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title: "Benutzer anlegen & Verwalten & MY Modul"
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# **Themenübersicht**

- **Wie erstelle ich einen neuen Benutzer?**
- **Wie bearbeite ich einen Benutzer und welche Benachrichtigungen und Berichte stelle ich ein?**
- **Wo lösche ich einen Benutzer und was ist der Unterschied zu „inaktiv setzen"?**
- **Wozu dienen Benutzergruppen?**
- **Wie erstelle und bearbeite ich Benutzergruppen?**
- **Was sind Benutzerrollen?**
- **Wie erstelle ich neue Benutzerrollen?**
- **Wie gebe ich einem einzelnen Benutzer zusätzliche Zugriffsrechte?**


Sollte das Video beim Abspielen eine schlechte Qualität haben, dann geh bitte unten über das Zahnrad-Symbol im Player in die Einstellungen und erhöhe die Wiedergabequalität. Die Einstellung „Auto“ sollte das für Dich beste Ergebnis liefern.

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### Wie erstelle ich einen neuen Benutzer?

Neue Benutzer werden über `Verwaltung → Benutzer → Plus-Symbol „Hinzufügen"` angelegt. Beim Anlegen werden bereits Benutzerrolle und Benutzergruppe zugewiesen – daher lohnt es sich, vor dem ersten Benutzer kurz innezuhalten und die Reihenfolge umzudrehen.

- Reihenfolge in der Praxis: **Zuerst** Benutzerrollen und Benutzergruppen anlegen, **dann** die einzelnen Benutzer. So lassen sich Rolle und Gruppe direkt beim Anlegen auswählen, ohne später jeden Benutzer nochmal nachzubearbeiten.
- Pflichtfelder: Vorname, Nachname, Benutzername, Zeitzone und Sprache.
- Optionale Felder: Telefon, E-Mail-Adresse, Benutzerrolle.
- Benutzername: Jeder Benutzername ist im System nur einmal vergebbar. Empfehlung: E-Mail-Adresse als Benutzername verwenden. Hat die Person keine geschäftliche E-Mail-Adresse, dient die Kombination Vorname.Nachname als Alternative.
- Zeitzone und Sprache: Vorbelegt mit den Standardwerten des Mandanten. Bei mehrsprachigen Teams lässt sich pro Benutzer die jeweilige Landessprache auswählen, damit Mitarbeiter direkt in ihrer Sprache starten.
- Initialpasswort: Wird beim Anlegen vergeben und muss vom Benutzer beim ersten Login zwingend geändert werden.
- Standort und Benutzergruppe: Beim Anlegen direkt zuweisen, wenn vorhanden.
- Speichern: Mit Klick auf „Speichern" ist der Benutzer angelegt und kann sich sofort anmelden.

**Tipp:** Wenn ihr ohne vorgelagerte Rollen- und Gruppenstruktur startet, müsst ihr später jeden Benutzer einzeln nachpflegen. Bei 50 oder mehr Benutzern ist das ein erheblicher Mehraufwand, den die richtige Reihenfolge komplett vermeidet.

#### Wie bearbeite ich einen Benutzer und welche Benachrichtigungen und Berichte stelle ich ein?

Bestehende Benutzer öffnet ihr per Klick aus der Benutzerübersicht. In der Bearbeitungsansicht lassen sich Stammdaten, Zuweisungen sowie Benachrichtigungen und Berichte zentral steuern.

- Anpassbare Daten: Benutzerrolle, Benutzergruppen, Standortzuweisungen und der Status „aktiv/inaktiv".
- Berichte oben in den Einstellungen: „Täglicher Bericht meiner Aufgaben" sendet alle dem Benutzer zugewiesenen Aufgaben des Tages per E-Mail. „Täglicher Bericht Administration" (nur für berechtigte Personen) fasst gestern abgeschlossene Checklisten, überfällige Aufgaben und neu aufgetretene Mängel zusammen.
- Berichtszeitpunkt: Über die Uhrzeit lässt sich steuern, wann die E-Mails verschickt werden.
- Benachrichtigungen: Pro Ereignistyp (Mängel, Aufgaben, Checklisten) lässt sich der Zustellweg festlegen.
- Zustellweg „Aus": Keine Benachrichtigung.
- Zustellweg „Nur Systemmeldung": Glocke im System sowie Push-Benachrichtigung am Mobilgerät (sofern aktiviert).
- Zustellweg „Nur E-Mail": Versand per E-Mail, Voraussetzung ist eine hinterlegte E-Mail-Adresse.
- Zustellweg „Systemmeldung und E-Mail": Beides kombiniert.
- Voreinstellung: Standardmäßig erhält jeder neue Benutzer „Nur Systemmeldung" – außer beim Aufgabenabschluss, der per Default nicht meldet.
- Eigenständige Anpassung: Die Benachrichtigungen können Mitarbeiter auch selbst in ihren persönlichen Einstellungen ändern – als Admin könnt ihr aber den Standard fix vorgeben.
- Speichern: Änderungen über „Speichern" übernehmen.

