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title: "QR-Codes anlegen & verwalten"
canonical: "https://help.qmspot.com/space/QMSpotKnow/72089642/QR-Codes%20anlegen%20%26%20verwalten"
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#### Themenübersicht

- Wozu kann ich QR-Codes in QMSpot generieren?
- Wie verwende ich QR-Codes in der Praxis?
- Wie verknüpfe ich eine Checkliste mit einem QR-Code?
- Wie verknüpfe ich eine Datei mit einem QR-Code?
- Wie verknüpfe ich eine Aufgabe mit einem QR-Code?
- Wie verknüpfe ich einen Messpunkt mit einem QR-Code?
- Wie verknüpfe ich ein Gerät mit einem QR-Code?
- Kann ich einen QR-Code wieder löschen?

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### Wozu kann ich QR-Codes in QMSpot generieren?

QR-Codes sind Schnellverknüpfungen auf Inhalte im System. Sie werden im Verwaltungsmenü unter `Verwaltung → QR-Codes` erstellt und gepflegt – Voraussetzung ist das Admin-Recht oder das spezifische Recht zur QR-Code-Verwaltung.

- Verfügbare QR-Code-Typen: Datei, Aufgabe, Checkliste, Messwert und Gerät.
- Anwendungsfall: Schneller Zugriff für eure Mitarbeiter auf wiederkehrende Inhalte – z. B. eine Reinigungsanweisung am Spülbereich, eine Ad-hoc-Checkliste direkt am Arbeitsplatz oder die Störfallerfassung an einem Gerät.
- Bindung an QMSpot: Die QR-Codes verlinken ausschließlich auf Inhalte innerhalb von QMSpot – ein Zugriff ist nur mit einem angemeldeten QMSpot-Account möglich.
- Berechtigungslogik: Wer den QR-Code scannt, sieht den verlinkten Inhalt nur, wenn er auch die normale Berechtigung dafür im System hat. Ein scannender Externer landet auf einem Login, kommt aber ohne Zugang nicht weiter.

#### Wie verwende ich QR-Codes in der Praxis?

Ein QR-Code entfaltet seinen Nutzen erst, wenn er dort hängt, wo der verknüpfte Vorgang ausgeführt wird. Der Ablauf ist bewusst schlicht gehalten – aber zwei Voraussetzungen müsst ihr im Hinterkopf behalten.

- Ausdrucken und aushängen: Nach dem Anlegen lässt sich der QR-Code direkt aus QMSpot heraus drucken, laminieren und an der jeweiligen Stelle aushängen (z. B. Kühlschrank, Spülmaschine, Lagerraum).
- Scannen: Der Mitarbeiter scannt den QR-Code mit seinem mobilen Endgerät – entweder über einen QR-Scanner aus dem Store oder schlicht über die **Kamerafunktion** des Geräts.
- Kein QR-Scanner in QMSpot: QMSpot selbst enthält keinen integrierten Scanner. Das Scannen läuft immer über das Endgerät.
- iPhones im Sperrmodus: Auf iPhones muss das Gerät **entsperrt** sein, damit der Aufruf der verknüpften Seite funktioniert.
- Vorab anmelden: Ist der Benutzer in QMSpot noch nicht angemeldet, leitet der Scan zunächst auf die Login-Seite. Nach dem Login muss der QR-Code dann erneut gescannt werden. Deshalb: Erst in QMSpot anmelden, dann scannen.

**Hinweis:** Ein QR-Code ist keine Garantie dafür, dass eine Aufgabe oder Kontrolle wirklich durchgeführt wird – die übliche Kontrolllogik muss weiterhin stattfinden. QR-Codes beschleunigen den Zugriff, ersetzen aber nicht die Verantwortung der Mitarbeiter.

