--- title: "Kurzüberblick Module & Möglichkeiten" canonical: "https://help.qmspot.com/space/QMSpotKnow/72810497/Kurz%C3%BCberblick%20Module%20%26%20M%C3%B6glichkeiten" format: markdown --- # **Themenübersicht** - **Wie sind die Module in QMSpot grundsätzlich aufgeteilt?** - **Wofür ist das Schulungsmodul gedacht?** - **Was leistet das Modul Checklisten?** - **Wofür wird das Sensorikmodul eingesetzt?** - **Welche Funktionen bietet das Gerätemodul?** - **Was unterscheidet das Audit-Modul von Checklisten?** Sollte das Video beim Abspielen eine schlechte Qualität haben, dann geh bitte unten über das Zahnrad-Symbol im Player in die Einstellungen und erhöhe die Wiedergabequalität. Die Einstellung „Auto“ sollte das für Dich beste Ergebnis liefern. --- ### Wie sind die Module in QMSpot grundsätzlich aufgeteilt? QMSpot unterscheidet zwischen dem MY-Modul (auch System-Modul oder Systemverwaltung genannt) und den fachlichen Einzelmodulen. Im Menü auf der linken Seite seht ihr beide Bereiche – das MY-Modul oben, die Einzelmodule darunter. Jedes Einzelmodul hat eine eigene Farbgebung und ein eigenes Kürzel. - MY-Modul / Systemverwaltung: Umfasst Dashboard, Benachrichtigungen, Verwaltung, Dokumente, Aufgaben, Mangelmanagement und aktuell auch Produktrückrufe. Das ist die Grundinfrastruktur eures Systems. - Produktrückrufe: Aktuell noch Teil der Testphase und kostenfrei verfügbar. Nach dem Übergang in den regulären Betrieb wird das Feature zu einem buchbaren Modul – freigeschaltet sichtbar, sonst nicht. - Einzelmodul „Schulungen" (TA – Training Administration): Verwaltung von Schulungen und Unterweisungen. - Einzelmodul „Checklisten" (CS – Checklist System): Erstellen und Durchführen digitaler Checklisten. - Einzelmodul „Sensorik" (ST – Sensorik/Temperatur): Erfassung und Auswertung von Messwerten. - Einzelmodul „Geräte" (DM – Device Management): Inventarisierung und Wartung von Geräten und Anlagen. - Einzelmodul „Audit" (AS – Audit System): Durchführung und Auswertung von Audits. **Hinweis:** Welche Einzelmodule für euch sichtbar sind, hängt von eurem Abonnement ab. Nur freigeschaltete Module erscheinen im Menü. #### Wofür ist das Schulungsmodul gedacht? Das Schulungsmodul deckt alle Arten interner Schulungen ab – von Pflichtschulungen über Unterweisungen bei neuen Mitarbeitern bis zu wiederkehrenden Schulungen, sowohl als Präsenz- als auch als Online-Schulung. Das Modul liefert euch eine Übersicht über den aktuellen Schulungsstand und erinnert Mitarbeiter rechtzeitig an fällige Auffrischungen. - Voraussetzung Einzelzugänge: Jeder zu schulende Mitarbeiter benötigt einen persönlichen Account. Bei reinen Sammelzugängen lässt sich der individuelle Schulungsstand nicht abbilden – das Modul ist dann nicht sinnvoll nutzbar. - Externe Teilnehmer: Lassen sich einmalig hinterlegen (z. B. für eine Infektionsschutzschulung, an der externe Personen teilnehmen). Erinnerungs- und Auswertungsfunktionen sind für externe Teilnehmer eingeschränkt. - Lernformat: QMSpot ist **kein** reines E-Learning-System mit Multiple-Choice-Tests. Das Lernformat basiert auf dem Bereitstellen von Dokumenten und Videos in Verbindung mit einer rechtssicheren Bestätigung durch den Mitarbeiter, den Inhalt verstanden zu haben. - Integration externer E-Learning-Plattformen: Wer klassische E-Learning-Funktionalität mit Wissensabfragen benötigt, kann