#### Wo lösche ich einen Benutzer und was ist der Unterschied zu „inaktiv setzen"?

Benutzer lassen sich über das Drei-Punkte-Menü → „Löschen" entfernen – die Aktion ist allerdings endgültig und sollte gut überlegt sein. Für die meisten Fälle (Mitarbeiter verlassen das Unternehmen, Langzeitkrankheit) ist „inaktiv setzen" der bessere Weg.

- Löschen: Drei-Punkte-Menü → „Löschen" → Bestätigung. Der Benutzer ist entfernt.
- Eindeutige interne ID: Jeder Benutzer erhält beim Anlegen eine systeminterne ID. Diese ID wird beim Löschen nicht freigegeben – ein neu angelegter Benutzer mit demselben Namen ist für QMSpot **eine andere Person**.
- Datenzugriff nach dem Löschen: Daten, die der gelöschte Benutzer erzeugt hat, sind nicht mehr ohne Weiteres abrufbar.
- Inaktiv setzen statt löschen: Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden und bekommt keine Aufgaben mehr zugewiesen, bleibt aber im System sichtbar und jederzeit reaktivierbar.
- Empfehlung bei Austritt: Mitarbeiter zunächst auf inaktiv setzen, gesetzliche Aufbewahrungsfrist (z. B. 6 Monate) einhalten und erst danach endgültig löschen.

**Hinweis:** Wer einen Benutzer nur „umbenennen" oder „ersetzen" will, sollte den bestehenden Benutzer bearbeiten – nicht löschen und neu anlegen. Letzteres erzeugt einen Datenbruch zwischen alter und neuer ID.

#### Wozu dienen Benutzergruppen?

Benutzergruppen bündeln Personen mit gleichem Tätigkeitsfeld. Sie sind das zentrale Werkzeug, um Aufgaben, Mängel, Geräte und Benachrichtigungen sauber zuzuweisen – ohne sich jedes Mal mit Einzelpersonen verzetteln zu müssen.

- Was ist ein Tätigkeitsfeld: Ein Posten, eine Abteilung oder eine Funktion im Betrieb – z. B. Küchenposten (Tournant, Garde Manger), Servicebereiche (Bar, Rezeption, Gastraum) oder Verantwortungsfunktionen (QS, Sicherheitsbeauftragter, Brandschutzbeauftragter).
- Granularität: Wie fein ihr gliedert, hängt davon ab, wie kleinteilig ihr Aufgaben und Checklisten zuweisen wollt. Im Einzelhandel reicht meist die Ebene „Abteilung", in der Gastronomie kann eine Aufteilung nach Posten sinnvoll sein.
- Auch Einzelpersonen als Gruppe: Selbst wenn eine Funktion (z. B. Brandschutzbeauftragter) nur von einer Person ausgeübt wird, lohnt sich eine eigene Benutzergruppe – Funktionen wechseln häufiger den Inhaber als die Funktion selbst.
- Dynamische Pflege: Mitglieder in einer Benutzergruppe lassen sich jederzeit hinzufügen oder entfernen, ohne dass Aufgaben oder Zuweisungen angepasst werden müssen. Die Gruppe bleibt als Anker bestehen.
- Vorteil gegenüber Einzelzuweisung: Wird eine Einzelperson direkt in Aufgaben hinterlegt und verlässt das Unternehmen, müsste jede Aufgabe einzeln umgeschrieben werden. Über die Benutzergruppe genügt der Austausch in der Gruppe selbst.

**Tipp:** Nur **persönliche** Aufgaben mit einer **persönlichen** Zuweisung versehen. Alles, was rollen- oder funktionsbezogen ist, läuft über die Benutzergruppe.

#### Wie erstelle und bearbeite ich Benutzergruppen?

Die Verwaltung der Benutzergruppen liegt im Tab `Benutzergruppen` innerhalb von `Verwaltung → Benutzer`. Anlegen, bearbeiten und löschen funktioniert dort jeweils mit wenigen Klicks.

- Anlegen: Tab „Benutzergruppen" → „Hinzufügen" → Namen vergeben (z. B. „Lager") → optional direkt Personen zuweisen → speichern.
- Bearbeiten: Klick auf die Benutzergruppe in der Liste öffnet die Bearbeitungsansicht. Name lässt sich ändern, Personen hinzufügen oder entfernen.
- Löschen: Drei-Punkte-Menü → „Löschen" → Bestätigung. Die Benutzergruppe ist entfernt – inklusive aller Verknüpfungen in Aufgaben und Zuweisungen.
- Mehrfachzuweisung: Eine Person kann beliebig vielen Benutzergruppen angehören. Das ist insbesondere für Mitarbeiter sinnvoll, die mehrere Funktionen oder Posten abdecken.

#### Was sind Benutzerrollen?

Benutzerrollen bündeln **Zugriffsrechte** zu einem wiederverwendbaren Set. Statt jedem Benutzer einzeln Rechte zu erteilen, weist ihr eine Rolle zu – z. B. „QS", „Mitarbeiter", „Schichtleitung" – und vergebt damit ein definiertes Rechtepaket.

