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title: "Überblick Dashboard & Navigation"
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# **Themenübersicht**

- **Welche Informationen liefert mir das Dashboard?**
- **Wie ist das Menü aufgebaut und wie navigiere ich im System?**
- **Welche Schnellzugriffe und Standortauswahl gibt es im Dashboard?**
- **Welche Einstellungen finde ich in der Mandantenverwaltung?**
- **Wie funktioniert der Offline-Modus und wann sollte ich ihn nutzen?**


Sollte das Video beim Abspielen eine schlechte Qualität haben, dann geh bitte unten über das Zahnrad-Symbol im Player in die Einstellungen und erhöhe die Wiedergabequalität. Die Einstellung „Auto“ sollte das für Dich beste Ergebnis liefern.

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### Welche Informationen liefert mir das Dashboard?

Nach der Anmeldung startet ihr immer im persönlichen Dashboard. Das Dashboard ist bewusst so aufgebaut, dass es ausschließlich die Informationen anzeigt, die für euch persönlich relevant sind – also nur Aufgaben und Mängel, die euch zugewiesen wurden. Dieses Prinzip ist zentral für eine saubere Verantwortlichkeit im System.

- Meine Aufgaben: Zeigt ausschließlich die euch persönlich zugewiesenen Aufgaben an.
- Meine Mängel: Mängel, die euch direkt zugewiesen sind. Sind keine konkreten Verantwortlichen hinterlegt, sieht jeder Mitarbeiter am betroffenen Standort den Mangel.
- Notfallpläne: Bereich aus dem Dokumentenmanagement, in dem allgemein zugängliche Dokumente abgelegt werden (z. B. Telefonlisten, Havariepläne). Jeder Nutzer mit Systemzugriff sieht die Notfallpläne in seinem Dashboard.
- Favoriten: Checklisten, die beim Erstellen als Favorit markiert wurden. Sie sind für alle Nutzer mit Checklisten-Zugriff im Dashboard sichtbar und eignen sich für Listen mit regelmäßiger, breiter Nutzung.
- Hinweistext bei leerem Dashboard: Solange kein Standort ausgewählt oder noch keine Daten gepflegt sind, erscheint ein Hinweistext zur Standortauswahl – mit fortschreitender Datenpflege wird er durch echte Inhalte ersetzt.

**Hinweis:** Wenn alle Verantwortlichen sich Aufgaben oder Mängel pauschal selbst zuweisen, entsteht schnell eine Verantwortungsdiffusion („soll sich jemand anderes drum kümmern"). Aufgaben und Mängel sollten daher gezielt einer Person oder einem Bereich zugeordnet werden – nicht „allen" gleichzeitig.

#### Wie ist das Menü aufgebaut und wie navigiere ich im System?

Die Navigation erfolgt über die linke Menüleiste. Das Menü lässt sich jederzeit über das Symbol mit den drei Strichen oben ein- und ausblenden – sowohl im Browser als auch in der App auf Tablet und Handy.

- Dashboard: Startfunktion und persönliche Übersicht.
- Benachrichtigungen: Sammelpunkt für eure Systembenachrichtigungen.
- Verwaltung: Zugriff (für Admins) auf Dashboard, Systeminformationen, Mandanteninformationen, Standorte, Benutzer, Kontakte, QR-Codes, Symbole und Verbrauchsmaterialien.
- Dokumente: Dokumentenverwaltung mit festen Systemordnern (modulgebunden, nicht veränderbar) und eigenen Ordnern, die ihr über „Hinzufügen" frei anlegen könnt.
- Aufgaben: Unterteilt in Dashboard, Aufgaben, Bereiche, Fälligkeiten und Bereinigung (zum Löschen nicht erledigter Aufgaben aus Standorten oder Bereichen).
- Mangelmanagement: Zugriff auf alle erfassten Mängel – über das Mangel-Dashboard oder die Einzelansichten.
- Produktrückrufe: Standortübergreifende Information aller Mitarbeiter zu gesperrten Produkten. Aktuell in der Test- und Entwicklungsphase und kostenfrei verfügbar; nach der Testphase kostenpflichtig zubuchbar.
- Module: Aktuell freigeschaltet ist Checklisten. Weitere Module (z. B. Schulungen, Sensorik, Geräte, Audit) werden – je nach gebuchtem Umfang – darunter dargestellt und in den kommenden Webcasts einzeln erklärt.

**Tipp:** Das Menü unterscheidet sich von System zu System, je nach gebuchten Modulen und Konfiguration. Wenn euer Menü anders aussieht als im Webcast gezeigt, ist das normal – die grundsätzliche Struktur bleibt aber gleich.

#### Welche Schnellzugriffe und Standortauswahl gibt es im Dashboard?

Im oberen Bereich des Dashboards stehen zwei zentrale Elemente zur Verfügung: die Standortauswahl und der Schnellzugriff über das Plus-Symbol. Beide funktionieren in Browser, Tablet und Handy identisch – nur die Darstellung passt sich an die Bildschirmgröße an.

