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title: "Kontakte anlegen & verwalten"
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# **Themenübersicht**

- **Wozu dienen die Kontakte in der Verwaltung?**
- **Wie erstelle ich eine neue Kontaktperson?**
- **Wo bearbeite oder lösche ich einen Kontakt?**
- **Wie weise ich einem Kontakt einen Standort zu?**
- **Was muss ich beim Anlegen von Kontakten datenschutzrechtlich beachten?**
- **Wozu dienen Lieferanten und wie lege ich sie an?**
- **Was unterscheidet Kontakte von Lieferanten?**


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### Wozu dienen die Kontakte in der Verwaltung?

Kontakte sind ein zentraler Pool von Personen und Firmen, die ihr außerhalb des eigentlichen QMSpot-Benutzerkreises erreichen müsst. Sie funktionieren wie ein gepflegtes digitales Telefonbuch – und werden in anderen Modulen direkt eingebunden.

- Externe Kontaktpersonen: Servicetechniker, Wartungsfirmen, Lieferanten-Ansprechpartner oder andere Dienstleister, die ihr im Tagesgeschäft erreichen müsst.
- Interne Kontaktpersonen: Ansprechpartner aus eurem Unternehmen, die **nicht** als QMSpot-Benutzer angelegt sind, aber für bestimmte Themen relevant sein können.
- Verwendung im Gerätemodul: Pro Gerät lässt sich ein Servicetechniker als Kontakt hinterlegen – bei einem Störfall geht die Information direkt an die zuständige Person.
- Verwendung im Produktrückruf: Im Rückrufprozess werden Lieferanten und Kontakte benötigt, um schnell zu kommunizieren.
- Verwendung als Telefonbuch: Auch unabhängig von Modulen können eure Mitarbeiter Kontaktdaten zentral abrufen, statt selbst gepflegte Listen vorzuhalten.

**Hinweis:** Pflegt ihr die Kontakte konsequent zentral, ersetzt das die häufig „mehr schlecht als recht" gepflegten Telefonlisten im Büro – und sorgt dafür, dass im Ernstfall jeder den richtigen Ansprechpartner findet.

#### Wie erstelle ich eine neue Kontaktperson?

Neue Kontakte werden über `Verwaltung → Kontakte → Hinzufügen` angelegt. Beim Anlegen habt ihr die Wahl zwischen einem komplett neuen Kontakt und einem Kontakt, der auf einem bestehenden Benutzer aufsetzt.

- Auswahl beim Anlegen: „Neuer Kontakt" für komplett neue Personen oder „Aus vorhandenem Benutzer" für bereits im System existierende Benutzer, die zusätzlich als Kontakt verfügbar sein sollen.
- Aus vorhandenem Benutzer: Sinnvoll, wenn ihr einen Benutzer (z. B. den Haustechniker) zusätzlich mit alternativer Telefonnummer, Firmendaten oder Abteilung als Kontakt verfügbar machen wollt.
- Anrede: Herr oder Frau – bei reinen Firmen-Einträgen kann auch direkt die Firma hinterlegt werden.
- Stammdaten der Person: Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
- Firmendaten (optional): Firma und Abteilung – nicht zwingend, aber später für die eindeutige Zuordnung im Gerätemodul oder bei Produktrückrufen sehr hilfreich.
- Standortzuweisung beim Anlegen: Bereits beim Erstellen lässt sich der Kontakt einem oder mehreren Standorten zuordnen.
- Speichern: Mit Klick auf „Speichern" erscheint der Kontakt in der Übersicht mit Kontaktdaten, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

**Tipp:** Tragt so viele Informationen wie möglich ein – insbesondere Firma und Abteilung. Das macht später bei der Suche und beim Verknüpfen in anderen Modulen einen großen Unterschied.

#### Wo bearbeite oder lösche ich einen Kontakt?

Beide Aktionen erfolgen aus der Kontaktübersicht heraus – entweder per Klick auf den Kontakt oder über das Drei-Punkte-Menü am Eintrag.

- Bearbeiten per Klick: Klick auf den Kontakt öffnet die gleiche Bearbeitungsansicht wie beim Anlegen. Alle Felder lassen sich anpassen.
- Bearbeiten per Drei-Punkte-Menü: Drei-Punkte-Menü → „Bearbeiten" – gleicher Effekt.
- Typische Änderungen: E-Mail-Adresse aktualisieren, Telefonnummer korrigieren, Firma oder Abteilung ergänzen, Standortzuweisungen anpassen.
- Löschen: Drei-Punkte-Menü → „Löschen". Der Kontakt wird aus der Verwaltung entfernt.
- Speichern: Änderungen müssen über „Speichern" bestätigt werden, damit sie aktiv sind.

#### Wie weise ich einem Kontakt einen Standort zu?

Die Standortzuweisung erfolgt in der Bearbeitungsansicht des Kontakts im Bereich „Zugewiesene Standorte". Sie steuert, an welchen Standorten der Kontakt überhaupt als Ansprechpartner verfügbar ist.

