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title: "Standorte anlegen & Verwalten"
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# **Themenübersicht**

- **Wie lege ich einen neuen Standort an?**
- **Wie bearbeite ich einen Standort?**
- **Wie pausiere und aktiviere ich einen Standort?**
- **Kann ich einen Standort löschen und was muss ich dabei beachten?**
- **Welche Einstellungen kann ich an einem Standort festlegen?**
- **Wie pausiere ich Aufgaben an Schließtagen oder Feiertagen?**
- **Wozu dienen Kategorien bei Standorten und wie verwalte ich sie?**

Sollte das Video beim Abspielen eine schlechte Qualität haben, dann geh bitte unten über das Zahnrad-Symbol im Player in die Einstellungen und erhöhe die Wiedergabequalität. Die Einstellung „Auto“ sollte das für Dich beste Ergebnis liefern.

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### Wie lege ich einen neuen Standort an?

Neue Standorte werden über `Verwaltung → Standorte` angelegt. Über den Button „Hinzufügen" oben rechts öffnet sich die Maske, in der ihr alle relevanten Stamm- und Kontaktdaten hinterlegt.

- Stammdaten: Eindeutiger Name des Standorts.
- Standortspezifische Kontaktdaten: Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse – diese sollten **standortspezifisch** sein. Sie dienen sowohl der internen Korrespondenz als auch als Anlaufstelle für den QMSpot-Support, falls Themen einen einzelnen Standort betreffen.
- Eröffnungsdatum: Hilfreich für spätere BI-Auswertungen. Beispiel: Bei älteren Standorten mit häufigeren Hygieneproblemen lassen sich Zusammenhänge zur baulichen Substanz erkennen.
- Anzahl Sitzplätze: Reine Informationsangabe, in BI-Auswertungen verwertbar.
- Zeitzone: Nur relevant, wenn ein Mandant Standorte in unterschiedlichen Zeitzonen führt (z. B. mehrere Länder oder die USA mit mehreren Zeitzonen im selben Land).
- Direktzuweisung: Bereits angelegte Benutzer und Kategorien lassen sich direkt beim Anlegen des Standorts zuweisen.
- Speichern: Mit Klick auf „Speichern" ist der Standort angelegt und sofort verfügbar.

#### Wie bearbeite ich einen Standort?

Bestehende Standorte lassen sich auf zwei Wegen in die Bearbeitungsansicht öffnen. Anschließend stehen alle Eingabefelder erneut zur Verfügung.

- Direktes Anklicken: Klick auf den Standort in der Übersichtsliste öffnet die Bearbeitungsansicht.
- Drei-Punkte-Menü: Über das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Standort → „Bearbeiten" – gleicher Effekt.
- Änderbare Felder: Alle ursprünglich erfassten Daten lassen sich anpassen – Adresse, Telefon, E-Mail, Eröffnungsdatum, Zeitzone, Sitzplätze, Kategorien und Benutzerzuweisungen.

#### Wie pausiere und aktiviere ich einen Standort?

Das Pausieren eines Standorts stoppt die Aufgaben-Erzeugung und die Tagesberichte – ideal für temporäre Schließungen. Beim Wiedereröffnen läuft alles automatisch wieder an. Beide Aktionen erfolgen in der Bearbeitungsansicht des Standorts.

- Pausieren: In der Bearbeitungsansicht oben den roten Button **„Standort pausieren"** klicken.
- Bestätigungsabfrage: Hinweis, dass alle zukünftigen Aufgaben gelöscht werden, bis zur Wiedereröffnung keine neuen erzeugt werden und keine Tagesberichte mehr versendet werden.
- Kontrollfeld „Messwerte von Sensoren weiterhin übernehmen": **Aktiviert** = Sensor-Messdaten werden trotz pausiertem Standort dokumentiert (z. B. wenn die Kühlung weiterläuft). **Deaktiviert** = Messdaten werden verworfen und sind später nicht abrufbar.
- Statusanzeige: Nach dem Pausieren erscheint in der Standortübersicht eine Bubble „Standort geschlossen".
- Aktivieren: In der Bearbeitungsansicht den grünen Button **„Standort öffnen"** klicken. Es erscheint die Meldung, dass wieder Aufgaben erzeugt, Tagesberichte gesendet und Messwerte gespeichert werden.
- Nach dem Öffnen: Der rote „Standort pausieren"-Button erscheint wieder, die „Geschlossen"-Bubble verschwindet aus der Übersicht.

**Tipp:** Lasst das Kontrollfeld für die Sensor-Messwerte beim Pausieren angeklickt, wenn der Standort zwar nicht aktiv arbeitet, die Kühlung aber weiterläuft – so bleibt die lückenlose Temperaturdokumentation erhalten.

#### Kann ich einen Standort löschen und was muss ich dabei beachten?

Standorte lassen sich löschen, allerdings ist die Aktion irreversibel und hat Folgen für zugewiesene Mitarbeiter und Datenzugriffe. Geht hier mit Bedacht vor.

- Löschen: Drei-Punkte-Menü → Mülleimer-Symbol „Löschen" → Bestätigung.
- Folge für Mitarbeiter: Mitarbeiter, die ausschließlich diesem Standort zugewiesen waren, verbleiben **ohne Standortzugehörigkeit** im System. Über den globalen Standortfilter sind sie dann nicht mehr auffindbar – sie müssen manuell neu zugewiesen werden.
- Folge für Aufgaben: Der Standort verschwindet aus der Aufgabenerstellung und allen Auswahllisten.
- Eigene ID pro Standort: Jeder neu angelegte Standort erhält eine eindeutige ID. Ein versehentlich gelöschter Standort lässt sich **nicht durch erneutes Anlegen mit identischem Namen wiederherstellen** – die Verknüpfung zu den ursprünglichen Daten geht verloren.
- Reaktivierung im Notfall: Versehentlich gelöschte Standorte können vom QMSpot-Support aus den Datenbank-Backups wiederhergestellt werden. Bei Bedarf schreibt an `support@qmspot.com`.