externe Plattformen anbinden. Die Daten bleiben dabei zentral in QMSpot. Details klärt ihr individuell mit dem QMSpot-Support. #### Was leistet das Modul Checklisten? Das Modul Checklisten ist das Kernmodul von QMSpot und wird von nahezu allen Anwendern eingesetzt. Es bildet jede Form von wiederkehrenden Prüfungen und Bestätigungen digital ab – mit voller Rechtssicherheit durch unveränderbare Zeitstempel. - Prüfposition: Zentrale Einheit innerhalb einer Checkliste. Mit dem Bestätigen einer Prüfposition entsteht ein dokumentierter Erledigungsnachweis. Eine Checkliste kann eine oder beliebig viele Prüfpositionen enthalten. - Rechtssicherheit: Das System protokolliert exakt, **wer wann** welche Prüfposition abgeschlossen hat. Anders als bei Papierlisten ist nachträgliches Datieren nicht möglich. - Vereinfachung gegenüber Papier: Digitale Checklisten müssen nicht 1:1 die Struktur ehemaliger Papierlisten übernehmen. Beispiel Reinigungsplan – statt jede Oberfläche einzeln zu bestätigen, lässt sich der PDF-Reinigungsplan direkt mit der Checkliste verknüpfen, und vier zusammengefasste Prüfpositionen reichen aus (Arbeitsflächen, Laufflächen, Geräte/Materialien, Bestätigung per Unterschrift). - Datenexport: Im Gegensatz zu einfachen Aufgaben lassen sich aus Checklisten direkt Reports ziehen. - Aufnahme zusätzlicher Daten: Messwerte (alternativ über das Sensorikmodul), Lieferscheinnummern bei Wareneingangskontrollen, Fotos und weitere Datenfelder lassen sich in Prüfpositionen integrieren. **Tipp:** Beim Aufbau neuer Checklisten lohnt es sich, zunächst das **Ziel** der Liste zu definieren („Was möchte ich nachweisen?") und erst dann die digitale Umsetzung zu entwerfen. So vermeidet ihr aufgeblähte Listen, die im Alltag mehr Zeit kosten als nötig. #### Wofür wird das Sensorikmodul eingesetzt? Das Sensorikmodul – früher Temperaturmodul – erfasst und wertet Messwerte aller Art aus. Neben Temperatur sind das unter anderem Luftfeuchtigkeit, Druck und Durchflussmengen. Je nach baulicher Situation stehen zwei Sensor-Technologien zur Verfügung. - Manuelle und automatische Messpunkte: Beide Varianten lassen sich im Modul kombinieren. - LAN-gebundene Sensoren: Ein Access Point wird ans Netzwerk angeschlossen und sammelt die Daten von bis zu 10 umliegenden Sensoren per Funk. Der Access Point leitet die Werte über das LAN ins System. - NB-IoT-Sensoren (Narrowband Internet of Things): Senden über ein eigenes, kurzwelliges Funknetz. Dadurch dringen die Signale auch durch dicke Wände, Stahlbeton oder Kellergeschosse – ideal für Bereiche ohne LAN-Anbindung. Die Datenmenge pro Übertragung ist geringer als bei LAN, für Sensorwerte aber vollkommen ausreichend. - Anwendungsbeispiel Durchflussmessung: An Spül- oder Waschmaschinen lässt sich die Durchflussmenge des Reinigers messen. Das System warnt automatisch bei zu hoher Dosierung oder meldet rechtzeitig, dass Reiniger nachbestellt werden muss. - Auswertungsfunktionen: Aktuelle Werte, Verlaufsgraphen sowie – mit dem letzten Update neu – Durchschnittswerte über definierbare Zeiträume. #### Welche Funktionen bietet das Gerätemodul? Das Gerätemodul ist eine Inventarverwaltung für Geräte, Anlagen und vergleichbare Objekte – von der Spülmaschine bis zum Feuerlöscher. Es ersetzt keine vollwertige Inventarverwaltung der Buchhaltung, ergänzt diese aber um eine operative Sicht