#### Wie verknüpfe ich eine Checkliste mit einem QR-Code?

Im Menüpunkt `Verwaltung → QR-Codes` über „Hinzufügen → Einen hinzufügen" und Typ „Checkliste" wählen. Die Verknüpfung ist sofort einsatzbereit, sobald gespeichert wurde.

- Vorgehen: Typ „Checkliste" auswählen → Standort über das Plus-Symbol hinterlegen → gewünschte Checkliste auswählen → Namen vergeben → speichern.
- Standort: **Pflichtangabe** bei Checklisten – der QR-Code wirkt immer im Kontext eines konkreten Standorts.
- Voraussetzung Ad-hoc-Verfügbarkeit: Nur Checklisten, die **als Ad-hoc verfügbar** markiert sind, lassen sich mit einem QR-Code verknüpfen. Findet ihr eine bestimmte Checkliste in der Auswahl nicht, fehlt ihr dieses Attribut.
- Namensgebung in der Praxis: Bewährte Konvention ist `Checklistenname – Standort`. So lässt sich der QR-Code in der Übersicht später schnell wiederfinden.
- Aktivierung: Der QR-Code wird **erst nach dem Speichern** gültig. Vorher erscheint ein Hinweis und kein Druckersymbol.
- Drucken: Über das Druckersymbol → Auswahl, ob Name und/oder URL angezeigt werden sollen. Empfehlung: Nur den Namen anzeigen lassen – die URL ist nur für den Support relevant.
- Druckgröße: Den QR-Code in der gedruckten Vorlage **nicht verkleinern** – sonst wird er nicht mehr zuverlässig erkannt. Vergrößern ist möglich.
- Zugriff: Beim Scannen muss der Benutzer Zugriff auf das Checklisten-Modul, den entsprechenden Standort und die Ad-hoc-Berechtigung haben.

#### Wie verknüpfe ich eine Datei mit einem QR-Code?

Bei Dateien-QR-Codes wird auf ein bereits im Dokumentenmanagement hinterlegtes Dokument verlinkt. Der Ablauf ist fast identisch zum Checklisten-QR-Code – mit zwei wichtigen Unterschieden.

- Vorgehen: „Hinzufügen → Einen hinzufügen" → Typ „Datei" → Dokument aus dem Dokumentenmanagement auswählen → Namen vergeben → speichern.
- Voraussetzung Dokument: Die Datei muss **vorher** im Dokumentenmanagement hinterlegt sein. Ein direkter Upload externer Dateien über den QR-Code ist nicht möglich.
- Kein Standort nötig: Bei Dateien wird **kein Standort** abgefragt – die Sichtbarkeit regelt sich über die Zugriffsrechte im Dokumentenmanagement.
- Anwendungsbeispiel: Reinigungsanweisung als PDF im Dokumentenmanagement → QR-Code an der jeweiligen Station → Mitarbeiter scannt und ruft das aktuelle Dokument direkt auf.
- Drucken und Aushängen: Wie bei Checklisten – Name anzeigen, URL ausblenden, Größe nicht reduzieren.

#### Wie verknüpfe ich eine Aufgabe mit einem QR-Code?

Aufgaben-QR-Codes greifen auf bereits existierende, einem Standort zugewiesene Aufgaben zu. Die Erstellung ist dadurch besonders schnell, da viele Felder vorbelegt sind.

- Vorgehen: „Hinzufügen → Einen hinzufügen" → Typ „Aufgabe" → gewünschte Aufgabe auswählen → speichern.
- Automatische Namensgebung: Der Name des QR-Codes wird mit der Aufgabe vorbelegt – kann bei Bedarf angepasst werden.
- Kein Standort nötig: Die Aufgabe ist bereits einem Standort zugeordnet – der Standort wird also implizit übernommen.
- Zugriff: Nur Mitarbeiter, die diesem Standort zugewiesen sind, können den QR-Code sinnvoll nutzen. Andere bekommen eine Fehlermeldung.
- Drucken: Über das Druckersymbol – wieder mit der Empfehlung, nur den Namen drucken zu lassen.

