---
title: "Allgemeine nützliche Tip´s von Benno"
canonical: "https://help.qmspot.com/space/QMSpotKnow/68616194/Allgemeine%20n%C3%BCtzliche%20Tip%C2%B4s%20von%20Benno"
format: markdown
---
# **Themen dieses Videos**

- **Wie das persönliche Dashboard für Admins und Mitarbeiter funktioniert**
- **Wie ihr als Admin den Überblick über überfällige Aufgaben behaltet**
- **Warum digitales Arbeiten ein anderes Mindset erfordert**
- **Welche Stellschrauben (z. B. Fälligkeiten) zu Problemen führen können**
- **Häufigste Ursachen für nicht durchgeführte Aufgaben**


Sollte das Video beim Abspielen eine schlechte Qualität haben, dann geh bitte unten über das Zahnrad-Symbol im Player in die Einstellungen und erhöhe die Wiedergabequalität. Die Einstellung „Auto“ sollte das für Dich beste Ergebnis liefern.

---

### 1. Das Dashboard richtig verstehen

**Zusammenfassung:** Das Dashboard ist immer personalisiert. Jeder Mitarbeiter sieht nur die für ihn relevanten Module und Informationen. So bleibt die Ansicht übersichtlich und Wichtiges wird nicht übersehen.

**Funktionen:**

- Personalisierte Dashboard-Ansicht pro Benutzer
- Modulanzeige abhängig von Berechtigungen
- „Meine Aufgaben" zeigt ausschließlich persönlich zugewiesene Aufgaben

**Hinweis:** „Meine Aufgaben" ist nicht dafür gedacht, sich Mitarbeiter-Aufgaben zur Kontrolle zuzuweisen. Wer das tut, verliert den Überblick.

**Empfehlung:** Legt einen Test-Account an, um die Mitarbeiteransicht selbst zu sehen.

### 2. Überblick über überfällige Aufgaben behalten

**Zusammenfassung:** Mitarbeiter sehen nur aktuelle, keine überfälligen Aufgaben. Als Admin müsst ihr aktiv prüfen, ob die Durchführung sauber läuft.

**Funktionen:**

- **Verwaltungs-Dashboard:** Erledigte, heute überfällige und länger als einen Tag offene Aufgaben
- **Aufgaben-Modul:** Gesamtanzahl überfälliger Aufgaben und Erfüllungsquote
- **Reports:** Auswertung der Löschgründe für die Ursachenanalyse

**Ziel:** Aktiver Überblick statt blindem Vertrauen.

### 3. Mindset-Wechsel und tägliche Routine

**Zusammenfassung:** Das digitale System ist gnadenlos und dokumentiert lückenlos. Nachträgliche Anpassungen wie bei Papierlisten sind nicht möglich. QMSpot erfordert daher regelmäßige Pflege durch die Admins.

**Empfohlene Routine:**

- Morgens kurz prüfen, ob alles läuft
- Abends kurz nachschauen, was nicht erledigt wurde
- Bei Auffälligkeiten Ursachen klären, nicht einfach löschen
- Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen

**Vorteile:** Nach der Einarbeitungsphase laufen HACCP-Compliance und Checks zuverlässig im System.

### 4. Fälligkeiten richtig setzen

**Zusammenfassung:** Wenn überfällige Aufgaben gehäuft auftreten, liegt das oft an falsch gesetzten Fälligkeiten. Diese müssen zur Arbeitsrealität passen.

**Was ihr prüfen solltet:**

- Passen die Fälligkeitszeiten zu den Arbeitszeiten?
- Sind die Aufgaben für die Mitarbeiter sichtbar?
- Reicht die Bearbeitungszeit aus?
- Sind die richtigen Personen zugewiesen?

### 5. Häufigste Ursachen und Hilfe

**Zusammenfassung:** Wenn die Durchführung dauerhaft schwierig bleibt, liegt es meistens an einer typischen Ursache.

**Häufigste Ursachen:**

- Zu umfangreiche oder unverständliche Checklisten
- Falsch zugewiesene Aufgaben
- Ungünstig gesetzte Fälligkeitszeiten

**Einsatzbereich der Sprechstunde:** Jeden Montag um 09:30 Uhr für individuelle Beratung. Alternativ direkter Kontakt zum Support.

### Fazit

QMSpot erfordert aktive Pflege, ist aber keine Vollzeitaufgabe. Mit täglich etwa einer halben Stunde Aufwand, realistischer Konfiguration der Fälligkeiten und konsequenter Einbindung der Mitarbeiter wird das System schnell zur Routine.