wie kann ich Ordner oder Dokumente löschen?

Löschen ist über das Drei-Punkte-Menü möglich – mit Sicherheitsnetz, aber endgültig. Ein Papierkorb fängt versehentliche Aktionen für 30 Tage ab.

- Vorgehen: Drei-Punkte-Menü am Dokument oder Ordner → „Löschen" → Bestätigung.
- Effekt auf Verknüpfungen: Beim Löschen gehen alle Verknüpfungen verloren. Das Dokument ist an verknüpften Stellen nicht mehr verfügbar.
- Papierkorb: Gelöschte Inhalte landen für 30 Tage im Papierkorb und können von dort wiederhergestellt werden.
- Endgültige Löschung: Nach 30 Tagen sind die Inhalte unwiderruflich aus dem System entfernt.

**Hinweis:** Gerade in Kombination mit Berechtigungen ist Vorsicht geboten – wer schreibende Rechte hat, kann Ordner löschen. Wenn ihr sicherheitskritische Bereiche habt, beschränkt das Schreibrecht konsequent auf wenige verantwortliche Personen.

#### Fazit

Das Dokumentenmanagement ist die zentrale Ablage für alle Dateien rund um Hygiene, Qualität und Arbeitssicherheit – von Reinigungsplänen über Sicherheitsdatenblätter bis hin zu Geräteunterweisungen und Schulungsvideos. Drei Prinzipien sind dabei entscheidend: Erstens, immer **austauschen oder verschieben** statt löschen und neu hinzufügen, damit Verknüpfungen erhalten bleiben. Zweitens, eine durchdachte **Ordner- und Berechtigungsstruktur** aufbauen – idealerweise mit Benutzergruppen pro Standort oder Bereich, statt Berechtigungen einzeln pro Mitarbeiter zu pflegen. Und drittens, wichtige Inhalte gezielt **auf dem Dashboard sichtbar** machen, damit eure Mitarbeiter im Alltag schnellen Zugriff auf die relevanten Dokumente haben. So wird aus dem Dokumentenmanagement das, was es sein soll: ein verlässlicher, geordneter Ort, an dem jeder genau das findet, was er gerade braucht – und nichts, was ihn nichts angeht.