#### Wie verknüpfe ich einen Messpunkt mit einem QR-Code?

Messpunkt-QR-Codes sind für die **Ad-hoc-Temperaturerfassung** an manuellen Messpunkten gedacht – nicht für automatisch messende Sensoren.

- Vorgehen: „Hinzufügen → Einen hinzufügen" → Typ „Messwert" → manuellen Messpunkt auswählen → Namen vergeben → speichern.
- Nur manuelle Messpunkte: Automatisch messende Sensoren brauchen keinen QR-Code, da sie ihre Werte selbst übertragen.
- Kein separater Standort nötig: Der Standort kommt aus dem Messpunkt selbst.
- Empfehlung Namensgebung: Bei mehreren Standorten lohnt es sich, den Standort in den QR-Code-Namen aufzunehmen – z. B. wenn „Kühlschrank 1" an mehreren Standorten existiert, hilft `Kühlschrank 1 – Standort A` bei der späteren Identifikation in der Übersicht.
- Anwendungsfall: QR-Code am Kühlschrank → Mitarbeiter scannt → Temperaturwert direkt im System erfassen.

#### Wie verknüpfe ich ein Gerät mit einem QR-Code?

Geräte-QR-Codes führen direkt in die Geräteansicht und ermöglichen das schnelle Erfassen von Störfällen oder das Auslösen von Wartungen vor Ort.

- Vorgehen: „Hinzufügen → Einen hinzufügen" → Typ „Gerät" → ein einzelnes Gerät auswählen → Namen vergeben → speichern.
- Einzelauswahl: Mehrere Geräte gleichzeitig pro QR-Code sind nicht möglich – ein QR-Code = ein Gerät.
- Kein separater Standort nötig: Wird aus dem Gerät selbst übernommen.
- Empfehlung Namensgebung: Bei mehreren Standorten den Standort mit in den QR-Code-Namen aufnehmen – z. B. `Gläserspülmaschine – Standort A`.
- Nach dem Scannen: Der Mitarbeiter landet direkt in der Geräteansicht und kann von dort einen Störfall melden oder eine Wartung anstoßen.

#### Kann ich einen QR-Code wieder löschen?

Ja – und zwar über das Drei-Punkte-Menü in der QR-Code-Übersicht. Der wichtige Punkt liegt jedoch nicht im Löschvorgang selbst, sondern im Umgang mit bereits ausgedruckten Codes.

- Löschen: Drei-Punkte-Menü → „Löschen" → Bestätigung. Der QR-Code ist im System sofort deaktiviert.
- Verhalten gedruckter Codes: Ein bereits ausgehängter, gedruckter QR-Code lässt sich technisch weiter scannen, **läuft aber ins Leere** – die Verknüpfung im System existiert nicht mehr.
- Wichtige Folgeaktion: Gedruckte Codes nach dem Löschen aktiv **einsammeln und vernichten**. Sonst entstehen Missverständnisse oder Frust beim Scannen ins Nichts.

#### Fazit

QR-Codes sind ein einfaches, aber wirkungsvolles Werkzeug, um euren Mitarbeitern im Alltag den Zugriff auf Checklisten, Dateien, Aufgaben, Messpunkte und Geräte direkt vor Ort zu erleichtern. Das Anlegen folgt für alle Typen demselben Muster: Typ wählen, ggf. Standort und Inhalt zuweisen, sprechenden Namen vergeben, speichern, drucken. Behaltet zwei Punkte im Kopf: Mitarbeiter müssen in QMSpot angemeldet sein, damit der Scan ohne Umweg funktioniert – und der QR-Code beschleunigt zwar den Zugriff, ersetzt aber nie die fachliche Kontrolle dahinter. Wer den Druck und Aushang sauber organisiert und gelöschte Codes konsequent einsammelt, holt aus dem Feature den maximalen Nutzen heraus.