- Vorgehen: Kontakt öffnen → Bereich „Zugewiesene Standorte" → gewünschte Standorte auswählen → speichern.
- Standardverhalten ohne Zuweisung: Ohne explizite Standortzuweisung steht der Kontakt grundsätzlich an allen Standorten zur Verfügung.
- Standardverhalten mit Zuweisung: Sobald mindestens ein Standort zugewiesen ist, **beschränkt** sich die Verfügbarkeit auf genau diese Standorte.
- Beispiel Regionalisierung: Ein Klimatechniker, der nur in einer bestimmten Region tätig ist, wird nur den Standorten dieser Region zugewiesen. So lässt er sich an anderen Standorten weder versehentlich auswählen noch in Modulen verknüpfen.
- Effekt im Gerätemodul: Ist ein Gerät am Standort A und ein Kontakt nur für Standort B verfügbar, lässt sich der Kontakt **nicht** mit dem Gerät verknüpfen. Die Standortzuweisung ist also ein wirksamer Filter.

**Tipp:** Auch wenn ihr aktuell nur einen Standort betreibt: Tragt die Standortzuweisung trotzdem ein, wenn ihr regionale Zuständigkeiten erwartet. Bei späterer Standorterweiterung müsst ihr dann nicht alle Kontakte nachpflegen.

#### Was muss ich beim Anlegen von Kontakten datenschutzrechtlich beachten?

Werden Kontaktdaten von Fremdfirmen oder externen Ansprechpartnern in QMSpot gespeichert, gelten die üblichen Datenschutzanforderungen. Zwei Punkte sind dabei besonders wichtig.

- Einverständniserklärung einholen: Speichert ihr Kontaktdaten externer Personen – etwa Servicetechniker oder Lieferanten-Ansprechpartner –, klärt vorab ab, dass diese Daten in eurem System hinterlegt und automatisiert für Kommunikation (z. B. Störfallmeldungen, Produktrückrufe) verwendet werden.
- Kontaktdaten aktuell halten: Veraltete Telefonnummern oder E-Mail-Adressen führen im Ernstfall zu Verzögerungen. Plant eine regelmäßige Sichtprüfung der hinterlegten Kontakte ein.
- Mitarbeiter einweisen: Damit das Telefonbuch im Alltag wirklich genutzt wird, sollten eure Mitarbeiter wissen, dass es die zentrale Kontaktquelle ist. Die Suche im Kontaktbereich (z. B. nach „Spülmaschine") liefert dann direkt den passenden Ansprechpartner.

#### Wozu dienen Lieferanten und wie lege ich sie an?

Lieferanten sind ein eigener Datentyp in `Verwaltung → Kontakte` und funktionieren technisch analog zu Kontakten, haben aber eine andere fachliche Rolle. Sie sind insbesondere für das Modul **Produktrückrufe** relevant.

- Anlegen: Über `Verwaltung → Kontakte → Tab Lieferanten → Hinzufügen`. Die Eingabemaske ist vergleichbar mit der für Kontakte.
- Pflichtdaten in der Praxis: Firmenname, vollständige Anschrift sowie ein konkreter Ansprechpartner mit Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Ohne diese Daten kann ein Lieferant im Produktrückruf nicht automatisiert benachrichtigt werden.
- Abteilung (optional): Hilft bei größeren Lieferanten dabei, die richtige Anlaufstelle zu adressieren.
- Zwei Richtungen denken: Lieferanten können sowohl **eure Zulieferer** sein (Unternehmen, die euch beliefern) als auch **eure Abnehmer** (Stellen, die ihr selbst beliefert). Beide Konstellationen sind im Produktrückruf relevant – im Schadensfall müsst ihr unter Umständen Lieferanten **und** belieferte Stellen informieren.
- Speichern: Wie bei Kontakten über „Speichern" bestätigen.

**Hinweis:** Weil der hinterlegte Ansprechpartner im Rückruffall automatisch eine Benachrichtigung erhält, muss die E-Mail-Adresse stimmen und der Empfänger informiert sein. Sonst landet die Information am falschen Ort oder gar nicht.

#### Was unterscheidet Kontakte von Lieferanten?

Beide Datentypen liegen im selben Verwaltungsbereich, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben innerhalb von QMSpot. Die Trennung ist bewusst gewählt – wer den Unterschied kennt, pflegt beide Listen sauber.

- Kontakte: Allgemeines Telefonbuch für interne und externe Ansprechpartner. Werden u. a. im **Gerätemodul** als Servicetechniker oder Wartungspartner hinterlegt.
- Lieferanten: Speziell für den **Produktrückruf** gedachte Liste. Erfordert vollständige Anschrift und einen konkreten Ansprechpartner, der im Rückruffall benachrichtigt wird.
- Gemeinsame Pflege-Logik: Beide Listen lassen sich über die gleiche Bedienlogik anlegen, bearbeiten und löschen.
- Zweck der Trennung: Im Gerätemodul wird kein Lieferant aufgerufen, im Produktrückruf kein Servicetechniker. Die Trennung sorgt dafür, dass in jedem Modul nur die relevanten Datensätze auftauchen.

#### Fazit

Mit Kontakten und Lieferanten habt ihr das zentrale Adressbuch für QMSpot in der Hand. Kontakte versorgen das Gerätemodul mit Servicetechnikern und liefern euren Mitarbeitern jederzeit den richtigen Ansprechpartner für externe wie interne Themen. Lieferanten sind die Grundlage für funktionierende Produktrückrufe – sowohl in Richtung eurer Zulieferer als auch in Richtung eurer Abnehmer. Wer beide Listen sauber pflegt, vollständige Kontaktdaten hinterlegt und die Standortzuweisungen konsequent nutzt, profitiert in jedem Folgemodul von einer schnellen, zielgenauen Kommunikation.