**Hinweis:** Vor dem Löschen unbedingt Mitarbeiter umverteilen und benötigte Daten/Reports sichern. Reports lassen sich nach dem Löschen zwar noch ziehen, eine eigenständige Recherche der zugehörigen Daten ist für Anwender aber nicht mehr ohne Weiteres möglich.

#### Welche Einstellungen kann ich an einem Standort festlegen?

Die Einstellmöglichkeiten am Standort selbst sind bewusst überschaubar gehalten – es geht primär um Stamm- und Kontaktdaten sowie um die Verknüpfung mit Benutzern und Kategorien.

- Stamm- und Kontaktdaten: Adresse, Eröffnungsdatum, Telefon, E-Mail.
- Kategorien hinterlegen: Dienen der späteren Filterung im System (z. B. nach Region oder Zuständigkeit).
- Benutzer zuweisen: Entweder direkt am Standort über „Zugewiesene Benutzer → Plus-Symbol" – schneller, wenn mehrere Benutzer auf einmal hinzugefügt werden sollen – oder einzeln über das Benutzerprofil.
- Konfiguration drucken: Über den Button „Konfiguration drucken" oben in der Bearbeitungsansicht erhaltet ihr eine PDF-Übersicht aller aktiven Checklisten und Aufgaben dieses Standorts. Praktisch als Aushang oder zur internen Dokumentation.

#### Wie pausiere ich Aufgaben an Schließtagen oder Feiertagen?

Aktuell gibt es **keine Vorab-Einstellung für Feiertage**. Eine entsprechende Funktion ist in der Pipeline, aber nicht in naher Zukunft verfügbar. Bis dahin habt ihr zwei praktikable Wege, um Aufgaben an Schließtagen zu handhaben.

- Variante 1 – Standort pausieren: Am Vorabend des Schließtags den Standort über die Bearbeitungsansicht pausieren. Am nächsten Arbeitstag wieder öffnen. Aufgaben werden für den geschlossenen Zeitraum nicht erzeugt, Tagesberichte nicht versendet.
- Variante 2 – Aufgaben laufen lassen und nachträglich bereinigen: Beim nächsten Login nach einem Tag ohne durchgeführte Checklisten erscheint ein Modal, über das die offenen Aufgaben dieses Tages gesammelt gelöscht werden können.
- Variante 3 – Bereinigung im Aufgaben-Modul: Im Menüpunkt `Aufgaben → Bereinigung` lassen sich zurückliegende, nicht erledigte Aufgaben gezielt entfernen.

**Hinweis:** Variante 1 setzt voraus, dass jemand aktiv daran denkt – der Standort pausiert sich nicht von selbst. Wenn ihr regelmäßig wiederkehrende Schließtage habt, lohnt es sich, das Pausieren fest in die wöchentlichen Routinen zu integrieren.

#### Wozu dienen Kategorien bei Standorten und wie verwalte ich sie?

Kategorien bei Standorten dienen der **Filterung und Bündelung** – sie helfen vor allem in Mehrstandort-Strukturen, den Überblick zu behalten und gezielt Auswertungen zu fahren. Wichtig: Die Logik unterscheidet sich von Kategorien bei Checklisten oder Aufgaben.

- Einsatzfelder: Typischerweise Regionen (Nord, Süd, Ost, West) oder Zuständigkeiten (z. B. Regionalleiter). Damit lassen sich später Dashboards, Verwaltung und Aufgaben gezielt nach Region oder zuständiger Person filtern.
- BI-Relevanz: Bei späterer Nutzung von BI-Auswertungen ermöglichen sinnvoll gesetzte Kategorien aussagekräftige Vergleichsauswertungen.
- Sinnvolle Größe: Ab ca. 5–10 Standorten lohnt sich die Kategorisierung. Bei weniger Standorten reicht die normale Standortübersicht meist aus.
- Kategorien anlegen: Über den Tab `Kategorien` innerhalb der Standortverwaltung → „Hinzufügen" → Namen vergeben → speichern.
- Mehrfachzuweisung: Ein Standort kann beliebig viele Kategorien tragen. Aber Achtung: Trägt ein Standort zehn Kategorien, fließt er in jede dieser zehn Auswertungen ein – die Trennschärfe geht dadurch verloren.
- Kategorien bearbeiten: Reinklicken, Namen ändern – die Änderung wird automatisch in allen zugewiesenen Standorten übernommen.
- Kategorien löschen: Über das Drei-Punkte-Menü → „Löschen". Die Kategorie verschwindet damit aus **allen** zugewiesenen Standorten.

**Tipp:** Wenn ihr nur eine Umbenennung wollt, immer **bearbeiten** statt löschen und neu anlegen – sonst müsstet ihr die neue Kategorie allen betroffenen Standorten erneut zuweisen.

#### Fazit

Mit dem heutigen Webcast könnt ihr Standorte vollständig eigenständig verwalten: anlegen, bearbeiten, pausieren, reaktivieren und – mit Bedacht – löschen. Besonders zentral sind die Stamm- und Kontaktdaten je Standort, die saubere Trennung beim Pausieren (Aufgaben stoppen vs. Sensordaten weiterlaufen lassen) sowie ein durchdachtes Kategoriensystem, das später in Filterungen und BI-Auswertungen den Unterschied macht. Wer hier von Anfang an strukturiert arbeitet, spart sich später viel Aufräumarbeit.