mit Wartungsplänen, Störfallerfassung und Kostenüberblick. - Stammdaten pro Gerät: Seriennummer, Anschaffungsdatum, Garantielaufzeit, zuständiger Techniker bzw. Servicekontakt sowie weitere relevante Informationen. - Fehlercodes hinterlegen: Pro Gerät lassen sich Fehlercodes mit Erklärung und ersten Selbsthilfe-Schritten dokumentieren – z. B. „E03 = Wassermangel, bitte Wasserzulauf prüfen, bevor Techniker gerufen wird". - Störfallerfassung: Mitarbeiter melden Defekte direkt aus dem System heraus inklusive Fehlercode und optional Foto. Der zuständige Techniker bekommt die Information direkt mit allen relevanten Details und kann gegebenenfalls schon mit dem passenden Ersatzteil anreisen – das verkürzt Ausfallzeiten deutlich. - Wartungserinnerungen: Wartungs- und Prüfintervalle lassen sich pro Gerät hinterlegen, das System erinnert automatisch. - Kostenübersicht: Reparatur- und Wartungskosten werden gesammelt – das hilft bei der Entscheidung, ob ein Gerät weiter repariert oder ersetzt werden sollte. #### Was unterscheidet das Audit-Modul von Checklisten? Das Audit-Modul prüft das große Ganze und kontrolliert, ob die über Checklisten und Sensorik etablierten Maßnahmen die gewünschte Qualität tatsächlich sicherstellen. Es ist nicht für tägliche Aufgaben gedacht, sondern für langfristige, übergreifende Bewertungen. - Frequenz: Audits werden typischerweise **halbjährlich oder jährlich** durchgeführt – nicht täglich oder wöchentlich. - Versionierung: Audits arbeiten mit Versionen. So lässt sich sicherstellen, dass alle Standorte oder Bereiche gegen denselben Standard geprüft werden. - Prozentuale Auswertung: Audits liefern eine prozentuale Bewertung – sehr nützlich für Mehrstandort-Betriebe oder Konzernstrukturen, um den Reifegrad einzelner Standorte zu vergleichen. - Abgrenzung zu Checklisten: Checklisten reagieren auf den Tagesbetrieb, sind häufig anzupassen und liefern Erledigungsnachweise. Audits prüfen die **Wirksamkeit** der Checklisten und Maßnahmen über einen längeren Zeitraum – sie sind durchdachter und werden seltener geändert. - Häufige Fehlinterpretation: Viele Anwender möchten mit dem Audit-Modul wöchentliche prozentuale Bewertungen abbilden (wie früher in Excel-Tabellen). Dafür ist das Modul nicht primär ausgelegt – die Nutzbarkeit für diesen Anwendungsfall ist eingeschränkt. - Aktuelle Updates: Mit den jüngsten Releases wurde die Bedienung deutlich vereinfacht; Prüfpositionen lassen sich jetzt kopieren, weitere Verbesserungen sind in Arbeit. **Bild dazu:** Checklisten sind das Schnellboot des Qualitätsmanagements – schnell, wendig, tagesaktuell. Audits sind der Tanker dahinter – langsam, träge, aber mit Übersicht über den großen Kurs. #### Fazit Mit dieser Übersicht habt ihr ein erstes Gefühl dafür, welches Modul welchen Zweck erfüllt: Das Schulungsmodul deckt die Wissensvermittlung und den Schulungsstand ab, Checklisten bilden den operativen Alltag rechtssicher digital ab, die Sensorik übernimmt die automatisierte Messwerterfassung, das Gerätemodul liefert Inventarisierung und Störfallmanagement, und das Audit-Modul prüft übergeordnet, ob das Gesamtsystem die Qualität tatsächlich sichert. Welche Module für euch sinnvoll sind, hängt von eurem Betrieb und euren Prozessen ab – die Kombination der Module ist dabei das, was QMSpot zu einem ganzheitlichen Qualitätsmanagement-System macht.