- Schnellzugriff Bildaufnahme: Auf Geräten mit Kamera (Tablet, Handy) wird die Kamera direkt geöffnet. Im Browser erscheint ein Dateiauswahldialog. Anschließend lässt sich aus dem Bild ein Mangel oder eine Aufgabe erstellen.
- Schnellzugriff Aufgabe erstellen: Direktes Anlegen einer Aufgabe – sofern die entsprechende Berechtigung vorliegt.
- Schnellzugriff Mangel erstellen: Direktes Erfassen eines Mangels von jeder Stelle im System.
- Schnellzugriff Ad-hoc-Checkliste: Aufruf einer Checkliste außerhalb der regulären Planung.
- Darstellung des Schnellzugriffs: Auf Desktop und größeren Tablets als „+ Erstellen" beschriftet, auf dem Handy als reines Plus-Symbol – die Position bleibt jedoch immer gleich.
- Standortauswahl: Bei einem hinterlegten Standort fest vorbelegt; bei mehreren Standorten lässt sich der jeweils relevante Standort auswählen, sodass das Dashboard die Informationen entsprechend gefiltert anzeigt. Die Auswahl ist immer eine Einzelauswahl – mehrere Standorte gleichzeitig sind nicht kombinierbar.

#### Welche Einstellungen finde ich in der Mandantenverwaltung?

Über `Verwaltung → Mandanten` erreicht ihr die zentralen Einstellungen für euren Mandanten. Einige Bereiche sind nur einsehbar (z. B. Abonnement-Informationen), andere lassen sich aktiv pflegen.

- Mandanteninformationen: Stammdaten zum Mandanten.
- Abonnements: Nur Einsicht – ihr seht gebuchte Module, Benutzerbegrenzungen oder Sprachbeschränkungen. Aktuell ohne Einstellmöglichkeit.
- Externe APIs: Anbindung an externe Systeme (z. B. Drittanbieter-Plattformen oder Sensor-Partner). Eigenständige Konfiguration ist technisch möglich, aber der Austausch mit dem QMSpot-Support wird empfohlen, damit Daten sauber im System abgebildet werden.
- Admin-Zugänge: Übersicht aller Admins; neue Admins lassen sich hinzufügen oder bestehende Benutzer zu Admins befördern.
- Logo hochladen: Wird oben im System angezeigt und erscheint auf Ausdrucken aus QMSpot.
- Abmeldung in Minuten: Steuert die automatische Zwangsabmeldung. Standard sind 8 Stunden. Der Timer läuft unabhängig von Aktivität – nur ein bewusstes Ab- und Anmelden setzt ihn zurück.
- Modulfarbe: Eigene Farbe pro Modul lässt sich über die Farbauswahl setzen.
- Sprachen: Zugewiesene Sprachen sind sichtbar; davon lässt sich eine als Standardsprache definieren.

**Hinweis:** Eine API-Anbindung sollte immer in Abstimmung mit dem QMSpot-Support erfolgen. So wird vorab geklärt, wie übertragene Daten im System dargestellt werden – andernfalls landen die Daten unstrukturiert im System.

#### Wie funktioniert der Offline-Modus und wann sollte ich ihn nutzen?

Der Offline-Modus ist für **kurzzeitigen Internetverlust** gedacht – nicht für dauerhaftes Arbeiten ohne Internetverbindung. Er ermöglicht das Durchführen bereits geplanter Checklisten und das Erfassen von Mängeln, auch wenn am Einsatzort kurzfristig kein Empfang besteht.

- Aktivierung: Der Offline-Modus muss zentral durch den QMSpot-Support freigeschaltet werden – eine eigenständige Aktivierung im System ist nicht möglich.
- Statusanzeige: Ist der Offline-Modus für euch verfügbar, erscheint oben im System ein WLAN-Symbol. Fehlt dieses Symbol, ist der Offline-Modus noch nicht freigeschaltet.
- Synchronisations-Status: **Grün** = Daten sind synchronisiert; **Orange** = Synchronisation läuft; **durchgestrichen** = Offline-Modus ist aktiv.
- Verfügbare Daten: Im Offline-Modus stehen euch eure zugewiesenen Aufgaben der nächsten ca. vier Tage sowie alle hinterlegten Ad-hoc-Checklisten zur Verfügung.
- Funktionsumfang: Reduziert auf Checklisten durchführen, Daten erfassen sowie ein bis zwei Mängel anlegen. Kein Menü, kein Vollzugriff auf das System.
- Manuelle Synchronisation: Über euer Namenskürzel rechts oben lässt sich „Offline-Daten aktualisieren" auslösen, falls eine erneute Synchronisation gewünscht ist.
- Aktivierung am Einsatzort: Den Offline-Modus **vor** dem Betreten der schlecht versorgten Zone bewusst über das WLAN-Symbol einschalten. Eine sehr schwache, aber noch bestehende Verbindung verhindert die automatische Umschaltung – das Gerät muss vollständig getrennt sein, damit der Offline-Modus von selbst greift.

**Hinweis:** Der Offline-Modus ist nicht für umfangreiche Aktivitäten wie ein komplettes Audit über mehrere Tage geeignet – die anfallenden Datenmengen (insbesondere Fotos) sind dafür zu groß. Für solche Szenarien ist eine stabile Internetverbindung erforderlich.

#### Fazit

Im zweiten Webcast habt ihr den Überblick über Dashboard, Menüführung, Schnellzugriffe, die Mandantenverwaltung und den Offline-Modus bekommen. Wichtig ist vor allem das Prinzip des persönlichen Dashboards: Was ihr seht, liegt in eurer Verantwortung – das vermeidet unklare Zuständigkeiten und sorgt für eine saubere Abarbeitung. Im nächsten Webcast folgt eine Übersicht über alle Module mit ihren jeweiligen Einsatzgebieten, bevor anschließend Schritt für Schritt die Konfiguration einzelner Bereiche besprochen wird.