- Abgrenzung zur Benutzergruppe: Die Benutzergruppe legt fest, **wem** Aufgaben zugewiesen werden (Funktion). Die Benutzerrolle legt fest, **was** ein Benutzer im System darf (Rechte).
- Skalierung: Bei größeren Teams unverzichtbar – sonst müsst ihr jeden Benutzer einzeln nachjustieren.
- Admin-Rolle: Die Admin-Rolle (mit Schloss-Symbol davor) lässt sich nicht bearbeiten. Sie hat dauerhaft volle Zugriffsrechte.

#### Wie erstelle ich neue Benutzerrollen?

Neue Rollen werden im Tab `Benutzerrollen` über „Hinzufügen" angelegt. Im Anschluss erfolgt die detaillierte Rechtevergabe pro Modul und Funktion.

- Stammdaten: Name (z. B. „QS" für Qualitätssicherung) und Beschreibung – die Beschreibung hilft späteren Bearbeitern zu verstehen, wofür die Rolle gedacht ist.
- Vereinfachte Ansicht erzwingen: Optionaler Schalter, mit dem das Dashboard für Träger dieser Rolle minimiert dargestellt wird.
- Vereinfachte Ansicht nicht änderbar: Verhindert, dass Benutzer mit dieser Rolle die vereinfachte Ansicht selbstständig umstellen können.
- Rechtevergabe – Logik: Die Rechte orientieren sich am Menüaufbau. Wer keinen Zugriff auf ein Modul hat, sieht das Modul nicht – selbst wenn er einer entsprechenden Benutzergruppe zugewiesen ist.
- Beispiele für QS-Rolle: Zugriff auf Checklisten, Berichte einsehen, analytische Daten einsehen, Zugriff auf Sensorik, Verwaltung von Mängeln, Audit erstellen, Schulungstermine erstellen und Trainingsstatus einsehen.
- Aufgaben-Rechte im Detail: „Aufgaben abschließen", „Aufgaben verschieben", „überfällige Aufgaben löschen", „überfällige Aufgaben ausfüllen", „Aufgaben für andere erstellen", „Bereiche administrieren", „Aufgaben verwalten" – jedes dieser Rechte einzeln aktivierbar.
- Anwendungsfall ohne Abschluss-Recht: Azubis oder externe Aushilfen können Checklisten **durchführen**, aber nicht **abschließen** – Supervisor zeichnet final gegen.
- Speichern: Rolle wird gespeichert und steht ab sofort für neue und bestehende Benutzer zur Verfügung.

**Hinweis:** Bei jedem Recht lohnt die Frage „Warum soll diese Person das sehen oder ändern dürfen?" – je restriktiver die Rolle, desto übersichtlicher das Dashboard und desto geringer das Risiko ungewollter Änderungen.

#### Wie gebe ich einem einzelnen Benutzer zusätzliche Zugriffsrechte?

Manchmal soll ein einzelner Mitarbeiter mehr Rechte haben als seine Rolle vorsieht – ohne dass die Rolle selbst geändert wird. Genau dafür gibt es im Benutzerprofil einen eigenen Bereich „Berechtigungen".

- Vorgehen: Benutzer öffnen → nach unten zum Abschnitt „Berechtigungen" scrollen → gewünschte Einzelrechte zusätzlich aktivieren → speichern.
- Beispiel: Ein Mitarbeiter soll zusätzlich Audit-Daten einsehen können. Über das Einzelrecht wird das ergänzt – ohne dass die Rolle „Mitarbeiter" angepasst wird.
- Trennung Rolle vs. Einzelrecht: Rechte aus der Rolle lassen sich am Benutzer **nicht** entfernen, nur ergänzen. Wechselt der Benutzer später in eine höhere Rolle (z. B. QS), bleiben die manuell hinzugefügten Rechte zusätzlich bestehen, soweit sie sich nicht mit der neuen Rolle überschneiden.
- Wirksamkeit: Damit die neuen Rechte aktiv werden, sollte sich der Benutzer einmal ab- und wieder anmelden.

**Tipp:** Wenn ihr feststellt, dass viele Benutzer „nebenbei" Einzelrechte bekommen, ist das ein Hinweis darauf, dass eine zusätzliche Rolle (z. B. „Schichtleitung" oder „Stellvertretung") sinnvoller wäre als individuelle Anpassungen.

#### Fazit

Mit Benutzern, Benutzergruppen und Benutzerrollen habt ihr das Fundament für ein sauber strukturiertes QMSpot-System in der Hand. Der häufigste Stolperstein in der Praxis: Aufgaben und Zuweisungen werden an Einzelpersonen vergeben statt an Benutzergruppen – und Benutzer werden angelegt, bevor Rollen und Gruppen stehen. Wer die Reihenfolge umdreht – erst Rollen, dann Gruppen, dann Benutzer – und konsequent über Gruppen statt Einzelpersonen arbeitet, spart sich später viel Nacharbeit und behält bei Personalwechseln den vollen Überblick.